In deze functie heb je een centrale rol in de dagelijkse organisatie van de polikliniek. Je zorgt voor een goede voorbereiding en administratieve afhandeling van behandelingen en evt. OK’s. Denk aan het plannen van afspraken, versturen van brieven en het verwerken van (elektronische) post. Ook ondersteun je het team bij declaraties, onder andere via Vivisol, en het overleg met de afdeling facturatie.
Daarnaast beheer je de mailbox van het secretariaat, houd je patiëntinformatie en materialen up-to-date, zoals folders, de website, CBCT op USB en wachttijdenregistratie. Ook verzorg je bestellingen van apotheekartikelen, implantaten en niet-scanbare materialen. Het organiseren van klinische lessen, het bijhouden van de tandartsenlijst en het verwerken van UMC-correspondentie behoren eveneens tot jouw takenpakket. Verder zit je ook aan de balie en heb je direct patiëntencontact en kun je op termijn worden ingezet op de telefonie.
Je draagt zorg voor de continuïteit van het secretariaat, ook tijdens vakanties en bij afwezigheid van collega’s. Een goede samenwerking, afstemming en flexibiliteit zijn hierbij essentieel.
Op onze locaties in Harderwijk en Lelystad werkt een multidisciplinair team van kaakchirurgen, een kaakfysiotherapeut, mondhygiënistes en dokters-/tandartsassistenten samen aan de beste zorg voor onze patiënten. Als Secretaresse Front Office vorm jij het administratieve hart van de afdeling. Je zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt, zodat de zorgprofessionals zich volledig kunnen richten op hun patiënten.
Wat vragen wij van jou?
-
Afgeronde MBO-4 opleiding tot medisch secretaresse is een pré
-
Bij voorkeur kennis van – en ervaring met – Epic (Elektronisch patiëntendossier)
-
Ruime ervaring met MS Office
-
Proactieve houding en het vermogen collega’s mee te nemen in verbeteringen
-
Flexibiliteit en stressbestendigheid in een dynamische omgeving
-
Je bent een aanpakker en een doorpakker
Je bent een zelfstarter die ziet wat er moet gebeuren en hier proactief op inspeelt. Jij wacht niet af, maar neemt initiatief en houdt zaken graag in beweging. Tegelijkertijd ben je collegiaal en betrokken, je weet dat je een afdeling samen runt, dus je staat altijd klaar voor je collega’s. Je houdt van structuur en kunt goed organiseren. In je ondersteunende rol voel jij je op je plek: je schakelt snel, denkt in oplossingen en behoudt overzicht ook als het druk is. Met jouw rustige, vriendelijke en professionele houding biedt je patiënten én collega’s vertrouwen.
-
Een contract voor de duur van een jaar voor 28 uur per week met de intentie, bij ongewijzigde organisatorische omstandigheden, deze om te zetten naar een contract voor onbepaalde tijd. Je werkt zowel in Harderwijk als in Lelystad.
-
Het salaris is ingedeeld volgens schaal 35 (FWG 3.0) en bedraagt minimaal € 2.578 en maximaal € 3.651 per maand op basis van 36 uur per week. Daarbij ontvang je 8,33% vakantietoeslag en een eindejaarsuitkering van 8,33%.
-
Je bouwt pensioen op bij Pensioenfonds Zorg & Welzijn. Daarnaast bieden wij interessante extra’s, waaronder korting op jouw zorgverzekeringspremie, bedrijfsfitness en de MKA (Meer Keuze Arbeidsvoorwaarden) regeling.
-
Via de St Jansdal academie kun je (online) werken aan jouw persoonlijke en professionele ontwikkeling. Ook zijn er regelmatig leuke initiatieven, waaronder workshops, om jou gezond en vitaal te houden.
Ben je enthousiast?
Solliciteer dan via de sollicitatiebutton. Je kunt jouw sollicitatiebrief richten aan Judith van Straaten, Teammanager/ bedrijfsleider. Wil je liever eerst meer informatie over deze functie dan kun je contact opnemen met Judith via 06-44182688.
We ontvangen jouw motivatie en cv graag zo snel mogelijk, we sluiten de vacature wanneer wij een geschikte kandidaat hebben gevonden. De vacature staat gelijktijdig intern en extern open waarbij interne kandidaten bij gelijke geschiktheid de voorkeur krijgen
