standplaats: Arnhem en/of Delft | 32-40 uur per week
Ben jij de spil van onze organisatie?
Word jij enthousiast van een functie met veel verantwoordelijkheid, een grote mate van zelfstandigheid én een zeer afwisselend takenpakket? Vind je het leuk om zaken te organiseren, processen te verbeteren, collega's te ondersteunen én de directie te ontzorgen? Dan maken wij graag kennis met jou.
Voor ons architectenbureau zoeken wij een ervaren Office Manager (Bureaumanager) die fungeert als het organisatorische hart van onze organisatie. In deze veelzijdige functie ben je verantwoordelijk voor een breed scala aan werkzaamheden op het gebied van HR, kwaliteit, organisatie, marketing, IT en facilitaire zaken. Je bent een belangrijke sparringpartner van de directie en draagt actief bij aan de verdere professionalisering van onze organisatie.
Wat ga je doen?
Als Office Manager ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse ondersteuning en organisatie van onze beide vestigingen. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:
HR & Personeelszaken
- Beheer van personeelsdossiers;
- Opstellen en beheren van arbeidsovereenkomsten;
- Onboarding van nieuwe collega's;
- Coördineren en faciliteren van functionerings- en beoordelingsgesprekken;
- Coördinatie van opleidingen en ontwikkeling van medewerkers;
- Verlofregistratie;
- Ziekteverzuimbegeleiding en contacten met de arbodienst en verzuimverzekeraar;
- Signaleren van ontwikkelingen op HR-gebied en adviseren van de directie.
Kwaliteit & Organisatie
- Coördinatie en beheer van het kwaliteitshandboek;
- Voorbereiden, begeleiden en coördineren van interne en externe audits;
- Organisatie breed optimaliseren van processen;
- Initiëren en implementeren van verbeteringen in de bedrijfsvoering;
- Bewaken van procedures en kwaliteitsafspraken.
Financiële ondersteuning
- Je geeft leiding aan de financieel administratief medewerker;
- Je helpt bij het opmaken van de begroting;
- Je onderhoudt contacten met externe partijen;
- Je draagt zorg voor budgetbewaking.
Marketing & Communicatie
- Coördinatie van marketing- en PR-activiteiten;
- Social media;
- Organisatie van bedrijfsactiviteiten en TAK-events;
- Interne en externe communicatie;
- Je draagt zorg voor de verdere uitrol van de huisstijl.
Facilitaire Zaken
- Inkoop;
- Huisvesting;
- Kantoorinrichting;
- Verzekeringen;
- Contacten met leveranciers en externe dienstverleners.
Jouw rol binnen onze organisatie
Je bent hét aanspreekpunt voor collega's op organisatorisch gebied en zorgt ervoor dat de organisatie soepel blijft functioneren. Daarnaast geef je leiding aan de financieel administratief medewerker en werk je nauw samen met de directie als sparringpartner en rechterhand.
Je bent werkzaam voor zowel onze vestiging in Arnhem als Delft. Je standplaats is Arnhem of Delft. Van je wordt verwacht dat je gemiddeld één tot twee keer per maand de vestiging bezoekt die niet is aangeduid als jouw standplaats.
Wie zoeken wij?
Wij zoeken een ervaren professional die energie krijgt van een brede verantwoordelijkheid en gemakkelijk schakelt tussen uiteenlopende werkzaamheden.
Je beschikt over:
- HBO werk- en denkniveau;
- Een afgeronde relevante opleiding;
- Minimaal vijf jaar recente werkervaring in een vergelijkbare functie;
- Aantoonbare ervaring op het gebied van HRM en personeelszaken;
- Een frisse blik op efficiënte bedrijfsvoering en procesoptimalisatie;
- Klantgerichte instelling en een sterk oplossingsgericht vermogen;
- Zakelijk inzicht gecombineerd met een menselijke benadering;
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
- Ruime ervaring met Microsoft Office 365;
- Ervaring met Simplicate is een pré;
- Ervaring met Nmbrs is een pré.
Wie ben jij?
Jij bent iemand die:
- uitstekend georganiseerd is;
- zelfstandig werkt en verantwoordelijkheid neemt;
- doortastend en besluitvaardig is;
- gemakkelijk prioriteiten stelt binnen een breed takenpakket;
- oog heeft voor detail zonder het grotere geheel uit het oog te verliezen;
- gevraagd én ongevraagd constructieve feedback durft te geven;
- initiatief toont en continu zoekt naar mogelijkheden om processen te verbeteren;
- positief kritisch is;
- pragmatisch denkt en handelt;
- accuraat werkt;
- beschikt over natuurlijke senioriteit;
- een sociale, betrokken en collegiale teamspeler is.
Werken bij TAK architecten
Je komt terecht binnen een betrokken organisatie van ongeveer 17 medewerkers, waar de lijnen kort zijn en collega's elkaar kennen. Samen met de financieel administratief medewerker hou jij je bezig met bureauzaken.
Er bestaat de mogelijkheid om de functie hybride te vervullen.
Sollicitatieprocedure
Je kunt solliciteren tot en met 2 augustus door je motivatie, voorzien van CV te versturen aan [email protected].
In de week van 3 augustus worden alle sollicitaties zorgvuldig beoordeeld en maken wij een eerste selectie van kandidaten. In deze week hoor je of wij jou uitnodigen voor een verdere kennismaking.
De procedure bestaat uit twee gesprekken:
- Een eerste online kennismakingsgesprek via Microsoft Teams met onze directiesecretaris Tamara Martina en de financieel administratief medewerker.
- Bij een wederzijdse positieve indruk volgt een persoonlijk gesprek met de directeur.
De eerste Teams-gesprekken vinden plaats na de eerste selectie. De gesprekken met de directie staan naar verwachting gepland in de laatste twee weken van augustus, waarbij wij uitgaan van een start in de week van 17 augustus.
Wij kijken uit naar jouw sollicitatie en hopen je binnenkort te mogen ontmoeten.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
