Samenvatting
Wij zoeken een professionele en georganiseerde Directiesecretaresse die de directie ondersteunt bij alle administratieve en organisatorische taken. In deze functie ben je verantwoordelijk voor het efficiënt beheren van agenda’s, het afhandelen van correspondentie en het verzorgen van een vlekkeloze kantoororganisatie. Je bent het eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten en zorgt voor een soepele communicatie binnen de organisatie.
Taken
- Beheren van de agenda’s en afspraken van de directie, inclusief het plannen en coördineren van meetings en afspraken
- Afhandelen van inkomende en uitgaande correspondentie, zowel schriftelijk als digitaal
- Verzorgen van telefonische communicatie volgens de juiste etiquette, inclusief multi-line phonesystemen
- Organiseren van zakelijke reizen, vergaderingen en evenementen
- Verwerken van gegevens en documenten via data entry, filing en Office management systemen zoals Microsoft Office, Google Workspace en DocuSign
- Onderhouden van klant- en contactenbestanden en zorgen voor een overzichtelijke archivering
- Ondersteunen bij projectcoördinatie en administratieve taken met behulp van tools zoals Microsoft Outlook Calendar, QuickBooks en Microsoft Office
- Fungeren als eerste aanspreekpunt bij de receptie en zorgen voor een professionele ontvangst van bezoekers
- Uitvoeren van algemene kantoorwerkzaamheden ter ondersteuning van de dagelijkse bedrijfsvoering
- Zorgdragen voor een correcte administratie en rapportages ten behoeve van de organisatie
Kwalificaties
- Aantoonbare ervaring als secretaresse of personal assistant, bij voorkeur in een zakelijke omgeving
- Uitstekende organisatorische vaardigheden en het vermogen om meerdere taken tegelijk te beheren
- Sterke computer- en softwarevaardigheden, inclusief Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), Google Workspace, QuickBooks en DocuSign
- Goede typvaardigheden en ervaring met data entry
- Ervaring met office management, front desk werkzaamheden en telefoon etiquette met multi-line systemen
- Beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift; goede kennis van het Engels is vereist, Duits is een pré
- Klantgerichte houding met uitstekende communicatieve vaardigheden
- Flexibel, proactief en discreet in omgang met vertrouwelijke informatie
Salaris: €2.529,70 - €5.058,73 per maand
Werklocatie: Fysiek
