In deze functie ben je verantwoordelijk voor het ondersteunen van de directeur-bestuurder en zorg je voor structuur, overzicht en een efficiënte planning. Je beheert de agenda, signaleert knelpunten en zorgt ervoor dat de directeur-bestuurder goed voorbereid en met de juiste stukken en context aan afspraken deelneemt.
Daarnaast ondersteun je de bestuurlijke processen binnen de organisatie. Je bereidt vergaderingen van onder andere de Raad van Toezicht en de OR-Directie overleggen voor, stelt agenda’s op, verzamelt en controleert stukken en zorgt voor een zorgvuldige verslaglegging. Je bewaakt de voortgang van actiepunten en zorgt voor een goede opvolging.
Daarnaast bied je administratieve ondersteuning bij projecten en activiteiten. Je verwerkt en beheert gegevens, bewaakt planningen en ondersteunt collega’s bij de voortgang en organisatie van projecten. Ook organiseer je bijeenkomsten, zoals medewerkersbijeenkomsten of werkbezoeken. Jij coördineert alles: van planning, programma tot catering. Je schakelt met collega’s uit de organisatie en externe partners en zorgt dat alles soepel verloopt. In de toekomst begeleid je mogelijk een stagiaire Secretariaat in het dagelijks werk en draagt bij aan diens ontwikkeling.
Verder ondersteun je in de dagelijkse secretariële en administratieve processen van de afdeling Bedrijfsvoering, zoals bijvoorbeeld:
je verzorgt de vrijwilligersadministratie in AFAS en verwerkt mutaties en VOG-aanvragen;
je onderhoudt het contractregister;
je ondersteunt het wervingsproces van medewerkers via Homerun en bewaakt de voortgang;
je pakt ook praktische zaken op, zoals kantoorbestellingen en facilitaire ondersteuning;
je bent aanspreekpunt voor interne vragen en inkomende telefoontjes.
Je denkt vooruit, bewaakt deadlines en zet reminders uit richting collega’s. Dankzij jouw overzicht en structuur kunnen anderen hun werk goed doen.
Kortom: een veelzijdige functie waarin jij de spil bent in de ondersteuning van de directeur-bestuurder en het soepel laten verlopen van bestuurlijke en bedrijfsvoerings-processen.
