Wanneer onze brandweercollega’s hun werk doen, moet er achter de schermen veel kloppen. Medewerkers worden gekeurd en vakbekwaam gehouden, materieel wordt onderhouden, roosters worden opgesteld en procedures worden vastgelegd. Al die werkzaamheden vragen om actuele informatie, duidelijke afspraken en acties die op tijd worden opgevolgd.
Daar kom jij in beeld.
Als managementassistent houd jij overzicht en zorg je ervoor dat het werk doorgaat. Je ziet wanneer informatie ontbreekt, een deadline dichterbij komt of een actie dreigt te blijven liggen. Vervolgens kom je in beweging. Je zoekt uit wat nodig is, schakelt met de juiste collega en blijft betrokken totdat duidelijk is dat het geregeld is.
Jouw werk is misschien niet altijd zichtbaar, maar het resultaat wel: collega’s weten waar ze aan toe zijn, managers kunnen verder en projecten blijven op koers.
Wil jij met jouw organisatietalent bijdragen aan professionele Brandweerzorg én een veilig Hollands Midden? Dan maken we graag kennis met je!
In deze functie komen verschillende werkzaamheden, aanvragen en acties bij elkaar. Jij brengt daar structuur in. Je ondersteunt managers, collega’s en projecten en zorgt ervoor dat informatie klopt, afspraken helder zijn en werkzaamheden op tijd worden uitgevoerd.
Je werkt met verschillende administraties, systemen en overzichten. Daarbij verwerk je niet alleen informatie, maar kijk je ook vooruit. Wat moet als eerste gebeuren? Wie heeft welke informatie nodig? En waar moet je achteraan om vertraging te voorkomen? Je stelt prioriteiten, stemt af en houdt betrokkenen op de hoogte.
- de voortgang van werkzaamheden, aanvragen en afspraken bewaakt;
- projecten binnen Brandweerzorg administratief en organisatorisch ondersteunt;
- meldingen en aanvragen verwerkt, uitzet en opvolgt;
- administraties, digitale systemen, dossiers en overzichten actueel houdt;
- informatie verzamelt en controleert voordat je deze beschikbaar stelt aan collega’s en managers;
- documenten, correspondentie en rapportages voorbereidt;
- overleggen ondersteunt en ervoor zorgt dat besluiten en acties worden vastgelegd en opgevolgd;
- de agenda’s van een aantal managers beheert;
- knelpunten herkent en voorstellen doet om werkprocessen slimmer en efficiënter in te richten.
Soms komen verschillende verzoeken tegelijk binnen. Ook dan houd jij het hoofd koel. Je bepaalt wat direct aandacht nodig heeft, wat kan wachten en met wie je moet afstemmen. Je laat werkzaamheden niet los zodra je ze hebt doorgezet, maar houdt zicht op de voortgang totdat ze zijn afgerond.
Je krijgt bovendien de ruimte om verder te kijken dan de dagelijkse werkzaamheden. Zie je dat een administratie overzichtelijker kan, informatie slimmer kan worden vastgelegd of een werkafspraak niet goed werkt? Dan maak je dit bespreekbaar en denk je mee over een praktische verbetering.
Je gaat werken bij het Team Centrale Administratie Brandweerzorg (CABZ), onderdeel van de afdeling Integrale Planning. Het team verzorgt de management-, project- en administratieve ondersteuning voor verschillende onderdelen van Brandweerzorg.
Je komt terecht in een team waarin collega’s elkaar helpen en samen verantwoordelijkheid nemen voor het resultaat. Tegelijkertijd krijg je de ruimte om je eigen werkzaamheden te organiseren, initiatief te tonen en mee te denken over de verdere ontwikkeling van CABZ.
Jij wordt er blij van als informatie klopt, afspraken duidelijk zijn en werkzaamheden volgens planning verlopen. Je houdt graag overzicht, werkt zorgvuldig en merkt het snel op wanneer iets ontbreekt of dreigt te vertragen.
Afwachten past niet bij jou. Als iets niet duidelijk is, stel je vragen. Als een actie blijft liggen, zoek je contact. En als je ziet dat iets handiger kan, kom je met een praktisch voorstel. Daarbij weet je wanneer je zelfstandig verder kunt en wanneer afstemming nodig is.
Je werkt gemakkelijk samen met verschillende collega’s en houdt hen goed op de hoogte. Daardoor weten mensen wat ze van je kunnen verwachten en kunnen zij erop vertrouwen dat jij afspraken en werkzaamheden zorgvuldig opvolgt.
- een afgeronde mbo-4-opleiding in een relevante administratieve, secretariële of managementondersteunende richting;
- meerdere jaren relevante werkervaring in management-, project- of administratieve ondersteuning;
- ervaring met het bewaken van acties, deadlines en administratieve processen;
- ervaring met het verwerken en beheren van informatie in digitale systemen;
- een goede beheersing van de Nederlandse taal;
- ervaring met Microsoft Teams, Word, Excel en Outlook;
- het vermogen om je nieuwe digitale systemen en werkprocessen snel eigen te maken;
- een proactieve, nauwkeurige, servicegerichte en resultaatgerichte werkhouding.
Je bent flexibel inzetbaar. Omdat binnen Brandweerzorg veel collega’s als vrijwilliger actief zijn, kunnen sommige werkzaamheden of overleggen buiten de gebruikelijke kantooruren plaatsvinden.
Om een goed beeld te krijgen van jouw ervaring en aanpak, vragen we je onderstaande vragen afzonderlijk te beantwoorden. We nemen je antwoorden mee in de briefselectie. Wanneer de vragen niet of slechts gedeeltelijk worden beantwoord, kunnen we je sollicitatie mogelijk niet zorgvuldig beoordelen.
- Beschrijf een situatie waarin je verantwoordelijk was voor het bewaken van verschillende acties, aanvragen of administratieve werkzaamheden. Hoe hield je overzicht, wat deed je toen de voortgang dreigde te vertragen en wat was het resultaat?
- Geef een voorbeeld van een administratief proces dat je hebt verbeterd. Welk knelpunt zag je, wat heb je veranderd en wat leverde dit op?
Naast werk met maatschappelijke impact bieden we je een afwisselende functie in een organisatie die 24 uur per dag en 7 dagen per week klaarstaat voor de regio. Je kunt daarnaast rekenen op:
- een jaarcontract, met de intentie tot een vast dienstverband;
- bij een 36-urige werkweek een salaris van minimaal € 2.838,- en maximaal € 4.098, - bruto per maand (schaal 7), afhankelijk van je opleiding en ervaring;
- een Individueel Keuzebudget (IKB) van 18,63% van je jaarsalaris, bijvoorbeeld te gebruiken voor extra verlof of extra salaris;
- 26 vakantiedagen bij een 36-urige werkweek;
- pensioenopbouw bij ABP;
- een moderne werkplek in Leiden-Zuid en, als het werk dit toelaat, de mogelijkheid om deels thuis te werken;
- een laptop, telefoon en thuiswerkfaciliteiten;
- een vitaliteitsprogramma met onder andere korting op sport en vers fruit op het werk;
- volop ruimte voor jouw persoonlijke en professionele ontwikkeling.
Samen met gemeenten, brandweer, GHOR, politie en andere partners zorgen we voor de veiligheid van ruim 800.000 inwoners. Met ongeveer 1.400 betrokken collega’s werken we dagelijks aan het voorkomen en bestrijden van incidenten en crises.
Bij VRHM werken beroepsmedewerkers en vrijwilligers samen aan Brandweerzorg, Risico- en Crisisbeheersing en de ondersteuning die daarvoor nodig is. Wat jouw functie ook is: met jouw werk draag je bij aan een veilige regio.
Wil je meer weten over de functie of de afdeling? Neem dan contact op met Adrie van der Plas, afdelingsmanager Integrale Planning, via 06 5244 3054. Je kunt ook contact opnemen met Elles Bekooij, coördinator Centrale Administratie Brandweerzorg, via 0615597527 of [email protected]
Wij streven naar een medewerkersbestand dat een goede afspiegeling is van de samenleving. Denk je dat de functie bij je past en voldoe je aan de functie-eisen? Dan nodigen we je van harte uit om te solliciteren. Bij ons draait het om wie je bent en wat je bijdraagt, ongeacht je achtergrond.
Wil jij ervoor zorgen dat administratieve processen goed verlopen, acties worden opgevolgd en collega’s kunnen vertrouwen op actuele informatie? Reageer dan uiterlijk 17 september via de sollicitatieknop.
De gesprekken vinden plaats op 24 en 25 september. Reserveer deze datum alvast in je agenda, zodat je hiermee rekening kunt houden als je wordt uitgenodigd.
- Voor indiensttreding vragen we om een geldige Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG);
- Deze vacature stellen we gelijktijdig intern en extern open.
