24 uur per week. Start zo snel mogelijk voor de duur van 10 maanden, met optie tot verlenging. Deze rol is alleen beschikbaar voor detachering.
De Hoeksche Waard is een unieke omgeving waar de mensen hard werken, voor elkaar zorgen en trots zijn op het eiland. Hier krijg je de kans om je dagelijks in te zetten voor de groei en leefbaarheid van de regio. Wat jij doet, heeft direct invloed op het leven van onze inwoners, ondernemers en bezoekers.
In de Hoeksche Waard heerst een mentaliteit van aanpakken, innovatief denken en samenwerken. Bij ons krijg je de ruimte om jezelf te ontwikkelen en het verschil te maken. Wij geloven in de kracht van betrokkenheid en het creëren van oplossingen die er écht toe doen.
Het werk bij gemeente Hoeksche Waard biedt je de kans om in een prettige werkomgeving je ideeën en talenten in te zetten. Met ruim 800 collega’s zorg jij ervoor dat de Hoeksche Waard een plek blijft waar het fijn wonen, werken en recreëren is. Kom jij ook het verschil maken? Ontdek wat werken bij gemeente Hoeksche Waard voor jou kan betekenen.
Bij gemeente Hoeksche Waard werken we aan de realisatie van ongeveer 700 tijdelijke woningen op meerdere locaties. Het doel is om voor 1 januari 2028 te starten met de bouw van de eerste woningen. Daarvoor zoeken wij geen traditionele secretaresse of administratief medewerker. Wij zoeken iemand die ervoor zorgt dat projecten door kunnen blijven lopen doordat zaken goed georganiseerd, voorbereid en opgevolgd worden. Iemand die niet wacht tot een opdracht wordt gegeven, maar zelf ziet wat nodig is. Je ondersteunt de projectleider en strategisch adviseur bij de dagelijkse aansturing van het project. Daarbij ben je verantwoordelijk voor het overzicht, de voortgang van acties en een goed georganiseerde projectadministratie.
Gemeente Hoeksche Waard. Jij maakt het echt.
Hoe ziet jouw werkweek eruit?
Op maandagochtend zie je dat er volgende week een stuurgroep overleg gepland staat. Je wacht niet tot iemand je vraagt om een agenda op te stellen.
Je controleert zelf:
- welke actiepunten nog openstaan;
- welke documenten ontbreken;
- welke collega's nog input moeten leveren;
- welke besluiten voorbereid moeten worden.
Je benadert de betrokkenen actief, verzamelt de informatie, stelt de agenda op en zorgt ervoor dat alle stukken tijdig beschikbaar zijn. Na afloop van het overleg maak je niet alleen een verslag, maar leg je ook vast:
- wie verantwoordelijk is voor welke actie;
- welke deadlines zijn afgesproken;
- welke besluiten genomen zijn;
- welke onderwerpen terug moeten komen op een volgend overleg.
Vervolgens bewaak je de voortgang en spreek je mensen aan wanneer afspraken dreigen te blijven liggen.
Waar ben jij concreet verantwoordelijk voor?
Projectondersteuning
- Je bereidt projectgroep-, werkgroep- en stuurgroepoverleggen voor;
- Je stelt agenda's op;
- Je verzamelt en controleert vergaderstukken;
- Je maakt verslagen en actielijsten;
- Je bewaakt opvolging van gemaakte afspraken;
- Je ondersteunt de projectleider bij de dagelijkse projectorganisatie.
Document- en informatiemanagement
- Je richt Teams-omgevingen logisch in;
- Je archiveert documenten en e-mails;
- Je bewaakt de juiste versie van documenten;
- Je zorgt dat projectinformatie voor iedereen terug te vinden is;
- Je houdt overzicht over grote hoeveelheden informatie.
Coördinatie
- Je ziet zelf wanneer informatie ontbreekt;
- Je haalt actief informatie op;
- Je herinnert collega's aan gemaakte afspraken;
- Je zorgt dat deadlines niet ongemerkt verlopen;
- Je signaleert risico's of knelpunten richting de projectleider.
Wij zoeken iemand die dit werk al eerder heeft gedaan. Denk bijvoorbeeld aan ervaring als:
- Projectondersteuner;
- Projectsecretaris;
- Bestuursassistent binnen een projectorganisatie;
- Programmasecretaris;
- PMO-medewerker;
- Projectmanagementondersteuner.
Belangrijker dan je functietitel is dat je ervaring hebt opgedaan in een omgeving waar je meerdere stakeholders, acties, documenten en deadlines tegelijk moest bewaken.
Welke ervaring past goed?
Je hebt bijvoorbeeld ervaring met:
- Woningbouwprojecten;
- Gebiedsontwikkeling;
- Gemeentelijke projecten;
- Fysieke leefomgeving;
- Ruimtelijke ontwikkeling;
- Infrastructurele projecten;
- Projecten waarbij bestuurlijke besluitvorming een belangrijke rol speelt.
Je begrijpt daardoor dat projectstukken niet alleen administratief verwerkt moeten worden, maar dat je ook moet begrijpen waar de stukken over gaan.
Wanneer past deze functie niet bij je?
Deze functie past waarschijnlijk minder goed wanneer je:
- Het prettig vindt om vooral uitvoerende administratieve werkzaamheden te verrichten;
- Graag wacht op duidelijke instructies voordat je aan de slag gaat;
- Weinig ervaring hebt met projectmatig werken;
- Liever alleen agenda's beheert dan inhoudelijk betrokken bent bij een project;
- Het lastig vindt om collega's aan gemaakte afspraken te herinneren.
Wanneer ben je succesvol?
Na enkele maanden:
- Weet jij welke overleggen eraan komen zonder dat iemand je daarop wijst;
- Zie jij welke informatie ontbreekt voordat anderen dat signaleren;
- Weten projectleden jou te vinden als iets geregeld moet worden;
- Zijn acties, documenten en besluiten goed vastgelegd;
- Ervaart de projectleider dat hij of zij daadwerkelijk wordt ontzorgd
- Een aantrekkelijk salaris (afhankelijk van je ervaring) conform schaal 10 Cao Gemeenten en goede secundaire arbeidsvoorwaarden.
- Reiskostenvergoeding van €0,23 per kilometer of OV-kaart
- Laptop, telefoon en, indien nodig, een ergonomische thuiswerkplek.
- Persoonlijke ontwikkeling, begeleiding en opdrachtmanagement.
- Een ruim opleidingsbudget voor trainingen, cursussen en/ of coaching.
- Enthousiaste en benaderbare collega’s met brede expertise binnen het fysieke domein.
- Balans tussen thuiswerken, bij de opdrachtgever of op het hoofdkantoor van Triple in Hoofddorp.
- Teamuitjes, intervisiemiddagen, borrels en barbecues.
- Opdrachten bij publieke organisaties die bij jou passen en bijdragen aan de maatschappij.
