Management-/Office Assistant voor Institute for Risk Assessment Sciences, Afdeling One Health Chemical (0,6 – 0,8 fte)
Wil jij helpen een team draaiende te houden dat werkt aan een aantal van de meest cruciale uitdagingen van onze tijd? Klimaatverandering, chemische vervuiling en snelle verstedelijking vormen een drievoudige crisis. Deze crisis verandert de gezondheid van populaties en de ecosystemen waarvan wij afhankelijk zijn ingrijpend. Om deze crisis te begrijpen en aan te pakken is onderzoek nodig — en voor onderzoek is een goed georganiseerd team nodig.
Bij het Institute for Risk Assessment Sciences (IRAS) van de Universiteit Utrecht zoeken we een enthousiaste Management-/Office Assistent (MOA) ter ondersteuning van de onderzoeksgroep One Health Chemical (OHC). OHC brengt wetenschappers samen die onderzoeken hoe blootstellingen in het milieu en op de werkplek de menselijke en planetaire gezondheid beïnvloeden. Zij vertalen die kennis naar oplossingen voor beleid, de praktijk en de samenleving. Als Management-/Office Assistent ben jij het organisatorische anker dat deze gemeenschap soepel laat draaien — zodat onze onderzoekers zich kunnen richten op de wetenschap die ertoe doet.
Als ‘MOA’ maak je deel uit van het secretariaat, het team bestaat uit 7 collega’s waarmee je de ondersteuning van het IRAS verzorgt. Je werkt vanuit je eigen aandachtsgebied met bijbehorende taken zelfstandig én samen met je collega’s. Oh ja, en we zijn multicultureel, so switching to English is something you do effortlessly!
Wat ga je doen?
Als ‘MOA’ van OHC ben jij de organisatorische motor achter de onderzoeksgroep en de vaste aanspreekpartner voor zes onderzoeksgroepsleiders. Jij geeft vorm aan de manier waarop het team verbinding maakt — door middel van evenementen, communicatie en het ritme van het dagelijkse onderzoeksleven. Daarnaast help je senior onderzoekers grip te houden op hun agenda's, zodat zij zich op de wetenschap kunnen richten. Geen twee dagen zijn hetzelfde, en jij floreert daarin.
Jouw takenpakket bestaat uit:
-
Het vormen van een hecht duo met de persoonlijk assistent van het hoofd van de OHC-onderzoeksgroep — samen vormen jullie de administratieve ruggengraat van OHC, delen jullie kennis, vervangen jullie elkaar bij afwezigheid en zorgen jullie dat er niets tussen de wal en het schip valt;
-
Het tot leven brengen van de OHC-gemeenschap door middel van evenementen die jij van A tot Z organiseert — de OHC-middag, seminars, afscheidsbijeenkomsten en reguliere teamvergaderingen;
-
Het soepel laten verlopen van vergaderingen en evenementen — het zoeken naar de juiste locaties, het regelen van catering en het anticiperen op wat de groep nodig heeft nog voordat ze erom vragen;
-
Samenwerken met projectteams om evenementen te ontwerpen en te leveren voor grotere projecten binnen de onderzoeksgroep;
-
Het verzorgen van de interne OHC-communicatie — de nieuwsbrief, updates en aankondigingen die iedereen op de hoogte en betrokken houden;
-
Het aansturen van de administratieve kant van de werving en selectie, zodat nieuwe collega's vanaf dag één een soepele landing maken;
-
De agenda's van zes groepsleiders voor hen laten werken — het vroegtijdig signaleren van conflicten, het beschermen van focustijd en zorgen dat de juiste vergaderingen op de juiste momenten plaatsvinden;
-
Het zorgvuldig en discreet afhandelen van ziekte- en herstelmeldingen.
We zijn op zoek naar een enthousiaste en betrokken collega met oog voor detail. Je bent een servicegerichte, flexibele collega die het hoofd koel houdt in een hectische omgeving. Je hebt bij voorkeur mbo/hbo denkniveau, eventueel met opleiding tot secretaresse. Verder zien we graag dat je het volgende meebrengt:
-
Aantoonbare ervaring in een soortgelijke administratieve of secretariële functie, bij voorkeur binnen een academische of onderzoeksomgeving;
-
Uitstekende organisatorische vaardigheden, nauwkeurigheid en het vermogen om met meerdere parallelle verzoeken en deadlines om te gaan;
-
Sterke interpersoonlijke en communicatieve vaardigheden; je bent toegankelijk, discreet en proactief;
-
Vaardig met Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, Teams) en pakt nieuwe digitale tools snel op;
-
Zeer goede beheersing van het Nederlands en een goede werkbare beheersing van het Engels, gezien het internationale karakter van ons team.
-
een uitdagende functie in een dynamische en professionele werkomgeving. De functie is tijdelijk voor 12 maanden met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd;
-
een werkweek van 24 tot 32 uur met een bruto maandsalaris van minimaal € 3.057,-tot maximaal € 3.985,- bij een fulltime dienstverband (schaal 7 van de cao Nederlandse Universiteiten);
-
8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%;
-
een pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten.
Naast de arbeidsvoorwaarden die zijn vastgelegd in de cao Nederlandse Universiteiten biedt de Universiteit Utrecht ook een aantal eigen regelingen. Denk hierbij aan mogelijkheden voor professionele ontwikkeling, diverse verlofregelingen en een aantrekkelijk aanbod op het gebied van sport en cultuur. Bovendien kun je via het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden zelf je arbeidsvoorwaarden uitbreiden of aanpassen. Zo stimuleren we je graag om je te blijven ontwikkelen. Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.
Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Pathways to Sustainability. Sharing science, shaping tomorrow.
Bij de faculteit Diergeneeskunde leiden we de dierenartsen en onderzoekers van de toekomst op, bieden we zorg aan dieren en doen we toonaangevend en maatschappelijk relevant onderzoek. Daar zijn we goed in. We bekijken de wereld door een diergeneeskundige bril en zien dat de gezondheid en het welzijn van dier, mens en omgeving met elkaar verbonden zijn. Door onze kennis te delen en samen te werken, maken we onze positieve impact het grootst. Onze 1500 studenten en 950 medewerkers inspireren en versterken elkaar. Wat ons bindt, is onze bevlogenheid. De wil om vanuit het integrale perspectief de wereld beter te maken.
Als je vragen hebt over deze functie, neem dan contact op met Priscilla van der Poel- van Soestbergen, Coördinator Bedrijfsvoering, Departement Population Health Sciences van de faculteit Diergeneeskunde: [email protected]
De sollicitatie deadline is 5 juli.
Let op :
- 16 of 17 juli: eerste gesprek (ronde 1)
- 20, 21 of 23 juli: tweede gesprek (ronde 2)
Houd deze data alvast vrij in je agenda.
Wij verzorgen zelf de werving voor deze vacature. Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.
Als Universiteit Utrecht willen we een thuis zijn voor iedereen. We waarderen medewerkers met diverse achtergronden, perspectieven en identiteiten, onder andere op het gebied van culturele, religieuze of etnische achtergrond, gender, seksuele oriëntatie, functiebeperking of leeftijd. We streven naar een veilige en inclusieve omgeving waarin iedereen kan floreren en waaraan iedereen kan bijdragen.
Screening op kennisveiligheid kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedures voor wetenschappelijk personeel. Dit doen wij onder meer om ongewenste overdracht van gevoelige kennis en technologie te voorkomen.
Heb je interesse om te solliciteren? Stuur je motivatiebrief en cv toe via de sollicitatieknop.
