Word jij enthousiast van het uitvoeren en optimaliseren van administratieve processen, zodat studenten gecompenseerd kunnen worden voor (on)voorziene studievertraging? Dan is dit je kans!
Functieomschrijving
De Student Administration is op zoek naar een nieuwe Procesmanager Studentenondersteuningsfonds (Stof). De procesmanager is verantwoordelijk voor de uitvoering en optimalisering van administratieve processen, zodat studenten van de TU Delft gecompenseerd kunnen worden voor (on)voorziene studievertraging.
De afdeling Student Administration bestaat uit drie teams die werken aan de toelating en inschrijving van studenten en alle bijbehorende procedures op bijvoorbeeld het gebied van beurzen en collegegeld. Binnen team Services worden de processen op het gebied van verblijfsvergunningen, huisvesting en het studentenondersteuningsfonds uitgevoerd.
Studenten die studievertraging oplopen door bijvoorbeeld een bestuursjaar, medische klachten of andere bijzondere omstandigheden kunnen bij de TU Delft financiële ondersteuning aanvragen vanuit het studentenondersteuningsfonds. Samen met de medewerker studentenondersteuningsfonds werk je aan de uitvoering en de continue verbetering van dit proces; als procesmanager ben je verantwoordelijk voor een goed procesverloop procesverloop en draag je bij aan beleidsontwikkeling. In deze functie word je aangestuurd door de teamleider Services.
In deze functie:
- neem je met de procesmedewerker de aanvragen van studenten in behandeling en toetst die op de geldende regelgeving. Daarbij pak jij de complexere casuïstiek en eventuele bezwaarschriften op;
- zorg je voor heldere communicatie over het proces naar studenten die via het voorziene of onvoorziene proces aanspraak kunnen maken op financiële ondersteuning;
- ondersteun je als secretaris (voorbereiding & verslaglegging) de Centrale Commissie Financiële Ondersteuning (CCFO), die tot taak heeft te adviseren over de aanvragen en daartoe maandelijks vergadert;
- heb je nauw contact met ketenpartners zoals de studentendecanen en beleidsmedewerker, met wie je (proactief) meedenkt over (beleids)voorstellen;
- stel je KPI’s op, monitor je het proces en interpreteer je data. Vanuit die gegevens ga je verspillingen tegen en rapporteer je over het proces in de vorm van een jaarverslag.
Functie-eisen
- Je hebt een goed ontwikkeld analytisch vermogen en werkt zorgvuldig;
- Je hebt affiniteit en/of ervaring met procesmatig werken: je overziet de grote lijnen van een proces, signaleert risico’s en verspillingen, en werkt systematisch naar oplossingen;
- Je bent schriftelijk én mondeling communicatief sterk: je weet hoe de informatie goed landt bij je doelgroep en hoe je ketenpartners overtuigt van jouw ideeën en verbetervoorstellen;
- Je bent digitaal vaardig en weet hoe je digitale middelen kunt inzetten om processen te vereenvoudigen;
- Je hebt empathisch vermogen en integriteit staat bij jou hoog in het vaandel.
Een goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse en Engelse taal is nodig voor deze functie.
TU Delft
De Technische Universiteit Delft heeft een sterk fundament. Als bouwer van de wereldberoemde Nederlandse waterwerken en pionier in biotech is TU Delft een internationale topuniversiteit die wetenschap, engineering en design combineert. TU Delft staat voor onderwijs, onderzoek en innovatie van wereldklasse om uitdagingen op het gebied van energie, klimaat, mobiliteit, gezondheid en digitale maatschappij aan te gaan. Generaties Delftse ingenieurs hebben bewezen ondernemende probleemoplossers te zijn in bedrijfsleven en in sociale context.
Bij TU Delft omarmen we diversiteit als een van onze kernwaarden en zetten we ons actief in om een universiteit te zijn waar jij je thuis voelt en kunt floreren. We hechten veel waarde aan verschillende perspectieven en kwaliteiten, omdat wij geloven dat dit ons werk innovatiever, de TU Delft-gemeenschap levendiger en de wereld rechtvaardiger maakt. Samen bedenken en ontwikkelen we oplossingen die een positieve invloed hebben op wereldwijde schaal. Daarom nodigen we jou uit om te solliciteren. Je sollicitatie krijgt een eerlijke behandeling.
Challenge. Change. Impact!
Universiteitsdienst – Education & Student Affairs
Education & Student Affairs (ESA) ondersteunt het onderwijs met het voeren van de onderwijs- en studentenadministratie, coördinatie van het onderwijsbeleid, functioneel beheer onderwijsapplicaties en realisatie monitoring- en management rapportages, het begeleiden en ondersteunen van (buitenlandse) studenten en promovendi, het verzorgen van (didactische) trainingen, het geven van onderwijskundig advies en ondersteuning, en het aanbieden van sport & cultuur activiteiten. ESA bestaat uit de afdelingen Education Service Centre, Academic Services, Information Management en X en telt circa 250 medewerkers. ESA staat binnen de TU Delft bekend om de hoge kwaliteit van haar dienstverlening en kent een proactieve en oplossingsgerichte cultuur.
Arbeidsvoorwaarden
- Het dienstverband is 1 jaar. Tijdelijk met uitzicht op vast.
- Een functieomvang van 21,6-24 uur per week.
- Een salaris dat is gebaseerd op schaal 9 uit de CAO Nederlandse Universiteiten met salaris tussen €3708 - €5057 bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
- Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
- De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.
- Korting bij zorgverzekeraars op aanvullende pakketten.
- Flexibele werkweek.
- Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.
- Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.
- Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
- Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.
Additionele informatie
Voor meer informatie over deze vacature kun je op maandag 29 en dinsdag 30 juni contact opnemen met Zoë Visser, team leader Services, via [email protected] of op +316 42284893.
Sollicitatieprocedure
Heb je interesse in deze vacature? Solliciteer dan uiterlijk 30 juni 2026 via de sollicitatiebutton en upload de volgende documenten:
In je motivatie lezen we graag voorbeelden van jouw ervaringen, waarin jouw affiniteit met procesgericht werken, je communicatieve vaardigheden én zorgvuldigheid zichtbaar worden. Je kunt je sollicitatie richten aan Zoë Visser.
De kennismakingsgesprekken zullen plaatsvinden op dinsdagochtend 7 juli en woensdagochtend 8 juli.
Let op:
- Solliciteren gaat eenvoudig online. Sollicitaties die per email en/of post worden verstuurd nemen we niet in behandeling.
- TU Delft voert in het kader van kennisveiligheid een risicobeoordeling uit bij het werven van personeel. Dit doen wij onder meer om ongewenste overdracht van gevoelige kennis en technologie te voorkomen. De beoordeling gebeurt op basis van informatie die door kandidaat zelf is aangeleverd, zoals de motivatiebrief en het cv. De beoordeling vindt plaats bij de laatst overgebleven kandidaten in het selectieproces. Wanneer de uitkomst van de risicobeoordeling negatief is, dan wordt de kandidaat daarover geïnformeerd. De verwerking van persoonsgegevens in het kader van deze risicobeoordeling vindt plaats op basis van de wettelijke grondslag van de AVG ‘uitvoering van de publieke taak van algemeen belang’. Meer informatie over deze beoordeling vind je op onze website over kennisveiligheid.
- Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
