Als facilitair coördinator (0,8 – 1,0 fte) bij gemeente Hilversum bouw je mee aan een professioneel, zakelijk en duurzaam team Facilitair. Jij gaat ervoor zorgen dat de facilitaire en huisvestingsprocessen soepel en effectief verlopen. Daarbij ben jij een vraagbaak voor en ontzorg je graag je collega’s. Tijd om te reageren!
Wat houdt je functie in?
In deze rol zorg je voor duidelijke en tijdige terugkoppeling van verstoringen en successen, en zorg je ervoor dat facilitaire en huisvestingsprocessen soepel en efficiënt verlopen. Als vraagbaak voor collega’s van verschillende afdelingen binnen de gemeente Hilversum ben je proactief en initiatiefrijk, met een focus op het behalen van het gewenste serviceniveau en het doen van verbetervoorstellen.
Daarnaast ben je contractbeheerder van diverse facilitaire contracten zoals schoonmaak, mobiliteit en het BHV-contract (opleidingen, trainingen, BHV-middelen etc.). Je beheert de contractdossiers en houdt overzicht op looptijden, afspraken en verplichtingen. Je monitort de prestaties van leveranciers en stuurt bij waar nodig. Ook voer je periodieke contractgesprekken met leveranciers om de kwaliteit van de dienstverlening te borgen en te verbeteren. Als onderdeel van je takenpakket houd je je ook bezig met het verduurzamen van de organisatie.
Je gaat werken aan een professioneel, zakelijk en duurzaam team Facilitair & Huisvesting bij gemeente Hilversum. De afdeling is ingericht als een regieorganisatie, wat betekent dat je verantwoordelijk bent voor het aansturen van de dienstverlening en het onderhouden van de samenwerking met de leveranciers. Je zorgt ervoor dat de gemaakte afspraken worden nagekomen en dat de kwaliteit van de dienstverlening op niveau blijft, zowel op operationeel als tactisch niveau, inclusief de financiële sturing.
Wat ga je concreet doen?
-
Beoordelen van (complexe) verzoeken en klantwensen en deze vertalen naar een adequate aanpak. Bewaken van de voortgang en afhandeling van meldingen, storingen en werkzaamheden;
-
Ondersteunen van de senior facilitair coördinator en bijdragen aan een efficiënte uitvoering van de facilitaire en huisvestingsprocessen;
-
Aansturen van leveranciers op operationeel en tactisch niveau en bewaken van gemaakte afspraken;
-
Ondersteunen bij grote projecten en aanbestedingen;
-
Rapporteren over de voortgang, prestaties en bijzonderheden en data gebruiken om processen te verbeteren;
-
Ondersteunen bij budgetbewaking en verzorgen van de afhandeling van facturen;
-
Fungeren als tweedelijns escalatiepunt bij operationele problemen en storingen.
Wat breng je mee?
- Een mbo+ / hbo werk- en denkniveau;
- Aantoonbare kennis en ervaring van dienstverlening op het gebied van facilitair en huisvesting;
- Bekend met een FMIS-systeem (TOPdesk) en goede kennis van Office 365, waaronder Excel en MS Teams;
- Je hebt kennis van projectondersteuning en projectmanagement of brengt voldoende ervaring mee met het uitvoeren van projecten;
- Kennis van contract- en leveranciersmanagement (bij voorkeur CATS-CM of bereid om dit te halen);
- Affiniteit met duurzaamheid en je hebt ervaring met werken binnen een regieorganisatie;
- Kennis van LEAN of bent bereid dit te leren;
- BHV-/ploegleidercertificaat of bereid dit te behalen.
Wie ben je?
Je hebt een positieve instelling en denkt in mogelijkheden. Je bent je bewust van de doelstellingen en zet je volledig in om deze tot een goed einde te brengen. Je weet de wensen en behoeften van klanten goed te achterhalen, je handelt hier ook naar en je vindt het belangrijk om kwaliteit te leveren. Je hebt een goed gevoel voor teamverhoudingen en neemt actief deel aan overleggen en activiteiten. Een situatie, probleem of vraagstuk weet je vanuit verschillende invalshoeken te bekijken en je bedenkt daarvoor een passende oplossing. Je hebt zin om in een dynamisch en gedreven facilitair team te werken in een gemeente met ambitie en brengt een gezonde dosis humor mee.
Zo ziet jouw nieuwe team eruit:
Je komt te werken op de afdeling Informatie, Innovatie en Ondersteuning (II&O) in het team Facilitair & Huisvesting. Dit team is onderverdeeld in drie onderdelen: Facilitaire Services (Soft Services), Huisvesting (Hard Services) en Informatiebeheer waarbij jij één van de facilitair contractbeheerders bent van het onderdeel Services.
- Services zorgt voor de “soft” facilitaire dienstverlening. Denk hierbij onder andere aan schoonmaak, catering, binnenbeplanting, drukwerk, kantoorartikelen, leaseauto’s, vergaderfaciliteiten en AV-middelen.
- Huisvesting is verantwoordelijk voor de “hard” facilitaire dienstverlening. Denk onder andere aan al het huurdersonderhoud aan E/W-installaties, beveiliging en technische beveiliging, meubilair, preventiemedewerker/ARBO-middelen, BHV-organisatie, facilitaire en huisvestingsprojecten, verhuizingen en energie/duurzaamheid.
- Informatiebeheer verzorgt de post-intake, het scanproces en het aanbieden van digitale post in het zaaksysteem.
Team Facilitair & Huisvesting heeft een hoge uitbestedingsgraad waarbij de dienstverlening ingericht is met single service managementcontracten waarbij de ontwikkeling ingezet is naar Multi Service Dienstverlening. De bode dienstverlening en informatiebeheer worden uitgevoerd door eigen medewerkers, voorzien van een flexibele schil.
Voor alle onderdelen geldt dat zij procesverbonden zijn met één of meerdere teams/afdelingen binnen onze organisatie. Het team werkt nauw samen met team Vastgoed, waar het fysieke vastgoedbeheer van alle gemeentelijke gebouwen is gecentraliseerd. Ook werken we nauw samen met team ICT, dat onder andere ook de eerstelijns facilitaire/ICT verzorgt, en met recordmanagement voor het verzorgen van de interne gemeentelijke zaken. De Servicedesk is integraal ingericht voor eerstelijns IT- en facilitaire klantvragen en wordt aangestuurd door de teammanager van ICT. Team Facilitair & Huisvesting bestaat in totaal uit ongeveer 25 medewerkers en wordt aangestuurd door teammanager Jan-Willem de Wit.
Wat kun je van ons verwachten?
-
✔ Werkweek: 32 tot 36 uur per week;
✔ Salaris: schaal 9 van de CAO Gemeenten (€3.524 - €5.033 bruto p/m bij 36 uur), afhankelijk van ervaring;
✔ Voorzieningen: uitstekende pensioenopbouw bij ABP (werkgever betaalt 70% premie) en een extra vangnet bij overlijden/arbeidsongeschiktheid;
✔ Extra's: Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% per jaar;
✔ Vergoeding OV: rondom onze locaties geldt betaald parkeren. Wij zetten ons actief in voor duurzame mobiliteit en vergoeden daarom het openbaar vervoer (2e klas) volledig;
✔ Ontwikkeling: opleidingsmogelijkheden via Hilversum Academie, met toegang tot trainingen vanaf dag één;
✔ Werk-privébalans: hybride werken is mogelijk, maar we verwachten je minimaal de helft van je tijd op locatie voor verbinding met collega's.
Samen sterker!
Wijdemeren en Hilversum zijn vanaf 1 januari 2027 één gemeente. Tot die datum werken we vanuit Hilversum voor beide gemeentebesturen. Zo kunnen we de dienstverlening aan onze 120.000 inwoners en bijna 20.000 bedrijven niet alleen blijven garanderen, maar ook verbeteren. Door onze krachten te bundelen, staan we sterker in het aanpakken van belangrijke uitdagingen, zoals wonen, natuur, economie en bereikbaarheid. Hilversum en Wijdemeren delen een historie en zijn al langer met elkaar verbonden.
De samenvoeging biedt nieuwe energie om die verbondenheid te versterken. De dorpen Ankeveen, Breukeleveen, 's-Graveland, Kortenhoef, Loosdrecht en Nederhorst den Berg behouden hun eigen karakter en vormen een waardevolle aanvulling op het meer stedelijke karakter van Hilversum. Van veen en water naar zand en heide. Die diversiteit maakt Hilversum aantrekkelijk om in te wonen, te werken én te recreëren.
Wil je meer informatie?
We komen graag met jou in contact! Laat snel jouw cv en motivatie achter en wij zullen contact met je opnemen. De sluitingsdatum van deze vacature is donderdag 9 juli 2026. De eerste gesprekken vinden plaats op 14 juli en de tweede gesprekken op 17 of 20 juli.
Stuur gerust een WhatsApp-bericht of bel naar Jan Willem de Wit, teammanager facilitair & huisvesting, 06-40 43 66 64 of met Marc Lesschen, recruiter, 06-41 17 48 27.
Een VOG is onderdeel van de procedure.
Met deze vacature werven we een nieuwe ‘vaste’ collega. Onze inhuuropdrachten worden gepubliceerd op www.flextender.nl. Acquisitie is dus niet nodig. Dank je wel.
