ViVortis helpt ondernemers groeien met professionele WordPress websites, WooCommerce webshops, online marketing en leadgeneratie.
Wij bouwen websites, webshops en campagnes voor starters, zzp’ers en mkb-bedrijven die online beter zichtbaar willen worden en meer klanten willen aantrekken.
Ons bedrijf groeit snel. Daardoor liggen er elke dag veel operationele taken bij de directie. Denk aan klantopvolging, interne deadlines, administratie, documenten voor de accountant, payrollinformatie, supporttickets, planning en teamcommunicatie.
Daarom zoeken wij een Junior Operations Coordinator die deze taken gestructureerd overneemt.
De rol
Als Junior Operations Coordinator neem jij operationele werkzaamheden over die normaal bij de ondernemer of directie terechtkomen.
Jij zorgt dat zaken worden opgevolgd, documenten compleet zijn, klantupdates netjes worden verstuurd en interne taken niet blijven liggen. Je bent nog junior in functieniveau, maar je hebt wel werkervaring, verantwoordelijkheidsgevoel en het vermogen om zelfstandig te schakelen.
Je werkt direct samen met de eigenaar, developers, marketeers en accountmanagers.
Wat ga je doen?
Jij helpt de directie met het overnemen van terugkerende operationele taken.
Denk aan:
- klantupdates voorbereiden en versturen
- openstaande actiepunten opvolgen binnen het team
- deadlines bewaken bij developers, marketeers en accountmanagers
- supporttickets controleren en doorzetten naar de juiste persoon
- klantprojecten administratief opvolgen
- documenten verzamelen voor de accountant
- facturen, bonnetjes en betaalbewijzen ordenen
- uren, verlof en personeelsmutaties verzamelen voor payroll
- afspraken plannen en opvolgen
- standaard e-mails voorbereiden
- klantvragen intern uitzetten
- leveranciers of externe partijen opvolgen
- accounts, toegangen en eenvoudige operationele processen coördineren
- interne processen documenteren
- controleren of afspraken ook echt worden nagekomen
De daadwerkelijke loonverwerking loopt via onze accountant of salarisadministrateur. Jij zorgt dat de juiste informatie compleet en op tijd klaarstaat.
Wat verwachten wij van jou?
Wij zoeken iemand die al gewend is om verantwoordelijkheid te nemen. Je hoeft geen senior te zijn. Je moet wel begrijpen dat deze rol draait om vertrouwen, overzicht en opvolging. Jij bent iemand die werk uit handen neemt. Niet iemand die extra werk creëert.
Jij past goed bij deze functie als je:
- al ervaring hebt in administratie, operations, planning, office support of klantcoördinatie
- gestructureerd en nauwkeurig werkt
- goed Nederlands schrijft en spreekt
- snel begrijpt wat prioriteit heeft
- zelfstandig taken oppakt
- afspraken en deadlines serieus neemt
- klanten professioneel kunt informeren
- teamleden netjes kunt opvolgen
- vertrouwelijk kunt omgaan met documenten en personeelsinformatie
- graag werkt in een jong en groeiend bedrijf
- rust brengt in een drukke werkomgeving
- niet bang bent om mensen te herinneren aan openstaande taken
Geen harde eis, wel handig:
- WordPress
- Google Workspace of Microsoft 365
- Moneybird
- HubSpot
- Employes
- Helpdesk- of ticketsystemen
Wat bieden wij?
- Veel verantwoordelijkheid
- Direct samenwerken met de eigenaar van ViVortis
- Afwisselende werkzaamheden
- Doorgroeimogelijkheid richting Senior Operations Coordinator
- Werken binnen een groeiend webdesign- en marketingbureau
- Ruimte om processen slimmer en strakker te maken
- Een rol waarin jouw werk direct merkbaar is
Waarom deze functie belangrijk is
Deze rol bestaat omdat de directie meer focus nodig heeft op groei, sales, klanten en strategie. Jij neemt operationele taken over die belangrijk zijn, maar niet altijd door de ondernemer zelf gedaan hoeven worden.
Daardoor help jij ViVortis sneller, professioneler en gestructureerder groeien.
Solliciteren
Wil jij een rol waarin je verantwoordelijkheid krijgt, overzicht brengt en direct impact maakt binnen een groeiend bedrijf? Solliciteer dan op de functie Junior Operations Coordinator bij ViVortis.
Salaris: €15,20 - €16,50 per uur
Arbeidsvoorwaarden:
- Dienstreizen vergoeding
- Kosteloos parkeren
- Personeelskorting
- Telefoonplan
- Telefoon van de zaak
Ervaring:
- Projectondersteuning: 1 jaar (Vereist)
- Backoffice: 1 jaar (Vereist)
- Klantcommunicatie: 1 jaar (Vereist)
- Taakmanagement: 1 jaar (Vereist)
Taal:
- Nederlands (Vereist)
- Engels (Vereist)
Werklocatie: Fysiek
