Gemeente Tilburg is een levendige en dynamische stad met een rijke geschiedenis en een veelbelovende toekomst. Als één van de grootste gemeenten in Nederland streven we ernaar om onze stad te ontwikkelen en te laten groeien door middel van diversiteit, inclusie, duurzaamheid en gemeenschapsgerichte dienstverlening. Dit doen we met meer dan 2.500 medewerkers, verdeeld over 19 afdelingen met 120 leidinggevenden.
Als flex managementassistent ondersteun je verschillende afdelingen binnen Gemeente Tilburg. Je wordt ingezet waar tijdelijk extra ondersteuning nodig is, bijvoorbeeld bij ziekte, verlof of een tijdelijke capaciteitsvraag. Je bent een vertrouwd gezicht binnen het team en zorgt ervoor dat de dagelijkse werkzaamheden soepel verlopen. Je ondersteunt één of meerdere managers en bouwt daardoor een goed netwerk op met collega's en samenwerkingspartners.
Als managementassistent ben je de rechterhand van één of meerdere leidinggevenden binnen een afdeling van Gemeente Tilburg. Je zorgt voor structuur, overzicht en een goede ondersteuning van de dagelijkse werkzaamheden. Je coördineert en voltooit administratieve taken met nauwkeurigheid, wat ervoor zorgt dat alles soepel verloopt. In deze rol fungeer je als de schakel die ervoor zorgt dat alle onderdelen goed op elkaar aansluiten. Jouw belangrijkste werkzaamheden:
-
Je beheert agenda’s, plant afspraken en vergaderingen en zorgt voor de juiste voorbereiding. Je reserveert ruimtes en middelen, verstuurt agenda’s en zorgt dat alle benodigde stukken tijdig beschikbaar zijn. Daarnaast stel je planningen op en onderhoud je contact met interne en externe relaties;
-
Je organiseert diverse activiteiten, evenementen en bijeenkomsten zoals afscheidsrecepties, trainingen, heisessies en workshops;
-
Je beheert en verzorgt de inhoudelijke voorbereiding van correspondentie en registreert, archiveert en bewaakt de voortgang;
-
Je controleert uitgaande stukken op spelling, grammatica en juiste lay-out. Je laat post ondertekenen en zet inkomende post door naar de behandelaar. Ook beheer je de mailbox, archiveer je documenten en verzorg je inkooporders;
-
Verzamelt, in opdracht, informatie en stelt de nieuwsbrief op inclusief het schrijven van nieuwsberichten;
-
Je voert administratieve HR-taken uit zoals het verzorgen van ziek- en betermeldingen, het plannen van gesprekken en het uitwerken van de vakantieplanning. Daarnaast maak je rapportages uit het managementsysteem.
Jij wordt onderdeel van het team Managementassistenten binnen de afdeling Faciliteiten. Dit team bestaat uit ruim 65 managementassistenten die één of meerdere leidinggevende ondersteunen. De twee coördinatoren zorgen voor de dagelijkse coördinatie en de teammanager geeft sturing en leiding aan het complete team. Het is een hechte club collega’s waar samenwerking (clusterverband) voorop staat. Elke twee maanden wordt het kenniscafé georganiseerd met een afsluitende borrel.
Ook zal je nauw samenwerken met de leidinggevende(n) die je ondersteunt. Je werkplek bevindt zich op een van onze vier gemeentelijke locaties, waaronder het moderne stadhuis en de nieuwe stadswinkel. Hier komen we samen in onze gedeelde kernwaarden van verbondenheid, daadkracht en vernieuwing. Collega’s staan echt voor elkaar klaar. Binnen deze functie heb jij de vrijheid om je tijd in overleg met de coördinator in te delen. Zo heb je de mogelijkheid gedeeltelijk vanuit huis te werken of op kantoor.
Wij kunnen rekenen op jouw vriendelijke en gastvrije persoonlijkheid. Jij bent leergierig, flexibel, accuraat, zelfstandig en proactief. Jij begrijpt de dynamiek, belangen en verhoudingen die kenmerkend zijn voor een organisatie op bestuurlijk niveau. Integriteit en verantwoordelijkheid staan hoog op jouw lijst en je begrijpt dat alertheid en snel schakelen van groot belang zijn. Met deze eigenschappen ben je klaar om een waardevolle bijdrage te leveren aan ons team.
-
Je beschikt over relevante afgeronde MBO 4 opleiding die raakvlakken heeft met het managementassistenten vak;
-
Je hebt kennis en ervaring met complex agendabeheer;
-
Het MS-Office pakket, zoals Outlook en Word, heeft voor jou geen geheimen;
-
Je bent 24 tot 36 uur beschikbaar.
De Gemeente Tilburg biedt een inspirerende werkomgeving waar diversiteit gewaardeerd wordt en authenticiteit gestimuleerd. Als onderdeel van een vooraanstaande overheidsorganisatie krijg je de kans om niet alleen bij te dragen aan Tilburg, maar ook aan je eigen groei dankzij ons uitgebreide aanbod aan trainingen via het Tilburgs Leerhuis.
Verder bieden wij je:
-
De functie is ingeschaald in salarisschaal 7 met aanloopschaal 6. Op basis van een fulltime dienstverband is dit minimaal € 2.596,- en maximaal € 4.065,- bruto per maand. Afhankelijk van jouw ervaring en huidige situatie doen we je een zo goed mogelijk voorstel binnen deze bandbreedte.
-
201,6 verlofuren en de mogelijkheid om max. 187 verlofuren bij te kopen (o.b.v. een fulltime dienstverband);
-
Een individueel keuzebudget van 17,05% boven op je salaris. Dat je het gehele jaar door kunt inzetten voor bijvoorbeeld extra verlof, een extra uitbetaling, studie, vakantiegeld of de aanschaf van een (elektrische) fiets;
-
Uitstekende pensioenopbouw bij ABP, waarvan de werkgever 70% betaalt, inclusief een solide extra vangnet bij overlijden en arbeidsongeschiktheid;
-
Een werkgeversbijdrage in de kosten van de zorgverzekering;
-
Korting op een arbeidsongeschiktheidsverzekering via Loyalis;
-
Bij goed functioneren ontvang je in principe na één jaar een vast contract;
-
Een goede werk-privébalans met een werkweek van max. 36 uur, gedeeltelijk thuiswerken en flexibiliteit qua werktijden;
-
Een sta/zit bureau, bureaustoel en toebehoren om je thuiswerkplek volledig en goed in te richten;
-
Werk je thuis? Dan ontvang je een thuiswerkvergoeding van €3,25 netto per thuiswerkdag;
-
Een laptop en mobiele telefoon;
-
Reis je met openbaar vervoer? Jouw reiskosten worden dan volledig vergoed (2e klas).
De vacature staat open t/m 23 augustus. De 1e gesprekken zullen plaatsvinden op woensdag 26 en donderdag 27 augustus. Wil je eerst meer informatie over de functie? Neem dan contact op met Mireille Franken, Teammanager, via tel nr. 0650030590. Vragen over de sollicitatieprocedure kun je mailen naar [email protected]
Gemeente Tilburg wil een betrouwbare partner (werkgever) zijn voor inwoners en medewerkers. Daarom vragen we je om een geldige Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) te overleggen als onderdeel van het proces om bij ons te komen werken.
Wil je meer weten over het speelveld van deze vacature? Kijk dan eens op onderstaande websites:
Werken bij Gemeente Tilburg
Onze arbeidsvoorwaarden
Meer over CAO-gemeenten
Aan de in deze vacature vermelde salarissen kunnen geen rechten worden ontleend.
Delen van de vacature mag, graag zelfs! Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.
