De Management Assistant vervult de rol van Executive Assistant en vormt de verbindende schakel tussen de CEO, CFO, het managementteam en de rest van de organisatie. In deze rol ondersteunt de Management Assistant de directie op organisatorisch niveau bij het realiseren van doelstellingen. Je zorgt ervoor dat de dagelijkse gang van zaken binnen de organisatie efficiënt en professioneel verloopt, bewaakt prioriteiten en anticipeert op wat nodig is om besluitvorming en uitvoering soepel te laten verlopen. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor alle werkzaamheden die betrekking hebben op marketing en communicatie conform de reeds bestaande richtlijnen.
De Management Assistant werkt nauw samen met de CEO en CFO, behandelt gevoelige informatie met de grootst mogelijke discretie en beweegt zich moeiteloos in een omgeving met uiteenlopende belangen. Deze functie vereist uitstekende organisatorische vaardigheden, gecombineerd met een scherp gevoel voor verhoudingen, politieke sensitiviteit en zakelijk inzicht.
De Management Assistant rapporteert rechtstreeks aan de CEO en werkt intensief samen met de CFO, het managementteam en diverse afdelingen.
Taken:
- Het ondersteunen van de directie bij diverse werkzaamheden.
- Coördineren van directiebezoeken, events, klantontvangsten, persmomenten en internationale reizen.
- Ondersteunen bij communicatie richting medewerkers, klanten en aandeelhouders.
- Verantwoordelijk voor een optimale informatie- en communicatiestroom tussen directie, management en externe partijen.
- Waarborgen van de juiste toepassing van de huisstijl en representatieve uitstraling van de directie, ontvangst en kantoren.
- Zorgt voor heldere en inspirerende interne communicatie, ondersteund bij campagnes en werkt samen met externe partijen zoals marketingbureaus en media.
- Zorgt ervoor dat alles wat we intern en extern naar buiten brengen een consistente, professionele én aantrekkelijke uitstraling heeft.
- Je beheert de online kanalen zoals onze website en de diverse social media accounts.
- Daarnaast breng je de nodige dynamiek bij personeelsuitjes, barbecues en kerstvieringen en neemt hiervoor de organisatie op je.
- Het oprichten van een personeelsvereniging.
- Vertrouwelijk beheren van strategische documenten, personeels- en financiële informatie.
- Ondersteunen van corporate rapportages, kwartaaloverzichten en interne audits
- Geeft leiding aan de secretaresse en stimuleert eigenaarschap en verantwoordelijkheid.
