Ben jij een ervaren managementassistent die energie krijgt van plannen, organiseren en ontzorgen? Werk jij graag in een dynamische omgeving met een grote maatschappelijke impact? Dan zijn wij op zoek naar jou.
Voor het team Toeslagen010 zoeken wij een proactieve en zelfstandige managementassistent die zorgt voor structuur, overzicht en een professionele ondersteuning van meerdere teammanagers. In een omgeving waar maatschappelijke betrokkenheid, samenwerking en dienstverlening centraal staan, lever jij een belangrijke bijdrage aan het succes van het team.
Werken voor de gemeente Rotterdam betekent werken voor een stad die zichzelf voortdurend vernieuwt. Een stad met complexe maatschappelijke vraagstukken, grote ambities en ruim 620.000 inwoners.
Binnen het domein Gemeentelijke Inzet & Projecten (GI&P) ondersteunt Toeslagen010 Rotterdammers die zijn geraakt door het toeslagenschandaal. Het team werkt dagelijks aan herstel, ondersteuning en perspectief voor inwoners die te maken hebben gehad met de gevolgen van deze problematiek.
Je komt terecht in een betrokken en professionele werkomgeving waar samenwerking, ontwikkeling en maatschappelijke impact centraal staan.
Als Managementassistent Toeslagen010 ondersteun je samen met een collega de teammanagers van Toeslagen010. Je bent verantwoordelijk voor een breed pakket aan organisatorische, administratieve en secretariële werkzaamheden.
Je bewaakt overzicht, denkt vooruit en zorgt ervoor dat processen soepel verlopen. Dankzij jouw ondersteuning kunnen de teammanagers zich richten op hun inhoudelijke werkzaamheden.
Je houdt je onder andere bezig met:
- Het proactief beheren van complexe agenda’s van meerdere teammanagers;
- Het beheren van mailboxen en het bewaken van acties en opvolging;
- Het onderhouden van distributielijsten en teamcommunicatie;
- Het organiseren van vergaderingen, bijeenkomsten en evenementen;
- Het reserveren van vergaderruimtes en regelen van faciliteiten;
- Het voorbereiden van agenda’s en verzorgen van verslaglegging;
- Het ondersteunen bij personele administratieve processen, waaronder ziek- en herstelmeldingen;
- Het verzorgen van bestellingen en administratieve afhandeling van inkopen;
- Het ondersteunen bij kennismanagement en interne informatievoorziening;
- Het verzamelen, verwerken en publiceren van uitvoeringsberichten.
Voor deze functie zoeken wij een managementassistent die zelfstandig werkt, snel schakelt en beschikt over uitstekende organisatorische vaardigheden.
Daarnaast beschik je over:
- Een afgeronde mbo-4 opleiding in administratieve of secretariële richting;
- Minimaal 3 jaar recente werkervaring in een vergelijkbare functie;
- Ervaring binnen een overheidsorganisatie of gemeente;
- Uitstekende beheersing van Outlook, Word en Excel;
- Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
- Een proactieve, dienstverlenende en flexibele werkhouding;
- Sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden.
Pré:
- Ervaring met Rostar CAS;
- Ervaring met Oracle;
- Ervaring met Planon of vergelijkbare systemen;
- Ervaring binnen een politiek-bestuurlijke omgeving.
Wij bieden jou een uitdagende opdracht binnen een maatschappelijk relevante organisatie waar jouw bijdrage direct zichtbaar is.
Daarnaast bieden wij:
- Een salaris conform CAO Gemeenten schaal 6 (€2.564 - €3.696)
- Een opdracht voor 36 uur per week;
- Een opdrachtduur van 12 maanden met optie tot verlenging;
- Hybride werken met vaste kantoordagen (maandag, dinsdag, donderdag);
- Een professionele en collegiale werkomgeving;
- Werken aan een maatschappelijk belangrijk dossier;
- Pensioenopbouw via StiPP.
