Werken aan concrete projecten in een complexe omgeving met meerdere partijen en verschillende belangen? Dat kan bij de afdeling Gebiedsontwikkeling, onderdeel van de directie Gebieds- en Vastgoedontwikkeling.
Als Rijksvastgoedbedrijf nemen we onze verantwoordelijkheid voor het realiseren van maatschappelijke doelen in de grootschalige gebiedsontwikkelingen op rijksgrond. Als programmasecretaris help jij dit soort uitdagende projecten en programma’s in goede banen te leiden. Daar plukt de hele samenleving de vruchten van.
Geen dag is hetzelfde en je mag inventief zijn in het meedenken aan oplossingen die nog niet bestaan. De belangen zijn groot, dus omgevingssensitief is een vereiste. Jij bent de spin in het web en hebt de meest waardevolle functie binnen het programma: zonder jou zijn we nergens.
Je gaat met meerdere grootschalige projecten tegelijk aan de slag waarbij iedere gebiedsontwikkeling een andere benadering vraagt; je gaar werken aan de grootschalige gebiedsontwikkelingen Pampus en Oosterwold in Flevoland, maar ook aan de herontwikkeling van de binnenstad Den Haag met al haar rijkskantoren. Een programmasecretaris ondersteunt de programmamanager om projecten tot een goed eindresultaat te brengen. Daarbij fungeert de projectsecretaris als de rechterhand van de programmamanager en als het centrale aanspreekpunt voor samenwerkingspartners en andere interne en externe stakeholders. De projectsecretaris levert praktische, inhoudelijke en beheersmatige bijdragen aan de projecten en vervult een adviserende rol richting het project en de programmamanager. Incidenteel wordt ook ondersteuning verleend aan de andere projectmanagers binnen het team. De programmasecretaris is samen met de projectondersteuners verantwoordelijk voor het op orde houden van de projectadministratie in brede zin.
Taken en verantwoordelijkheden van de programmasecretaris
- Draagt zorg voor de praktische ondersteuning en de advisering van de programmamanager, op zowel projectinhoudelijk vlak als bij de beheersing van het project. De projectsecretaris en de programmamanager maken heldere afspraken over de invulling van de ondersteuning;
- Werkt onder verantwoordelijkheid van de programmamanager zelfstandig deelvragen uit binnen de projectopgave en begeleid deelprojecten op basis van de eigen specifieke expertisen en specialismen;
- Stelt onder verantwoordelijkheid van de programmamanager zelfstandig projectdocumenten en projectinhoudelijke notities of stukken op;
- Heeft een primaire rol in het coördineren en uitvoeren van het besluitvormingsproces, waaronder het schrijven van inhoudelijke besluitvormingsdocumenten voor stuurgroepen, etc. en het uploaden daarvan in gemeentelijke applicaties. De programmamanager is eindverantwoordelijk voor de kwaliteit van de stukken en het juiste procesverloop.
- Vormt een belangrijk aanspreekpunt voor het project en onderhoudt namens de programmamanager contact met de projectgroep en interne / externe stakeholders en verzorgt de afspraken met hen;
- Zet in overleg met de programmamanager acties uit bij vakspecialisten binnen en buiten de organisatie, bewaakt de voortgang hiervan en verzorgt de verwerking van de verkregen informatie / bijdragen. Houdt tevens zicht op de taken zoals die zijn opgenomen in de projectplanning. Indien acties en taken onvoldoende navolging krijgen, dan escaleert de projectsecretaris naar de programmamanager;
- Verantwoordelijk voor het organiseren van (projectgroep) overleggen, het opstellen van de agenda en de verslaglegging van deze overleggen. De programmamanager is eindverantwoordelijk voor de inhoud van de agenda, het verstuurde verslag en het voorzitten van de overleggen;
- Verantwoordelijk voor het bewaken van het projectbudget en de urenbesteding en het signaleren van (toekomstige) afwijkingen daarin richting de programmamanager. Ook het ondersteunen bij het aanvragen van subsidies en de voortgangsbewaking van verkregen subsidies, valt onder de verantwoordelijkheid van de projectsecretaris. De programmamanager is eindverantwoordelijk voor het projectbudget;
- Verzorgt periodiek (gestandaardiseerde) sturingsinformatie op het gebied van financiën, urenbesteding en planning voor de programmamanager, zodat deze grip houdt op de realisatie van het project via de P&C-structuur en rapportages van GVO;
- Verzorgt onder verantwoordelijkheid van de programmamanager de communicatie naar stakeholders. Organiseert en coördineert in overleg met de programmamanager ook andere communicatie-uitingen en -momenten, zoals projectwebsites, nieuwsbrieven en persberichten, officiële openingen en participatie en levert daar een inhoudelijke bijdrage aan. Fungeert daarbij tevens als aanspreekpunt voor de betrokken communicatieadviseur;
- Ondersteunt in voorkomende gevallen bij bijzondere – niet reguliere –werkzaamheden, zoals bijvoorbeeld het zoeken en verzamelen van informatie en documenten (uitzoekklussen) en advisering en de afhandeling ten behoeve van WOO-verzoeken.
- Verantwoordelijk voor het onderhouden en de doorontwikkeling van de eigen werkprocessen, instrumenten en formats. Dit ter verbetering van de efficiency en effectiviteit van de eigen werkzaamheden.
Enthousiast geworden? Solliciteer direct, wij kijken ernaar uit! Een eerste kennismaking kan wat ons betreft snel plaatsvinden. Wil je eerst inhoudelijk meer weten over de functie? Stuur een bericht naar Chris van der Sloot ([email protected]). Hij staat je graag te woord.
