!!! ENGLISH VERSION BELOW !!!
Wie we zijn
Inbox & Kubox bouwen samen aan een mobile-storageplatform: we halen spullen bij mensen op, slaan ze veilig op en brengen ze weer terug zodra daarom wordt gevraagd.
Achter die dienstverlening zit een organisatie waarin sales, service, planning en operations dagelijks nauw samenwerken. Vanuit ons kantoor in Amstelveen werken we met ongeveer 10 collega’s op kantoor en daarnaast zo’n 15 collega’s in de operatie.
We zijn een compact team met korte lijnen. Daarom zoeken we iemand die overzicht houdt, praktische zaken regelt en ervoor zorgt dat interne processen goed blijven lopen.
De functie
Als Office Manager zorg je ervoor dat onze interne organisatie soepel blijft draaien. Je houdt overzicht, regelt praktische zaken en zorgt dat afspraken, deadlines en terugkerende processen op schema blijven.
Je ondersteunt bij de personeelsplanning, het dagelijkse office management en de administratieve kant van HR. Denk aan het verwerken van beschikbaarheid, opvolgen van interne deadlines, bestellen van kantoorbenodigdheden en zorgen dat documenten, accounts en toegangen geregeld zijn wanneer een nieuwe collega start.
Ervaring binnen HR is geen vereiste, maar interesse in personeelszaken is mooi meegenomen. Vind je het leuk om je daarin verder te ontwikkelen, dan kijken we graag samen naar hoe je die kant binnen de functie verder kunt uitbouwen, bijvoorbeeld met extra verantwoordelijkheden of een passend opleidingstraject.
Wat ga je doen?
- Ondersteunen bij de personeelsplanning en verwerken van beschikbaarheid en wijzigingen.
- Afspraken plannen, bevestigen en waar nodig opvolgen.
- Interne deadlines en terugkerende processen bewaken en collega’s opvolgen wanneer acties of informatie nog ontbreken.
- Bewaken dat afdelingen hun rapportages en updates tijdig aanleveren en hier waar nodig achteraan gaan.
- Kantoorartikelen, materialen en andere benodigdheden bestellen en praktische zaken op kantoor regelen.
- Zorgen dat de administratieve voorbereiding van nieuwe medewerkers compleet is, waaronder documenten, accounts en toegangen, en waar nodig opvolgen dat alles op tijd geregeld is.
- Personeelsgegevens en praktische HR-administratie bijhouden.
- Algemene organisatorische taken oppakken die tussen verschillende afdelingen liggen.
Wie zoeken wij?
We zoeken iemand die van nature overzicht houdt en het prettig vindt om veel verschillende zaken tegelijk te organiseren.
Je hoeft niet overal specialist in te zijn. Belangrijker is dat je zelfstandig werkt, verantwoordelijkheid pakt en signaleert wanneer iets dreigt te blijven liggen.
Je past waarschijnlijk goed bij deze functie als je:
- Gestructureerd en organisatorisch sterk bent.
- Zelfstandig werkt en verantwoordelijkheid durft te pakken.
- Afspraken en acties actief opvolgt.
- Makkelijk schakelt tussen verschillende collega’s en afdelingen.
- Communicatief sterk bent en collega’s ook durft aan te spreken wanneer iets nog niet geregeld is.
- Nauwkeurig werkt met administratie en documenten.
- Handig bent met digitale systemen en nieuwe software snel oppakt.
- Affiniteit hebt met HR, planning en interne organisatie.
- Het leuk vindt om binnen een compact bedrijf een brede rol te vervullen.
- Bij voorkeur al enige ervaring hebt in office management, planning, HR-support, administratie of een vergelijkbare functie.
Wat bieden wij?
- Een salaris van €2.900 tot €3.500 bruto per maand op basis van 40 uur, afhankelijk van ervaring.
- Een functie van 24 tot 40 uur per week.
- Een brede functie met veel zelfstandigheid en verantwoordelijkheid.
- Korte lijnen en direct contact met verschillende onderdelen van de organisatie.
- Ruimte om processen slimmer en beter te organiseren.
- Mogelijkheid om jezelf verder te ontwikkelen, bijvoorbeeld richting HR.
- De mogelijkheid om samen te kijken naar een passend opleidingstraject.
- Een informele werkomgeving waarin collega’s nauw samenwerken.
- Ruimte voor eigen ideeën en initiatief.
Interesse?
Stuur ons je cv en vertel kort waarom deze brede rol je aanspreekt.
We zijn vooral benieuwd naar hoe jij overzicht houdt, dingen organiseert en ervoor zorgt dat afspraken ook daadwerkelijk worden uitgevoerd.
---------------------------------- ENGLISH VERSION -------------------------------
Location: Amstelveen (hybrid and partially remote work possible)
Who we are
Inbox & Kubox are building a mobile storage platform: we collect customers’ belongings, store them safely and return them whenever needed.
Behind that service is an organisation in which sales, service, planning and operations work closely together every day. From our office in Amstelveen, around 10 colleagues work in the office and another 15 colleagues work in operations.
We are a compact team with short lines of communication. That is why we are looking for someone who keeps an overview, takes care of practical matters and makes sure internal processes continue to run smoothly.
The role
As Office Manager, you make sure our internal organisation runs smoothly. You keep an overview, handle practical matters and make sure appointments, deadlines and recurring processes stay on track.
You support staff planning, day-to-day office management and the administrative side of HR. This includes processing availability, following up on internal deadlines, ordering office supplies and making sure documents, accounts and access are arranged when a new colleague starts.
Experience in HR is not required, but an interest in people-related matters is a plus. If you would like to develop further in that area, we are happy to explore how you can gradually take on more responsibility, for example through additional tasks or a suitable training programme.
What will you do?
- Support staff planning and process availability and schedule changes.
- Plan, confirm and follow up on appointments where needed.
- Monitor internal deadlines and recurring processes and follow up with colleagues when actions or information are still outstanding.
- Make sure departments submit their reports and updates on time and follow up where necessary.
- Order office supplies, materials and other practical necessities and help keep the office organised.
- Make sure the administrative preparation for new employees is complete, including documents, accounts and access, and follow up where needed to ensure everything is arranged on time.
- Maintain employee records and practical HR administration.
- Pick up general organisational tasks that sit between different departments.
Who are we looking for?
We are looking for someone who naturally keeps an overview and enjoys organising a wide range of tasks.
You do not need to be a specialist in everything. What matters more is that you work independently, take responsibility and notice when something is at risk of being left unfinished.
You are likely to be a good fit if you:
- Are structured and well organised.
- Work independently and are comfortable taking responsibility.
- Actively follow up on appointments and actions.
- Can easily switch between different colleagues and departments.
- Communicate clearly and are comfortable reminding colleagues when something still needs to be done.
- Work accurately with administration and documents.
- Are comfortable with digital systems and pick up new software quickly.
- Have an interest in HR, planning and internal organisation.
- Enjoy working in a compact company in a broad role.
- Preferably have some experience in office management, planning, HR support, administration or a similar role.
What do we offer?
- A salary of €2,900 to €3,500 gross per month based on a 40-hour workweek, depending on experience.
- A 24–40 hour workweek.
- A broad role with plenty of independence and responsibility.
- Short lines of communication and direct contact with different parts of the organisation.
- Room to improve and organise internal processes.
- Opportunities to develop further, for example in the direction of HR.
- The possibility to discuss a suitable training or development programme.
- An informal working environment where colleagues work closely together.
- Room for your own ideas and initiative.
Interested?
Send us your CV and briefly tell us why this broad role appeals to you.
We are especially interested in how you keep an overview, organise things and make sure agreements are actually followed through.
Soort dienstverband: Fulltime, Parttime
Salaris: €2.900,00 - €3.500,00 per maand
Verwacht aantal uur: 24.0 – 40.0 per week
Arbeidsvoorwaarden:
- Bedrijfsopleiding
- Budget voor professionele ontwikkeling
- Kerstpakket
- Kosteloos parkeren
- Mogelijkheid tot promotie
- Reiskostenvergoeding
- Telefoon van de zaak
- Vrijdagmiddagborrel
- Werk vanuit huis
Flexibele taalvereiste:
Werklocatie: Hybride werken in 1183 Amstelveen noord
