Als managementassistent ben jij de onmisbare rechterhand van de directeur bedrijfsvoering van divisie 1, inwendige specialismen. Je zorgt ervoor dat alles achter de schermen soepel en professioneel verloopt, met oog voor vooruitkijkend organisatietalent. Je ondersteunt het divisiebestuur op de momenten dat het ertoe doet. Je leidt de dagelijkse stroom van informatie, afspraken en contacten moeiteloos in goede banen.
Complex agendabeheer, het organiseren van bijeenkomsten en vergaderingen, het voorbereiden van stukken en het verzorgen van correspondentie: jij pakt het nauwkeurig en met energie op. Je bent het eerste aanspreekpunt voor interne en externe relaties en weet in een dynamische omgeving steeds de juiste prioriteiten te stellen, zelfs wanneer geen dag voorspelbaar is.
Wat deze functie extra interessant maakt, is de mogelijkheid om slimme digitale hulpmiddelen en AI-toepassingen in te zetten. Denk aan efficiënter plannen van afspraken, het structureren van informatie of het sneller voorbereiden van stukken. Zo draag je actief bij aan een moderne, professionele en vooruitstrevende manier van werken binnen onze divisie en houd je meer tijd over voor wat echt belangrijk is, terwijl je jezelf blijft ontwikkelen in een innovatieve werkomgeving.
Taken
-
Agendabeheer, afspraken maken en e-mail afhandelen voor de directeur bedrijfsvoering.
-
Jaarplanning maken, agenda’s opstellen, notuleren en actiepunten opvolgen voor het divisiebestuur.
-
Organiseren van verschillende bijeenkomsten en/of evenementen.
-
Vraagbaak voor collega's en afdelingshoofden.
-
Ondersteuning bieden aan het divisiebestuur, de divisievoorzitter en het divisiebureau, bijvoorbeeld bij het opstellen van brieven, maken van afspraken en notuleren.
-
Ondersteuning bieden aan projecten die binnen de divisie lopen.
-
Contact onderhouden met interne en externe partijen zoals ziekenhuizen, bedrijven en collega’s van andere divisies.
-
Je hebt een afgeronde mbo- of hbo-opleiding, bij voorkeur in een secretariële richting of vergelijkbaar.
-
Je hebt enkele jaren ervaring in een vergelijkbare ondersteunende functie, bij voorkeur binnen een complexe organisatie.
-
Je bent communicatief vaardig, representatief en discreet.
-
Je werkt zelfstandig, denkt vooruit, bent stressbestendig en schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden.
-
Je hebt uitstekende kennis van MS Office en digitale systemen en weet de nieuwste (AI-)technologieën goed in te zetten.
-
Een jaarcontract met uitzicht op een vast contract.
-
Inschaling in salarisschaal 7: € 3.020 tot € 4.041 bruto bij een fulltime dienstverband (afhankelijk van opleiding en ervaring). Daarnaast ontvang je 8,3% eindejaarsuitkering. Bereken hier jouw netto salaris. Per 1 juli 2026 wordt het salaris conform cao UMC met 3,5% verhoogd.
-
Vakantie-uren: 194,4 uur per jaar bij een fulltime dienstverband en mogelijkheid om uren bij te sparen.
-
Pensioenopbouw bij het ABP, waarvan wij 70% van de premie betalen.
-
100% OV-vergoeding. Kom je lopend, fietsend of met de auto? Dan ontvang je een vergoeding van €0,21 per km (voor de auto geldt een maximum van 40 km enkele reis).
-
Kom je op de fiets? Maak gebruik van onze goede fietsregeling.
-
Gratis en onbeperkt toegang tot scholingen van onder andere GoodHabitz in onze leeromgeving.
-
Een actieve personeelsvereniging én Jong Amsterdam UMC vereniging, die beide leuke (sportieve) activiteiten en evenementen organiseren.
-
Het is een veelzijdige functie binnen een toonaangevend academisch ziekenhuis.
-
Je hebt directe betrokkenheid bij het bestuur en de bedrijfsvoering van Divisie 1.
-
Er is ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en doorgroeimogelijkheden.
-
Je werkt in een collegiaal en professioneel team.
We beoordelen sollicitaties direct na ontvangst en nodigen geschikte kandidaten mogelijk al tijdens de sollicitatieprocedure uit voor een gesprek. Zodra wij de juiste kandidaat hebben gevonden, sluiten wij de vacature. We raden je daarom aan om snel te reageren.
Heb je nog vragen? Voor inhoudelijke informatie over deze vacature kun je terecht bij Floor Beeftink, directeur bedrijfsvoering, via 06 2438 8223 of [email protected].
Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure kun je terecht bij Bente van den Heuvel, recruitmentadviseur, via 020 566 0301 of [email protected].
Een referentiecheck en screening kunnen onderdeel zijn van de procedure. Kom je bij ons in dienst, dan vragen we voor een aantal functiegroepen standaard een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag). Bekijk wat het inhoudt en of het voor jouw functie van toepassing is.
Interne kandidaten krijgen, bij gelijke geschiktheid, voorrang op externe kandidaten.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
