Als secretaresse maak je deel uit van het secretariaat van de burgemeester, wethouders, gemeentesecretaris en directieleden van onze gemeente. Je werkt op vaste dagen: maandag en woensdag op kantoor, dinsdagochtend en donderdag hele dag (in overleg thuis of op kantoor). Soms log je vrijdagochtend kort in om de laatste puntjes op de i te zetten. Je vervult twee duidelijke rollen:
1. Voorbereiding wekelijkse directie-overleg en achtervang ondersteuning gemeentesecretaris
- Je beheert en bewaakt de agenda en houdt overzicht. Je voelt feilloos aan wat de mensen met wie je werkt nodig hebben en zorgt ervoor dat zij optimaal kunnen functioneren.
- Je coördineert inkomende en uitgaande post.
- Je verzorgt de administratieve voorbereiding voor het wekelijkse directie-overleg (DT).
- Je neemt telefoontjes professioneel aan en handelt ze zorgvuldig af.
- Soms vervang je je collega in de volledige ondersteuning van het wekelijkse directie-overleg. Naast de voorbereiding, notuleer je dan ook en bewaak je de opvolging.
2. Ondersteuning van de portefeuille-overleggen
- Je bereidt wekelijks de overleggen voor van burgemeester of wethouders: tijdens deze overleggen bespreekt de bestuurder onderwerpen uit zijn / haar portefeuille met de vak ambtenaren
- Je stelt de agenda op en zorgt dat alles klaarstaat.
- Tijdens het overleg maak je heldere, complete notulen.
- Je bewaakt opvolging en afspraken.
Samen met je collega’s regel je bovendien altijd dat de achtervang goed op orde is, op alle taakvelden.
Je bent een taakvolwassen secretaresse. Klant- en servicegericht werken is je tweede natuur. Daarbij wacht je niet af totdat de vraag gesteld wordt, maar ben je de vraag vaak al voor. Ook al ken je de inhoud niet altijd, je doorziet processen en procedures supersnel. Je werkt zeer nauwkeurig in het vastleggen van gegevens. Je werkt graag samen met anderen en anderen werken graag samen met jou. Je bent flexibel en bereid om collega’s te vervangen wanneer dit nodig is. Jou maken ze niet gek, want je bent een kei in het stellen van prioriteiten en het plannen van je werk. Problemen zie je als een uitdaging en je houdt ervan om deze op te lossen. Het digitale werken kent voor jou weinig geheimen, want je kunt met verschillende systemen en officeprogramma’s probleemloos uit de voeten. Je hebt geen 9-tot-5-mentaliteit, maar pakt echt aan. Communicatief ben je sterk, notuleren vind je leuk en anderen zeggen dat je er goed in bent. Je bent in staat om integer met vertrouwelijke informatie om te gaan. Je beschikt over een afgeronde relevante mbo- of associate degree-opleiding. Wanneer je al ervaring hebt als bestuurs- of directiesecretaresse in een politiek georiënteerde organisatie, gaat dat je zeker helpen in deze functie.
Wij zijn geen gemeente, wij zijn Roosendaal. Benieuwd wat we daarmee bedoelen? Dat leggen we je graag uit in deze video.
Wij hanteren een autonomere werkwijze. Dat houdt in dat we in kleine groepen werken van acht tot twaalf medewerkers zonder teamleiders. Wij geloven in de kracht van onze medewerkers. Samen ben je verantwoordelijk voor het groepsresultaat en verdeel je werkzaamheden. Zo zijn we wendbaar, ontstaat er ruimte voor mooie initiatieven en is het werkplezier hoog dankzij de vrijheid in je werkzaamheden. Resultaatgericht, samen en de ander centraal zijn hierbij onze drie kernwaarden. Iedereen is uniek en dus anders. We zijn nieuwsgierig naar wie je bent als persoon, wat jouw talenten zijn én hoe jij jezelf kunt zijn zodat jij het verschil kunt maken voor onze stad en dorpen!
Roosendaal heeft grote ambities. Zo groeien we wat ons betreft gestaag door als gemeente en laten we onze voorzieningen aansluiten op die ambitie en realiseren we een daarbij passende kwaliteitsslag. Roosendaal is de stad van de menselijke maat met talloze kleurrijke verenigingen, inwoners en ondernemers. Groot genoeg voor interessante grootstedelijke vraagstukken. Klein genoeg voor korte lijnen met belangrijke stakeholders. Met een ideale ligging: vanuit Rotterdam, Breda of Antwerpen ben je in ruim 30 minuten in Roosendaal.
Wij bieden een uitdagende en veelzijdige parttime functie (28 uur per week) met veel zelfstandigheid. Daar hoort een passend salaris bij dat recht doet aan jouw inzet en ervaring. De gemeente Roosendaal kiest bewust voor medewerkers die regie nemen over hun eigen ontwikkeling. Uiteraard faciliteren we je daarbij door middel van een persoonlijk ontwikkelbudget. Onze flexibele werktijden en thuiswerkmogelijkheden zorgen voor een goede balans tussen werk en privé. Uiteraard ontvang je een thuiswerkvergoeding en op de dagen dat je naar het HUIS van Roosendaal komt een woon-werkverkeer vergoeding. Wij betalen 70% van je pensioenpremie bij ABP, je bouwt daarmee een uitstekend pensioen op bij dit pensioenfonds. Én je hebt een degelijk vangnet bij arbeidsongeschiktheid. Je krijgt van ons een mobiele telefoon en een laptop. Verder ontvang je elke maand een individueel keuzebudget (IKB ->17,05% van je maandsalaris) dat je kunt laten uitbetalen of bijvoorbeeld kunt inzetten voor extra vrije dagen. De functie is gewaardeerd in functieschaal 7. Dit betekent (per 1 juli) een maximaal brutosalaris van € 4.065,- per maand (exclusief IKB) bij een 36-urige werkweek.
Voor meer informatie over de functie, de gemeentelijke organisatie of de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Trudy Muurmans (Corporate Recruiter) via 06-25433989. Neem vooral ook eens een kijkje op onze website. Benieuwd naar onze ambities? Kijk op www.roosendaal.nl bij het collegeprogramma.
Heb je interesse? En ben je voor 28 uur beschikbaar? Reageer dan zo snel mogelijk en uiterlijk vóór 8 juni a.s. door een motivatiebrief en cv in te sturen via de optie “Solliciteren”. De eerste gespreksronde staat gepland op dinsdagmiddag 9 juni tussen 13.00-16.00 uur. Wil je daar alsjeblieft rekening mee houden in je agenda? Dank!
Acquisitie stellen we niet op prijs.
