Als Recordmanager ben je verantwoordelijk voor het beheer, de kwaliteit en de duurzame toegankelijkheid van onze informatie. Je zorgt dat vastgelegde gegevens en documenten correct, vindbaar en toekomstbestendig zijn. Je vertaalt wet- en regelgeving naar werkbare richtlijnen en zorgt dat processen, systemen en archivering hierop aansluiten. Je signaleert risico’s, verbetermogelijkheden en zet verbeteringen in gang.
Daarnaast beheer je digitale en fysieke archieven, inclusief selectie, vernietiging en overdracht. Je beantwoordt complexe zoek- en inzagevragen en ondersteunt collega’s bij training en bewustwording. Je levert een bijdrage aan projecten rondom digitalisering, nieuwe applicaties, procesinrichting en professionalisering van de informatiehuishouding. Jouw verantwoordelijkheden in het kort:
-
Opstellen, actualiseren en bewaken van werkinstructies, procedures, richtlijnen en basisdocumenten (zoals archiefbewerkingsplannen, plaatsingslijsten en dossierinventarissen);
-
Uitvoeren van kwaliteitscontroles op processen, registraties en archivering, en signaleren van risico’s en verbeterkansen;
-
Beheren van digitale en analoge gegevens, inclusief selectie, waardering, vernietiging en overbrenging naar de archiefbewaarplaats;
-
Adviseren over archivering, bewaartermijnen, digitalisering, metadata, procesgericht werken en het gebruik van (vak)systemen;
-
Beantwoorden van complexe zoek- en inzagevragen en ondersteunen bij opleiden, trainen en bewustwording;
-
Bijdragen aan projecten en pilots op het gebied van digitalisering, procesverbetering, nieuwe applicaties en archiefbeheer;
-
Onderhouden van interne en externe contacten rondom informatiebeheer en uitvoering van beheertaken.
In deze rol werk je bij cluster De Connectie. Een uniek cluster binnen gemeente Arnhem, want je werkt niet alleen voor onze gemeente. Je werkt ook voor de gemeenten Renkum en Rheden. Samen met ongeveer 430 collega's verdeeld over vier afdelingen zorg je dat deze drie gemeenten optimaal functioneren. Dit doen we door hun bedrijfsvoering te regelen, de motor van een goed functionerende gemeente. Je ziet bedrijfsvoering vaak niet direct op straat, maar zónder bedrijfsvoering staat alles stil. Bedrijfsvoering is alles wat ervoor zorgt dat gemeenten soepel, slim en betrouwbaar draaien.
Bij cluster De Connectie ondersteun je drie gemeenten met hun uitdagingen en maak je maatschappelijke impact. Bijvoorbeeld met ICT-werkplekken en middelen zodat iedereen tijd- en plaats onafhankelijk kan werken. Verder innen we bijvoorbeeld de belastingen in de drie gemeenten. We regelen ook dat bijna 3000 medewerkers op de 20ste van de maand hun salaris krijgen.
Dat is nog maar een deel van wat we doen. Samen maken we maatschappelijke impact voor ruim 230.000 inwoners en bedrijven. Het lukt ons met de leukste en beste collega’s. Vakinhoudelijke toppers die met passie en betrokkenheid hun werk doen. Het lukt ons alleen met jou. Met korte lijnen en een familiaire sfeer is cluster De Connectie een plek waar jij je snel thuis voelt.
Je wordt onderdeel van het team Documentaire Informatievoorziening (DIV), de gespecialiseerde afdeling voor informatiebeheer en archiefvorming binnen De Connectie. Het vakgebied bevindt zich in een boeiende ontwikkelfase: digitalisering krijgt steeds meer vorm, terwijl fysieke archieven nog altijd een belangrijke rol vervullen. DIV werkt nauw samen met vrijwel alle afdelingen en groeit steeds meer in een adviserende en ondersteunende rol. Je maakt deel uit van een ervaren team dat verspreid is over verschillende locaties en neemt deel aan werkoverleggen op het stadskantoor.
Bij de gemeente Arnhem kun je rekenen op:
-
Een goed bruto maandsalaris in schaal 9, minimaal € 3.524,- tot een maximum van € 5.033,- op basis van een 36-urige werkweek;
-
Een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband;
-
17,05% financieel keuzebudget (IKB) boven op je salaris, dat je flexibel kunt inzetten, bijvoorbeeld voor vitaliteit, het aflossen van je DUO-studieschuld (maximaal € 1.250 per kalenderjaar bij een voltijd dienstverband) of een fiets;
-
144 wettelijke en 57,6 bovenwettelijke vakantie-uren per jaar (bij 36 uur), met daarnaast de mogelijkheid om via het keuzebudget extra verlof aan te kopen;
-
De mogelijkheid om 8 cao-feestdagen te ruilen voor andere vrije dagen die beter aansluiten bij wat voor jou belangrijk is;
-
Een reiskostenregeling via een mobiliteitskaart (NS Business Card), waarmee je gebruik kunt maken van het openbaar vervoer (zoals trein, bus en OV-fiets);
-
Een uitstekend pensioen bij ABP;
-
Een individueel loopbaanbudget van € 500,- per jaar voor jouw professionele ontwikkeling;
-
Volop ontwikkelmogelijkheden, ondersteund door een breed opleidingsaanbod;
-
Goede faciliteiten om je werk goed te doen, waaronder een laptop en telefoon;
-
Hybride werken: je combineert thuiswerken en werken op kantoor en maakt in overleg afspraken die passen bij jouw werk en privésituatie.
-
De mogelijkheid om thuiswerkmeubilair aan te vragen voor de inrichting van een goede thuiswerkplek.
We hebben ons gehele arbeidsvoorwaardenpakket voor je op een rij gezet.
Je bent een ervaren recordmanager die snel zijn weg vindt in een nieuwe omgeving en moeiteloos zelfstandig schakelt binnen een dynamische organisatie. Je hebt je vakinhoudelijke basis op orde en weet wat er nodig is om informatiebeheer kwalitatief én duurzaam te organiseren. Je kunt schakelen tussen uitvoerende beheertaken en adviserend werk, en je ondersteunt collega’s om keuzes te maken rondom archivering, dossiervorming en informatiekwaliteit. Dit breng je mee:
-
HBO‑werk- en denkniveau, bij voorkeur richting documentaire informatievoorziening, informatiemanagement of archiefbeheer.
-
Aantoonbare werkervaring als recordmanager, DIV‑adviseur, informatiebeheerder of een vergelijkbare rol.
-
Kennis van relevante wet- en regelgeving, zoals de Archiefwet, selectielijsten, Woo en AVG, en in staat om die te vertalen naar werkbare afspraken en werkwijzen.
-
Ervaring met digitalisering, zaakgericht werken, metadata‑inrichting en het beheren van zowel digitale als fysieke archieven.
-
Vermogen om kwaliteit te toetsen, knelpunten te signaleren en verbetervoorstellen te doen binnen processen, registraties en systemen.
-
Vaardigheid om te schakelen tussen operationele taken en tactische/adviserende werkzaamheden.
-
Goede communicatieve vaardigheden: je kunt helder uitleggen, goed instrueren en prettig samenwerken met collega’s uit verschillende afdelingen.
-
Gestructureerde, nauwkeurige en kwaliteitsgerichte werkhouding, met aandacht voor verschillende belangen binnen de organisatie.
Arnhem is met meer dan 171.000 inwoners de 11e gemeente van het land. Een diversiteit aan inwoners maakt de stad tot wat ze is. Arnhem is een gemeente waar de stedelijke dynamiek, de natuurrijke leefomgeving en economische kracht elkaar versterken. Wij kennen een rijke historie en zijn de hoofdstad van de provincie Gelderland. Bij de gemeentelijke organisatie werken ongeveer 1200 betrokken en bevlogen medewerkers die zich iedere dag inzetten voor de stad, de inwoners, bezoekers, bedrijven en instellingen.
Reageren op deze vacature kan via de sollicitatiebutton. Dit doe je met cv en motivatie, bij voorkeur in Pdf- formaat. De motivatie mag waarop jij je het prettigst voelt, bijvoorbeeld in de vorm van een brief, afbeelding of video. We horen graag wat je motiveert om te reageren op deze vacature.
Let op: Je kan maximaal 2 bijlagen uploaden. Neem daarom de beantwoording van de motivatievraag in hetzelfde document op als jouw motivatie. Daarnaast mogen bijlagen samen maximaal 10 MB zijn. Wil je iets groters meesturen? Voeg dan een link toe via bijvoorbeeld WeTransfer. Wil je een video delen? Gebruik dan bijvoorbeeld YouTube of Vimeo.
Ook krijgen we graag antwoord op de hieronder beschreven motivatievraag.
De motivatievraag: analytisch vermogen en het leggen van verbanden
Op welke manier gebruik jij jouw analytisch vermogen om verbanden te leggen tussen verschillende processen, systemen en informatiestromen? Licht dit toe met een concreet voorbeeld.
Het kan je helpen de vraag te beantwoorden volgens de STARR-methode. Kun je hulp gebruiken bij het opmaken van je motivatie? Bekijk dan onze sollicitatietips via: https://www.werkenvoorarnhem.nl/sollicitatietips/.
Deze vacature kent geen einddatum: als we een geschikte kandidaat hebben gevonden, sluiten we de vacature.
Voor vragen over de functie of alvast informeel contact leggen, kun je contact opnemen met Cassandra Seelemeijer via [email protected]
Voor vragen over de werving- en selectieprocedure kun je contact opnemen met Audrey Kummeling, recruiter, via +31621981141, per whatsapp of per mail ([email protected]).
