Binnen Facility Services speelt het Events-team een belangrijke rol in de organisatie en uitvoering van de activiteiten van Nyenrode Business Universiteit. Van onderwijsprogramma’s en bijeenkomsten tot exclusieve externe evenementen: achter iedere succesvolle activiteit staat een strakke planning en vlekkeloze facilitaire organisatie.
Als Events Coordinator ben jij hierin een onmisbare schakel. Jij zorgt ervoor dat programma’s en evenementen facilitair tot in detail kloppen. Je bent verantwoordelijk voor de volledige facilitaire coördinatie: van zaalreserveringen tot catering, hotelovernachtingen en de afstemming met interne teams en leveranciers.
Je vertaalt complexe planningen moeiteloos naar een overzichtelijke en foutloze verwerking in ons reserveringssysteem. Daarbij houd je continu zicht op capaciteit, bezetting en logistieke processen. Jij denkt vooruit, signaleert knelpunten en weet snel te schakelen wanneer situaties veranderen.
Je werkzaamheden bestaan o.a. uit:
-
Behandelen van interne en externe aanvragen voor zaalreserveringen;
-
Adviseren van interne stakeholders over de organisatie, inrichting en planning van evenementen;
-
Vertalen van programma’s en wensen naar een gestructureerde en foutloze verwerking in systemen;
-
Inboeken en controleren van zaal-, catering- en hotelreserveringen in het reserveringssysteem;
-
Bewaken en optimaliseren van planningen, capaciteit en bezettingsgraden;
-
Signaleren en oplossen van logistieke en facilitaire planningsvraagstukken;
-
Operationeel afstemmen met onder andere catering, General Services, Audiovisueel, Servicedesk, beveiliging en schoonmaak;
-
Aanmaken en verwerken van werkbonnen binnen het reserveringssysteem;
-
Coördineren en bewaken van de facilitaire voorbereiding van evenementen;
-
Het actief verbeteren van de gastvrijheidsbeleving: de ‘Nyenrode Experience’.
Nyenrode is een kleinschalige particuliere universiteit, in 1946 opgericht door en voor het bedrijfsleven, met een internationale oriëntatie. Nyenrode biedt degree en executive education opleidingen aan op het gebied van business, management, accountancy, controlling en fiscaal recht, en verricht ook onderzoek in deze vakgebieden.
Werken bij Nyenrode betekent werken op een bosrijk 13e-eeuws landgoed met kasteel in Breukelen. Daarnaast hebben wij een vestiging aan de Keizersgracht in het historische centrum van Amsterdam en een vestiging in het World Trade Center in Den Haag.
Onze medewerkers onderscheiden zich door hun flexibiliteit, zelfstandigheid en veerkracht. Ze hebben veel passie voor hun vak en voor de organisatie. Onze purpose ‘Serving society by shaping responsible leaders for a sustainable future’ en de kernwaarden Leadership, Entrepreneurship en Stewardship spelen een centrale rol bij alles wat we doen. Herken je je in deze waarden?
Gastvrijheid en servicegerichtheid staan bij jou hoog in het vaandel. Je houdt van overzicht, werkt nauwkeurig en voelt je prettig in een omgeving waar veel tegelijk gebeurt. Je bent sterk in plannen, organiseren en prioriteiten stellen en krijgt energie van het oplossen van complexe logistieke vraagstukken.
Daarnaast herken jij jezelf in het volgende:
-
HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur richting Hospitality, Facility Management of Hotelschool;
-
Sterke organisatorische vaardigheden en een gestructureerde manier van werken;
-
Accuraat, stressbestendig, oplossingsgericht en flexibel;
-
Goede communicatieve en sociale vaardigheden;
-
Sterk analytisch vermogen en uitstekende Excel-vaardigheden;
-
Ervaring met een FMIS en/of reserveringssysteem is een pré;
-
Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
-
Een proactieve en betrokken werkhouding;
-
Je werkt graag samen in een team en draagt actief bij aan een positieve werksfeer.
Deze rol past perfect bij iemand die:
-
Energie krijgt van plannen, structureren en organiseren;
-
Houdt van dynamiek en snel schakelen;
-
Voldoening haalt uit overzicht, controle en kwaliteit;
-
Graag werkt op het snijvlak van hospitality, operations en planning;
-
Het leuk vindt om met veel verschillende stakeholders samen te werken;
-
Altijd zoekt naar slimme oplossingen en verbeteringen;
-
Een aantal jaar relevante werkervaring heeft in een vergelijkbare functie.
Een gezellig team van hardwerkende mensen die graag voor elkaar klaar staan! Nyenrode is een kennisinstituut en kenmerkt zich door een persoonlijke, informele sfeer en een professionele werkwijze. Resultaatgericht werken en aandacht voor persoonlijke ontwikkeling gaan hand in hand. Je krijgt de ruimte om op je eigen wijze bij te dragen aan de doelstellingen. Werken bij Nyenrode betekent werken op een bosrijk 13e-eeuws landgoed met kasteel in Breukelen. Daarnaast hebben wij een vestiging aan de Keizersgracht in het historische centrum van Amsterdam en in Den Haag (WTC).
-
We bieden je voor deze functie een salaris van € 2.859, - en een maximum van 3.709, - afhankelijk van je ervaring bij een fulltime dienstverband (schaal 7)
-
36 vrije dagen, plus de mogelijkheid met vijf dagen uit te breiden
-
Vaste eindejaarsuitkering van 5,1%
-
Flexibele eindejaarsuitkering tot maximaal 4,5%
-
Thuiswerkvergoeding, internetvergoeding en reiskostenvergoeding woon-werk
-
Mogelijkheden tot het volgen van opleidingen aan Nyenrode na 1 jaar in dienst
-
Hybride werken (zowel thuis als op kantoor) ondersteund met een thuiswerkplek budget via Coolblue van € 850,-
-
Pensioen via ABP
Dan ontvangen wij graag jouw reactie door middel van een (korte) motivatie en een curriculum vitae. Je kan reageren via de website. Voor meer informatie over de vacature kan je terecht bij Charlotte de Graaff: [email protected]
Nyenrode Business Universiteit zet zich actief in om een inclusieve werkomgeving te creëren. Samen werken wij aan een organisatie waar iedere medewerker zich betrokken en gewaardeerd voelt. Naast jouw talenten, ervaring en motivatie maken ook verschillende aspecten van jouw identiteit onze organisatie rijker, innovatiever en leuker. Talent als basis, diversiteit als kracht.
