Ontlasten en ontzorgen van de manager daar waar mogelijk. Dat is waar het omdraait in de rol van managementassistent. Als rechterhand van de manager speel jij een sleutelrol. Samen vormen jullie de ruggengraat van het team, waarbij de nadruk ligt op ondersteuning en secretariële taken. Daarnaast verricht je administratieve werkzaamheden voor het team communicatie.
Als managementassistent ondersteun jij het team communicatie binnen de Provincie Drenthe. Door jouw betrokkenheid in het team krijg jij inhoudelijk mee wat er binnen het team speelt. Dit helpt jou om de werkzaamheden die gevarieerd zijn goed uit te voeren. Jij zorgt ervoor dat de manager die jij ondersteunt, wordt ontzorgd. Jij ziet het werk liggen en neemt dit uit handen en neemt proactief deel aan het geheel. Denk aan:
Je beheert zelfstandig de agenda en mailbox van de manager en prioriteert, filtert en onderneemt direct actie waar nodig. Je bereidt overleggen voor, stelt stukken beschikbaar en bewaakt de voortgang van afspraken. Ook organiseer je vergaderingen en evenementen: je plant, maakt de agenda, nodigt deelnemers uit en regelt locatie en faciliteiten. Daarnaast registreer, verwerk en archiveer je documenten en fungeer je als eerste aanspreekpunt voor medewerkers en externe partijen. Je ondersteunt bij personeelszaken, zoals het plannen van sollicitatiegesprekken en het organiseren van jubilea en afscheid. Verder beheer je de SharePointpagina van team communicatie, houd je adressenlijsten actueel en spring je bij op dossiers waar extra ondersteuning nodig is.
Jij bent een echt organisatietalent. Stressbestendigheid en snel schakelen zit in jouw DNA. Je hebt een klantgerichte en proactieve instelling, maar bent ook zeker in staat om grenzen aan te geven en te bewaken. Je bent integer, weet situaties goed in te schatten door assertief te zijn, maar bent terughoudend wanneer de situatie daar om vraagt.
- Mbo 4 werk- en denkniveau.
- Ruime ervaring in het ondersteunen van leidinggevenden binnen een complexe organisatiestructuur.
- Affiniteit met werken binnen de overheid (ervaring is een pre).
- Uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal.
Werken bij de provincie Drenthe betekent bijdragen aan een mooi en leefbaar Drenthe. Jij krijgt van ons de kans om je verder te ontwikkelen in een professionele en ondersteunende omgeving. Daarnaast bieden we een aantrekkelijk pakket aan arbeidsvoorwaarden, zoals:
- Een arbeidsovereenkomst van 20 - 24 uur per week voor de duur van één jaar met uitzicht op een vaste aanstelling.
- Een salaris binnen schaal 7 (Realisator/ondersteuner functieprofiel cao Provinciale sector), tussen € 2.749,50 en € 3.851,87 o.b.v. 36 uur, afhankelijk van ervaring en achtergrond.
- Een individueel keuzebudget (IKB) van 22,37% boven op je maandsalaris.
- Een persoonlijk ontwikkelbudget (PBDI) van € 6.000, - per 5 jaar om jouw groei en inzetbaarheid te stimuleren.
- De mogelijkheid om verlofdagen bij te kopen of spaarverlof op te bouwen.
- Voordelige pensioenopbouw bij ABP, waarbij wij als werkgever 70% bijdragen.
- Drenthe Vitaal: een programma waarin we samen met jou investeren in jouw duurzame inzetbaarheid.
Bij de provincie Drenthe geloven we dat diversiteit ons sterker maakt. We verwelkomen kandidaten met verschillende achtergronden, ervaringen en perspectieven. Bij ons heb je de ruimte om jezelf te kunnen zijn: iedereen doet mee en iedereen doet ertoe in Drenthe.
Het overleggen van een geldige Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) maakt onderdeel uit van de sollicitatieprocedure.
Geïnteresseerd? Solliciteren kan tot en met woensdag 17 juni met je cv en korte motivatie. De sollicitatiegesprekken staan gepland op woensdag 24 juni. We kijken uit naar je reactie! Heb je inhoudelijke vragen over deze vacature? Neem contact op met de manager Communicatie, Liesbeth Brouwer, via 0592 – 36 55 55. Voor vragen over de procedure kun je een mailbericht sturen naar [email protected].
