Office manager 24-28 uur per week
Global textware is een gerenommeerde, sterk onderscheidende onderneming gespecialiseerd in het aanbieden van complete vertaaldiensten wereldwijd. Hierbij proberen we de klant volledig te ontzorgen. Wij zijn een innovatief en toonaangevend familiebedrijf met een enthousiast team van betrokken collega’s die ieder specialist zijn binnen hun vakgebied.
Werken bij Global textware betekent werken in een informele werksfeer met korte lijnen en veel afwisseling. Geen dag is hetzelfde en juist die veelzijdigheid maakt deze functie zo leuk. Binnen onze organisatie vinden wij betrokkenheid, flexibiliteit en vakmanschap belangrijk. We vinden het daarnaast essentieel dat iedereen bijdraagt aan een prettige werksfeer door enthousiasme, kwaliteit, loyaliteit en inzet.
Voor ons kantoor zijn wij op zoek naar een praktische en georganiseerde Office manager die ervoor zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt. Jij bent het eerste aanspreekpunt op kantoor, houdt overzicht en zorgt ervoor dat collega’s, klanten en leveranciers prettig geholpen worden. Daarnaast verzorg je samen met je collega de financiële projectadministratie, ondersteun je bij andere administratieve werkzaamheden en draag je bij aan een goed georganiseerde, gastvrije werkomgeving. Ook werkzaamheden met betrekking tot de personele administratie zullen onderdeel zijn van je functie.
Herken jij jezelf hierin? Lees dan vooral verder.
Functieomschrijving | Wat ga jij doen?
Jij bent een regelaar pur sang die houdt van aanpakken. Door jou verloopt alles achter de schermen soepel; je houdt overzicht, denkt vooruit en zorgt ervoor dat zaken geregeld worden. Jij bent een belangrijke spil binnen ons kantoor en ondersteunt collega’s waar nodig.
Er heerst een fijne, open werksfeer met korte lijnen. Het team hecht veel waarde aan iemand die proactief meedenkt, verantwoordelijkheid neemt en energie krijgt van een breed en afwisselend takenpakket.
Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:
· Officemanagement | plannen, organiseren en coördineren van interne en externe afspraken, beheren van kantoorvoorraden en ondersteunen bij facilitaire zaken.
· Eerste aanspreekpunt | ontvangen van bezoekers, beantwoorden van de telefoon en ondersteunen bij algemene kantoorcommunicatie.
· Project- en financiële administratie | samen met collega’s verzorgen van projectfacturatie, administratieve verwerking, debiteurenbeheer, urenregistraties en andere administratieve werkzaamheden.
· HR-ondersteuning | ondersteunen bij werving en selectie, onboarding van nieuwe collega’s via het personeelsmanagementsysteem en administratieve HR-werkzaamheden zoals uren- en verlofregistratie. Daarnaast ben je een aanspreekpunt bij verzuim en personele zaken.
· Managementondersteuning | indien nodig ondersteunen bij agenda-, mailbox- en documentbeheer.
· Facilitaire en kantoor ondersteunende werkzaamheden | bijdragen aan een nette, verzorgde en gastvrije werkomgeving. Denk hierbij aan lichte facilitaire werkzaamheden zoals het verzorgen van planten, koffievoorzieningen en attenties voor collega’s.
· Ondersteuning en verbetering | signaleren van praktische verbeteringen binnen het kantoor en meedenken over een efficiënte organisatie.
Kortom, een veelzijdige functie voor iemand die houdt van structuur, afwisseling en een centrale rol binnen een betrokken organisatie waarbij je veel vrijheid en regelruimte hebt.
Functie eisen | Wie ben jij en wat neem jij mee?
Je bent een proactieve en gestructureerde aanpakker die energie haalt uit het ondersteunen van collega’s en het organiseren van zaken binnen kantoor. Je werkt nauwkeurig, bent sociaal en schakelt makkelijk met collega’s en externe contacten.
Verder heb je:
· MBO+ / HBO werk- en denkniveau.
· Ervaring in een vergelijkbare ondersteunende, administratieve of office management functie.
· Een empathisch vermogen en je bent zeker een mensenmens
· Affiniteit met administratieve werkzaamheden, facturatie en personele zaken.
· Een hands-on mentaliteit, een scherp oog voor detail en het vermogen om overzicht te houden.
· Goede organisatorische en communicatieve vaardigheden.
· Een positieve, energieke en open houding en een echte teamplayer.
· Een groot verantwoordelijkheidsgevoel en hebt de motivatie om een goed georganiseerd, prettig kantoor draaiende te houden.
Arbeidsvoorwaarden | Wat bieden wij jou?
· Een veelzijdige en afwisselende functie binnen een warm en stabiel familiebedrijf.
· Een werkweek van 24 – 28 uur, in te delen over 4 – 5 dagen.
· Veel zelfstandigheid en verantwoordelijkheid binnen jouw rol.
· Een prettige, sociale, informele en dynamische werkomgeving met een enthousiast team van collega’s.
· Ruimte om jezelf persoonlijk en vakinhoudelijk verder te ontwikkelen.
· Je start met een arbeidsovereenkomst voor de duur van een jaar. De intentie is om met elkaar een duurzame samenwerking aan te gaan.
· Een marktconform salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden passend bij jouw kennis en werkervaring.
Salaris: €3.000,00 - €4.270,00 per maand
Arbeidsvoorwaarden:
- Aanvullend pensioen
- Dienstreizen vergoeding
- Kosteloos parkeren
- Pensioen
Werklocatie: Fysiek
