Executive Assistant CEO (32-40 uur)
Voor onze snelgroeiende internationale e-commerce organisatie gevestigd in IJsselstein zoeken wij een Executive Assistant die de rechterhand wordt van onze CEO. Iemand die energie krijgt van structuur aanbrengen, vooruitdenken en ervoor zorgen dat zaken geregeld zijn voordat erom gevraagd wordt.
Ben jij iemand die moeiteloos schakelt tussen administratie, contracten, planning en het ondersteunen van een ondernemer in een dynamische omgeving? Zoek je een rol met veel verantwoordelijkheid, vrijheid en impact? Dan maken we graag kennis met jou.
Jouw rol als Executive Assistant
Je bent verantwoordelijk voor:
- Het volledig beheren van de administratieve backoffice van de CEO en de holdings.
- Verwerken en bewaken van facturen, declaraties, doorbelastingen en abonnementen.
- Opstellen en uitwerken van contracten, plannen, voorstellen en andere documenten op basis van korte input of een voice note.
- Bewaken van lopende trajecten, deadlines en actiepunten zodat niets langer dan een week blijft liggen.
- Structureren, verbeteren en optimaliseren van administratieve processen.
- Ondersteunen bij vertrouwelijke dossiers en communicatie richting interne en externe stakeholders.
- Fungeren als sparringpartner die overzicht houdt en ervoor zorgt dat de CEO zich volledig kan richten op strategie, groei en recruitment.
Je valt in deze rol direct onder de CEO. In eerste instantie ligt de focus op het volledig ontzorgen van zijn backoffice. Naarmate de organisatie verder groeit, ontwikkelt deze functie zich steeds meer richting een combinatie van Executive Assistant en Office Management.
Wat breng jij in ieder geval mee?
- Je beschikt over een hbo werk- en denkniveau.
- Je hebt minimaal 3 jaar relevante werkervaring als Executive Assistant, Personal Assistant, Management Assistant, Office Manager of directiesecretaresse naast een founder, DGA of directie.
- Je hebt ervaring met administratieve processen, facturatie, boekhouding en het verwerken van declaraties.
- Je bent sterk in het schrijven van foutloze Nederlandse en Engelse teksten en weet onduidelijke input om te zetten naar een concreet en bruikbaar document.
- Je bent gewend om te werken in een omgeving waar prioriteiten snel veranderen en schakelt hier moeiteloos tussen zoals dit gaat binnen een snelgroeiende e-commerce omgeving.
- Je bent proactief, zelfstandig en ziet werk liggen voordat iemand erom hoeft te vragen.
- Je werkt nauwkeurig, bent discreet en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
- Je hebt ervaring met Google Workspace en boekhoudsoftware en maakt nieuwe (AI-)tools snel eigen.
- Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal uitstekend in woord en geschrift.
Wat wij jou bieden
- Een dienstverband van 32 tot 40 uur per week, gevestigd op ons hoofdkantoor in IJsselstein (aan de A2 nabij Utrecht).
- Een ruime en creatieve werkplek en twee kantoorhonden
- Een internationaal team waarbij hybride en flexibel werken de norm is; je deelt zelf jouw werkweek maar we komen ook regelmatig samen.
- Mogelijkheid tot het volgen van cursussen ten behoeve van jouw werkzaamheden zoals AI tools of andere software.
- Voldoende gratis parkeergelegenheid.
- Een salarisindicatie afhankelijk van meegebrachte ervaring. Dit varieert tussen de €3.200 en €4.000 bruto per maand op basis van een fulltime dienstverband.
- Een organisatie waar eigen initiatief, zelfstandigheid en het aandragen van verbeteringen worden gewaardeerd.
- Een rol met veel zelfstandigheid en directe impact op de groei van een internationale scale-up.
SMT Group
SMT Group is in 2016 ontstaan vanuit nieuwsgierigheid naar een product dat één van de oprichters in zijn directe omgeving ontdekte. Wat begon als een experiment is uitgegroeid tot een internationaal e-commercebedrijf in arts & crafts, met miljoenen klanten in meer dan twintig landen. Het team is wereldwijd verspreid en bestaat uit ongeveer 20 medewerkers O.a. specialisten op het gebied van Design, Marketing, Finance, HR, Category Management en Customer Service.
Wij bouwen aan creatieve ervaringen. Ons doel is om wereldwijd het meest geliefde DIY-art merk te worden, met lokale platforms per land, gedreven door dezelfde hoge kwaliteit, creativiteit en een sterke focus op de klant. Hiervoor werken wij samen met verschillende kunstenaars om maandelijks honderden nieuwe producten te lanceren en bouwen continu aan een assortiment dat creativiteit en commercie combineert.
Platforms die onder de SMT Group vallen zijn o.a.: schilderopnr.nl en diy-artclub.com, diamondpaintingwelt.de en bijvoorbeeld happypainting.se.
Salaris: €3.200,00 - €4.000,00 per maand
Arbeidsvoorwaarden:
- Bedrijfsopleiding
- Flexibele werkuren
- Kerstpakket
- Kosteloos parkeren
- Pensioen
- Productkorting werknemers
- Reiskostenvergoeding
- Telefoon van de zaak
- Werk vanuit huis
Werklocatie: Hybride werken in IJsselstein
