Ben jij de ervaren en breed inzetbare secretaresse/ medewerker backoffice die ons gepassioneerde team komt versterken? Zoek je een zelfstandige en afwisselende rol waarin je initiatief kunt nemen? Dan is deze gecombineerde functie van secretaresse/medewerker backoffice bij Mobility Hubs echt iets voor jou!
Bij Haskoning kom je te werken bij een onafhankelijk adviesbureau dat ingenieurs-, ontwerp- en adviesdiensten combineert met software en technologie. Onze missie, “Enhancing Society Together" drijft ons om een positieve impact op de wereld te creëren. Wij bieden uitdagend werk in diverse internationale projecten, waarbij we gebruik maken van onze 140+ jaar aan expertise. Met meer dan 6.800 medewerkers in meer dan 25 landen zetten we samen uitdagingen om in kansen om zo een positieve impact op de samenleving te maken. We werken samen met toonaangevende klanten in markten zoals infrastructuur, klimaatbestendigheid, hernieuwbare energie, decarbonisatie van de industrie en duurzame mobiliteit.
Binnen Haskoning heeft de adviesgroep Mobility Hubs de afgelopen jaren een sterke groei doorgemaakt. Met circa 75 collega’s werken wij aan mobiliteitsknooppunten voor opdrachtgevers zoals ProRail, NS, Schiphol, Arriva, GVB, gemeenten, provincies, architectenbureaus en ontwikkelaars. We ontwerpen nieuwe hubs, verbeteren bestaande stations en ontwikkelen strategieën voor bereikbaarheid.
Onze cultuur is energiek, vernieuwend en leergierig. We zijn een hecht team met een hoge gunfactor: we zoeken elkaar actief op, delen kennis en versterken elkaar. Ons kantoor in Utrecht is een belangrijke uitvalsbasis voor de adviesgroep.
Als secretaresse/medewerker backoffice vervul je een zelfstandige en veelzijdige rol binnen de adviesgroep. In deze functie lopen de werkzaamheden van secretaresse en medewerker backoffice naadloos in elkaar over. Samen met twee collega’s vorm je het organisatorische hart van de adviesgroep. Hoewel ieder een eigen werkveld en expertise heeft, werk je als team samen en neem je waar nodig werkzaamheden van elkaar over. Je ondersteunt twee teamleiders en onze andere collega’s proactief bij secretariële, organisatorische, personele en commerciële administratieve taken. Dankzij jouw inzet kan het team optimaal functioneren en voelen collega’s zich welkom en ondersteund. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:
Secretariële en organisatorische ondersteuning
Het voorbereiden en vastleggen van overleggen, beheren van agenda’s en e-mail en het efficiënt afstemmen van faciliteiten en logistiek.
HR-ondersteuning en onboarding
Coördineren van het volledige proces van sollicitatie tot onboarding en bewaken van een soepel en zorgvuldig verloop.
Organisatie van bijeenkomsten en activiteiten
Voorbereiden en organiseren van workshops, conferenties, digitale sessies en sociale teamactiviteiten.
Documentbeheer en communicatie
Gestructureerd beheren en prioriteren van correspondentie en projectdocumentatie, met oog voor heldere interne en externe afstemming.
Commerciële en offerte-ondersteuning
Het waarborgen van de kwaliteit van offertes en andere commerciële documenten door deze kritisch te beoordelen, inhoudelijk te toetsen en waar nodig aan te vullen of te verbeteren.
Je voelt je thuis in een klantgerichte omgeving waar wordt gestreefd naar het beste resultaat. Je bent betrokken, enthousiast, nauwkeurig, en je komt je afspraken na. Verder ben je scherpzinnig en schakel je makkelijk tussen de zeer uiteenlopende werkzaamheden. Daarnaast beschik je over:
Mbo+ werk- en denkniveau met een pragmatische instelling
Minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare functie
Uitstekende communicatieve en taalkundige vaardigheden in woord en geschrift; je kunt goed redigeren en samenvatten. Kennis van de Engelse taal is belangrijk vanwege ons internationale karakter.
Goede ICT-vaardigheden (Word, Microsoft Teams, PowerPoint, Excel en bij voorkeur CRM)
Nieuwsgierigheid naar digitale hulpmiddelen en software
Probleemoplossend vermogen en stressbestendigheid
Een natuurlijke manier van contact leggen met collega’s
Bij Haskoning geloven we dat het welzijn van onze medewerkers de basis is voor gezamenlijk succes. Daarom bieden we een aantrekkelijk en compleet arbeidsvoorwaardenpakket:
Een goed salaris
Een goed primair salaris van € 2. 858 – €4.493 bruto per maand op basis van een 40-urige werkweek, met jaarlijkse groei.
Contract
Een jaarcontract voor 32 uur per week, met de intentie tot verlenging naar een vast contract bij goed functioneren.
Aantrekkelijke secundaire voorwaarden
Pensioenopbouw met een werkgeversbijdrage van 18,3%, 2,15% persoonlijk budget, jaarlijkse winstdeling en de mogelijkheid om aandelen van Haskoning te kopen.
Werk-privébalans
28 vakantiedagen (fulltime), de mogelijkheid om 16,5 dagen bij te kopen en drie feestdagen te ruilen voor een dag die voor jou belangrijk is. We werken hybride met flexibele werktijden, een thuiswerkvergoeding en een volledig ingerichte thuiswerkplek.
Ontwikkeling en groei
Toegang tot diverse opleidings- en ontwikkelprogramma’s, learning weeks, kennisgroepen en intervisie.
Bereikbaarheid en mobiliteit
Een goed bereikbare werkplek, reiskostenvergoeding en een NS-Business Card. Kom je lopend of met de fiets? Dan ontvang je een hogere vergoeding.
Informele en inclusieve cultuur
Een open werkomgeving waar iedereen zich welkom voelt, met vrijblijvende sociale en sportieve activiteiten en netwerken zoals Pride en Young Haskoning.
Meer over onze arbeidsvoorwaarden vind je hier.
We maken graag kennis met je! Solliciteer via de button onderaan de pagina en upload je cv en motivatiebrief.
Heb je vragen? Neem dan contact op met:
Wil je alvast kennismaken met een toekomstige collega? Neem contact op met:
Bij Haskoning zetten we ons in voor een diverse en inclusieve werkplek waar iedereen zich gewaardeerd, gerespecteerd en empowered voelt. Onze missie, ‘Enhancing Society Together,’ drijft ons om een omgeving te creëren waarin ieders unieke achtergrond, identiteit en perspectief worden omarmd. Ongeacht je ervaring, afkomst, leeftijd, gender, of andere persoonlijke kenmerken—bij ons ben je welkom. We geloven dat diversiteit ons sterker maakt en dat een inclusieve cultuur iedereen de kans geeft om te groeien en bij te dragen. Lees meer over onze ED&I-initiatieven op onze webpagina.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. Aangeboden kandidaten worden niet in behandeling genomen.
