Algemeen
Hotelschool The Hague richt een onafhankelijke Commissie voor Bezwaren, Beroep en Klachten (“OAC, objection, appeal and complaints). Ter ondersteuning van deze commissie OAC zoekt Hotelschool The Hague een ambtelijk secretaris met een juridische achtergrond.
De ambtelijk secretaris ondersteunt de Commissie OAC bij een zorgvuldige, gestructureerde en tijdige behandeling van zaken. De ambtelijk secretaris bewaakt de procedurele kwaliteit, termijnen, correspondentie en documentatie, en zorgt ervoor dat het proces ordelijk en conform het OAC-reglement verloopt.
De Commissie OAC behandelt bezwaren, beroepen en klachten met betrekking tot specifieke rechtspositionele aangelegenheden onder het CAO-HBO-kader. De commissie draagt bij aan procedurele transparantie, zorgvuldigheid en een onafhankelijke behandeling van zaken die impact kunnen hebben op medewerkers en de organisatie.
Hotelschool The Hague opereert in een internationale omgeving. Officiële documentatie wordt vaak in het Nederlands opgesteld, met Engelse vertalingen voor medewerkers die het Nederlands niet op zakelijk niveau beheersen.
Afdeling
Corporate Office
Algemene functiebeschrijving
De ambtelijk secretaris ondersteunt de Commissie OAC bij de behandeling van zaken die betrekking hebben op:
functieordening en functiewaardering;
beroep tegen beoordelingen of herbeoordelingen;
klachten over individuele werk- en taakbelasting.
De ambtelijk secretaris ondersteunt de commissie bij de eerste procedurele beoordeling van ingediende zaken. Dit omvat onder meer het controleren of de benodigde informatie en stukken zijn ontvangen, het bewaken van de geldende termijnen en het ondersteunen van de commissie bij de toetsing of een zaak ontvankelijk is op grond van het OAC-reglement.
Wanneer een zaak in behandeling wordt genomen, ondersteunt de ambtelijk secretaris het proces vóór, tijdens en na de behandeling door de commissie. Dit omvat correspondentie met betrokken partijen, voorbereiding en planning van hoorzittingen, dossiervorming, verslaglegging, bewaking van termijnen en ondersteuning bij de afronding van het schriftelijke advies aan het College van Bestuur.
Belangrijkste verantwoordelijkheden
De ambtelijk secretaris is verantwoordelijk voor:
het ondersteunen van de Commissie OAC bij de procedurele behandeling van ingediende zaken;
het ontvangen, registreren en administratief verwerken van bezwaren, beroepen en klachten;
het controleren of ingediende zaken de vereiste informatie en documentatie bevatten;
het bewaken van termijnen zoals opgenomen in het OAC-reglement;
het ondersteunen van de commissie bij de toetsing van ontvankelijkheid;
het verzorgen van correspondentie met medewerkers, leidinggevenden, de werkgever en andere betrokken partijen;
het plannen en voorbereiden van commissievergaderingen en hoorzittingen;
het zorgvuldig beheren en compleet houden van het dossier;
het opstellen van procedurele verslagen en het vastleggen van relevante processtappen;
het ondersteunen van de voorzitter en commissieleden bij de voorbereiding en afronding van schriftelijke adviezen;
het waarborgen dat adviezen correct worden gedocumenteerd, ondertekend en gedeeld met de juiste partijen;
het bewaken van vertrouwelijkheid en zorgvuldige omgang met persoonlijke en gevoelige informatie;
het ondersteunen van periodieke rapportage aan het College van Bestuur, zonder daarin persoonlijke of gevoelige informatie op te nemen;
het signaleren van procedurele aandachtspunten of terugkerende administratieve knelpunten.
Aard van de benoeming
Dit betreft een benoeming als ambtelijk secretaris van de Commissie OAC. De invulling van de rol zal plaatsvinden via een externe benoeming. Deze benoeming, vormt geen arbeidsovereenkomst met Hotelschool The Hague.
De verwachte werkbelasting is afhankelijk van het aantal en de complexiteit van de zaken. Op basis van een indicatieve werklast van vier tot acht zaken per jaar wordt de tijdsbesteding geschat op circa 40 tot 100 uur per jaar.
De ambtelijk secretaris moet beschikbaar zijn om binnen de termijnen van het OAC-reglement correspondentie, planning, documentatie, hoorzittingen en adviesprocessen te ondersteunen. Hoorzittingen kunnen, afhankelijk van de omstandigheden van de zaak, fysiek of online plaatsvinden.
Vergoeding
De vergoeding voor de ambtelijk secretaris is een uur tarief, de hoogte van het tarief wordt vastgesteld op basis van de overeengekomen vorm van benoeming. De afspraken over vergoeding worden voorafgaand aan de benoeming overeengekomen en schriftelijk bevestigd.
Deze rol is, bij externe benoeming, geen functie in dienstverband en valt niet onder de salarisschalen van de CAO-HBO.
Kandidaatprofiel
De ideale kandidaat voldoet aan de volgende vereisten:
opleiding op HBO+ of academisch niveau, bij voorkeur in de richting rechten, bestuursrecht, arbeidsrecht, HR, governance of een verwant vakgebied;
relevante juridische achtergrond;
ervaring met bezwaar-, beroeps-, klachten- of geschilprocedures;
kennis van het CAO-HBO-kader, of het vermogen zich dit snel eigen te maken;
ervaring met procedurele ondersteuning van commissies, klachtencommissies, beroepscommissies of vergelijkbare organen is wenselijk;
sterk ontwikkeld gevoel voor procedurele zorgvuldigheid, termijnen en dossiervorming;
zeer gestructureerde en nauwkeurige werkwijze;
uitstekende schriftelijke communicatieve vaardigheden;
vermogen om heldere, zakelijke en procedureel correcte correspondentie op te stellen;
vermogen om vertrouwelijke en gevoelige informatie discreet te behandelen;
goed organisatorisch vermogen en het vermogen om meerdere processtappen gelijktijdig te bewaken;
sensitiviteit voor arbeidsverhoudingen, organisatiedynamiek en de mogelijke impact van procedures op medewerkers en de organisatie;
vermogen om constructief samen te werken met de voorzitter, commissieleden en betrokken partijen;
beheersing van zakelijk Engels, inclusief het vermogen om effectief te communiceren met niet-Nederlandstalige medewerkers;
uitstekende beheersing van de Nederlandse taal;
Uitsluitingscriteria
De ambtelijk secretaris moet de rol zorgvuldig, onafhankelijk en vertrouwelijk kunnen vervullen. De ambtelijk secretaris mag geen functie, belang of relatie hebben die de zorgvuldige en onpartijdige ondersteuning van de Commissie OAC kan aantasten, of waarvan de schijn kan bestaan dat deze de procedurele onafhankelijkheid van de commissie aantast.
Competenties
De ambtelijk secretaris beschikt over:
procedurele nauwkeurigheid;
integriteit en discretie;
sterk organisatorisch vermogen;
zorgvuldige dossiervorming;
heldere schriftelijke communicatie;
analytisch en juridisch inzicht;
betrouwbaarheid in het bewaken van termijnen;
sensitiviteit en professionaliteit in de omgang met partijen;
vertrouwelijkheid in de omgang met persoonlijke en gevoelige informatie;
het vermogen om onafhankelijk en zorgvuldig te ondersteunen binnen een formele commissieprocedure.
Praktische vereisten
De ambtelijk secretaris moet beschikbaar zijn om documentatie te verwerken, correspondentie te verzorgen, hoorzittingen voor te bereiden, vergaderingen te ondersteunen en bij te dragen aan de afronding van schriftelijke adviezen binnen de termijnen zoals vastgelegd in het OAC-reglement.
Van de ambtelijk secretaris wordt verwacht dat hij of zij ten minste één jaarlijkse afstemmingsbijeenkomst met de commissie bijwoont om procedures, werkwijzen en relevante ontwikkelingen te bespreken.
Proces
Kandidaten kunnen hun belangstelling voor deze rol kenbaar maken tot en met 14 augustus 2026 door het toezenden van CV & korte motivatie via de sollicitatielink. Na sluiting van de aanmeldtermijn vindt een selectie plaats op basis van de ontvangen aanmeldingen. De geselecteerde kandidaten worden vervolgens uitgenodigd voor een gesprek. Deze gesprekken vinden plaats in de periode van 1 tot en met 15 september 2026.
Mocht u vragen hebben kunt u deze stellen via [email protected]. Vanwege de zomervakantie kan het enige tijd duren voordat wij u kunnen antwoorden.
