Als directiesecretaresse werk je primair voor de directeur JIVC en zorg je samen met je collega’s voor het volledige reilen en zeilen binnen het directiesecretariaat en alle bijbehorende organisatorische, administratieve en secretariële taken. Jullie vervangen elkaar bij afwezigheid.
Door je (inhoudelijke) betrokkenheid weet je wat er speelt en kan je prioriteiten stellen en inspelen op ontwikkelingen. Je draait je hand niet om voor complex en vooral dynamisch agendabeheer. Je denkt graag mee en door je proactiviteit kijk je vooruit en signaleer je knelpunten tijdig en lost ze op.
En dit allemaal zodat onze directie zich kan concentreren op de missie van JIVC om te zorgen voor de beste IT voor de Krijgsmacht!
De meest voorkomende werkzaamheden:
- Complex en dynamisch agendabeheer
- Bewaken dat de directie tijdig benodigde informatie voor afspraken heeft (we werken hierbij met iBabs)
- Ondersteuning bij mailafhandeling directeur en verwerken post in XPostWeb
- Beheren mailbox directiesecretariaat
- Het ontvangen en begeleiden van bezoekers
- Het plannen en organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten
- Aanvragen VIP vervoer en regelen binnen- en buitenlandse dienstreizen
- Attenties verzorgen en acties coördineren voor o.a. ambtsjubilea
- Ondersteuning bij evenementen
- Het afhandelen van uiteenlopende vragen en verzoeken.
Visie
Het Commando Materieel & IT (COMMIT) ondersteunt de transitie naar een informatie gestuurde en technologisch hoogwaardige krijgsmacht met het beste materieel en de beste IT. Ons COMMITment is groot om de cruciale rol te versterken als strategisch partner van de Commandant der Strijdkrachten, van de operationele onderdelen en van internationale partners. COMMIT vergroot de impact van de ondersteuning door een integrale en innovatieve aanpak van materieel- en IT-projecten, (wapen)systeemmanagement en ketenlogistiek.
Wij investeren in de kwaliteit van onze mensen en de flexibiliteit en diversiteit van het personeelsbestand. De belangrijkste capaciteiten van COMMIT zijn de kennis en ervaring van ons personeel. Om de krijgsmacht sneller te voorzien van materieel en IT zetten wij naast technologische innovatie in op proces- en sociale innovatie op het gebied van projectvoering, inkoop en afstoting van defensiematerieel en personele en logistieke ondersteuning.
Het uitvoeren van innovatieve projecten vraagt om meer samenwerking met het bedrijfsleven, kennisinstituten en andere overheidsorganisaties en maatschappelijke instanties. Onder de vlag van C-COMMIT als National Armaments Director (NAD) ontwikkelen en versterken wij ook de internationale samenwerking op het gebied van materieel en IT (NAVO, EU, multinationaal en bilateraal).
Missie
COMMIT levert de krijgsmacht het beste materieel en de beste IT.
Extra
COMMIT is van iedereen en voor iedereen, we zijn ervan overtuigd dat we met een diverse en inclusieve organisatie onze taak, verbinding maken tussen willen en kunnen, het beste kunnen uitvoeren wanneer ons personeel een afspiegeling is van de maatschappij. Wij nodigen je daarom graag uit om te solliciteren op deze functie!
