Ben jij op zoek naar een nieuwe uitdaging? Ben je goed in het faciliteren van onze organisatie zodat alles op rolletjes loopt? Ben je flexibel en gewend meerdere ballen tegelijkertijd in de lucht te houden? Ben jij bovendien een echte teamplayer die goed kan organiseren en die zich thuis voelt in een academische wereld? Dan word jij misschien wel onze nieuwe collega!
Wat ga je doen als Management assistent?
Samen met je collega binnen de afdeling Business Management (BM) draag je bij aan de coördinatie en uitvoering van managementassistenttaken voor de directeur, het managementteam (MT) en eventueel voor andere collega’s binnen de organisatie wanneer secretariële ondersteuning wordt gevraagd. Daarnaast ben je in voorkomende gevallen ons aanspreekpunt naar externe relaties.
Concreet omvat de functie de volgende activiteiten en verantwoordelijkheden:
-
Ondersteunen van de directeur, het managementteam en de stafmedewerkers door het plannen, organiseren en coördineren van werkzaamheden en het bewaken van de voortgang.
-
Beheren en coördineren van agenda’s van de directeur en het managementteam, en beheren van de e-mail van de directeur en direct leidinggevende, waarbij prioriteiten worden gesteld en knelpunten in de planning tijdig worden gesignaleerd.
-
Voorbereiden, organiseren en notuleren van vergaderingen en bijeenkomsten, inclusief het opstellen van agenda’s en vergaderstukken.
-
Bewaken van de opvolging van besluiten, actiepunten en afspraken en zo nodig opvolgen en afstemmen.
-
Opstellen, redigeren en afhandelen van zakelijke correspondentie, documenten en rapportages, waaronder de management review.
-
Verzamelen, ordenen en beheren van informatie, documenten en archieven, inclusief het bewaken van bewaartermijnen en het (laten) uitvoeren van archiverings- en vernietigingsprocessen.
-
Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe relaties en zorgdragen voor een correcte en zorgvuldige communicatie.
-
Coördineren en uitvoeren van facilitaire en organisatorische werkzaamheden, waaronder inkoop, voorraadbeheer en het organiseren van bijeenkomsten.
-
Coördineren en organiseren van zakelijke reizen, waaronder (buitenlandse) reizen en hotelovernachtingen, en zorgdragen voor het beheer van het leaseautopark van de organisatie.
-
Coördineren van procurementprocessen en toezien op een juiste toepassing binnen de organisatie.
-
Ondersteunen bij organisatorische en administratieve processen binnen de afdeling Business Management.
-
Prioriteren en afhandelen van ad hoc werkzaamheden en onverwachte situaties.
-
Uitvoeren van aanvullende werkzaamheden, zoals lichte ICT-ondersteuning en ondersteunende taken op het gebied van communicatie en organisatie, voor zover passend binnen de functie.
Onze organisatie
Clinical Trial Center Maastricht (CTCM) is een professionele ondersteuner van mensgebonden onderzoek. Samen met haar partners zorgt CTCM ervoor dat het onderzoek wordt uitgevoerd conform de geldende wet- en regelgeving en dat de kwaliteit is geborgd. Naar behoefte van de klant biedt CTCM tevens op maat (personele) ondersteuning, om zo gezamenlijk een waardevol wetenschappelijk resultaat na te streven.
CTCM kan als partner fungeren voor een individuele onderzoeker, onderzoeksinstelling of firma op het gebied van mensgebonden onderzoek. Tevens is CTCM, als trialbureau van het Maastricht Universitair Medisch Centrum (MUMC+), het startpunt voor ieder onderzoek in het MUMC+ en de contractpartner voor extern gefinancierd onderzoek. CTCM is een dochteronderneming van het MUMC+.
Bij CTCM zijn circa 40 stafmedewerkers werkzaam en 45 onderzoeksmedewerkers die gedetacheerd zijn aan klanten. CTCM is betrokken bij meer dan 500 mensgebonden studies.
Business Management
De afdeling Business Management draagt zorg voor een effectieve en efficiënte inrichting van de bedrijfsvoering van CTCM. De afdeling omvat een breed scala aan aandachtsgebieden, waaronder finance & control ,HRM, informatiemanagement, quality assurance, marketing & communicatie, beleidsondersteuning, facilities en procurement.
Je bent een planningstalent met oog voor details. Ook als het druk is behoud je het overzicht en laat je je niet snel gek maken. Je schakelt snel tussen de verschillende werkzaamheden, of dat nou het bestellen van een bos bloemen is voor een nieuwe medewerker, of het notuleren van een complexe vergadering. Je werkt zelfstandig en vindt het tegelijkertijd ook leuk om samen met je directe collega secretariële zaken snel en deskundig op te pakken. Je bent proactief, mensgericht, met oog voor de organisatie en voor onderlinge verhoudingen. Vanzelfsprekend ben je dienstverlenend, klantvriendelijk, representatief en altijd discreet. Je haalt voldoening uit je werk wanneer je je collega’s optimaal weet te ondersteunen, zodat iedereen het werk zo goed en zo plezierig mogelijk kan doen.
Wat vragen we van een Management assistent?
-
HBO werk- en denkniveau.
-
Meerdere jaren relevante werkervaring als management assistent of een vergelijkbare functie.
-
Ervaring met en kennis van secretariële, administratieve en organisatorische processen.
-
Goede beheersing van Microsoft Office.
-
Kennis van en ervaring met digitale communicatiemiddelen, waaronder social media.
-
Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en goede beheersing van de Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
Competenties
-
Klantgericht
-
Kwaliteitsgericht
-
Resultaatgericht
-
Plannen en organiseren
-
Organisatiesensitiviteit
In de functie van Management assistent word je ingeschaald volgens de CAO UMC (indicatie schaal 7-8). De functie omvat 24 – 28 uur per week, uren en dagen in overleg. Daarnaast kennen we bij CTCM een uitgebreid pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder vakantietoeslag, een eindejaarsuitkering en een uitstekende pensioenvoorziening.
Je krijgt een uitdagende functie in een kennisgedreven organisatie met een prettige werksfeer. Zelfstandigheid en eigen initiatief worden gewaardeerd. We vinden het belangrijk dat je je talenten goed weet te benutten en helpen je om je verder te ontwikkelen in je werk.
Herken je jezelf in bovenstaand profiel en word je hier enthousiast van? Solliciteer dan door jouw CV en motivatie te mailen naar [email protected], ter attentie van Yvanka Pfeifer. Heb je nog inhoudelijke vragen over de functie? Neem dan contact op met Roger Super, manager Business Management, bereikbaar via telefoonnummer 043 – 387 20 40. Via Werkenbijmumc.nl ingediende sollicitaties worden niet in behandeling genomen.
Sollicitaties voor deze vacature kunnen worden ingediend tot en met 12 juni.
