VIZZION. zoekt een Officemanager Locatie: Hendrik-Ido-Ambacht e.o. | 32 uur per week | Dienstverband
Heb jij zowel een sociaal hart als een aanpakkersmentaliteit? En wil je impact maken met projecten die de maatschappij ten goede komen? VIZZION. zoekt een Officemanager. In deze veelzijdige rol ben je de verbindende schakel tussen operatie en commercie, en draag je actief bij aan onze groei.
Over VIZZION.
VIZZION. ondersteunt maatschappelijke organisaties bij het opzetten van projecten waarin mensen centraal staan. Waar moet je dan aan denken? We worden ingehuurd om te ondersteunen bij het opzetten én runnen van een nood- of crisisopvang, bij het organiseren van een lichtjestocht of bij het samenbrengen van allerlei initiatieven rondom thema’s, zoals eenzaamheid, community building of duurzaamheid.
Vanuit een grote berg aan organisatorische ervaring zorgen we voor een soepel, vlekkeloos en gestructureerd verloop van het project. Onze aanpak kenmerkt zich door warmte, betrokkenheid en doorzettingsvermogen. VIZZION. combineert ‘best of both worlds’: organisatorische slagkracht én aandacht voor mens en maatschappij.
Jouw rol als Office manager
Als Office Manager ben jij de spil van de kantoororganisatie binnen VIZZION. Je zorgt ervoor dat collega’s hun werk goed kunnen doen doordat de organisatie achter de schermen op orde is. Je houdt overzicht, brengt structuur aan en pakt uiteenlopende werkzaamheden zelfstandig op.
Van het schrijven van een vacature of flyer tot het organiseren van een bijeenkomst, het uitwerken van informatie voor collega’s en het bijhouden van de personeelsadministratie: jouw werk is veelzijdig en geen dag is hetzelfde.
Je bent daarnaast een belangrijke schakel tussen verschillende onderdelen van de organisatie. Je denkt mee over beleid, signaleert kansen en ontwikkelingen en ondersteunt bij het verkennen van nieuwe aanbestedingen en opdrachten die bij VIZZION. passen. Met jouw organisatietalent, communicatieve vaardigheden en praktische instelling zorg je ervoor dat zaken worden opgepakt én goed worden afgerond.
Taken en verantwoordelijkheden
- Administratie en documentbeheer: Uitvoeren van diverse administratieve werkzaamheden, waaronder agendabeheer, postverwerking, correspondentie, archiefbeheer en het verwerken van administratieve gegevens. Je zorgt daarnaast dat documenten actueel, volledig en overzichtelijk blijven;
- Facilitair en leveranciersbeheer: Zorgen voor een goed georganiseerde kantooromgeving en contact onderhouden met leveranciers en externe dienstverleners;
- Vergaderingen en organisatorische ondersteuning: Organiseren en voorbereiden van vergaderingen, opstellen van agenda’s, verzamelen van benodigde informatie en verzorgen van verslaglegging;
- Managementondersteuning: Ondersteunen van het management bij agendabeheer en overige organisatorische werkzaamheden en signaleren wat er binnen de organisatie nodig is;
- Kwaliteitsmanagement en ISO: Ondersteunen van het kwaliteitsmanagementsysteem (ISO), waaronder het verwerken van wijzigingen, voorbereiden van audits en bewaken van de voortgang van kwaliteitsacties;
- Bedrijfsmiddelenbeheer: Verantwoordelijk voor het beheer en de administratieve verwerking van bedrijfsmiddelen.
- Facturatie en financiële administratie: Controleren en administratief verwerken van facturen en verzorgen van het opstellen en verzenden van facturen;
Wie zoeken wij?
Je bent een echte organisator die energie krijgt van afwisseling. Je vindt het leuk om verschillende ballen tegelijk in de lucht te houden en weet daarbij goed prioriteiten te stellen. Je ziet werk liggen, wacht niet af en vindt het belangrijk dat zaken netjes worden afgerond.
Daarnaast ben je communicatief sterk. Je kunt gemakkelijk schakelen tussen collega’s, management en externe partijen en weet informatie helder en toegankelijk op papier te zetten. Of het nu gaat om een zakelijke vacature, een interne mededeling of een praktische instructie: jij weet de juiste toon te vinden.
Je bent zelfstandig, maar werkt ook graag samen. Je denkt mee, komt met ideeën en bent niet bang om een taak op te pakken die buiten je dagelijkse werkzaamheden valt. Juist de combinatie van organiseren, schrijven, regelen en meedenken maakt deze functie interessant voor jou.
Daarnaast herken je jezelf in het volgende:
- Je beschikt over hbo werk-en denk niveau e bent organisatorisch sterk en houdt gemakkelijk overzicht over verschillende werkzaamheden en deadlines.
- Je bent communicatief vaardig en schrijft foutloos en duidelijk Nederlands.
- Je bent digitaal vaardig en hebt ervaring met programma’s zoals Google Workspace en bij voorkeur Trello.
- Je werkt nauwkeurig en zorgvuldig, met oog voor detail.
- Je bent zelfstandig, proactief en oplossingsgericht.
- Je kunt goed schakelen tussen verschillende werkzaamheden en weet prioriteiten te stellen.
- Je denkt graag mee over processen, beleid en mogelijke verbeteringen.
- Je kunt een geldige Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) aanvragen en aanleveren.
Wat bieden wij?
Werken als Officemanager betekent werken in een betekenisvolle omgeving, waar geen dag hetzelfde is en waar je écht het verschil kunt maken. Je komt terecht in een team dat betrokken, professioneel en collegiaal is. We bieden je de ruimte om te groeien, initiatief te nemen en jezelf te ontwikkelen. Verder kun je rekenen op:
- Een marktconform salaris tussen €2.900 en €3.400 bruto per maand op basis van fulltime dienstverband
- Flexibele werktijden zodat je werk en privé goed kunt combineren
- Reiskostenvergoeding van €0,25 per kilometer, ongeacht het vervoermiddel
- Pauzes worden doorbetaald
- Kantoorlunch
- Toeslagen: 25% op weekenddiensten, 75% op feestdagen
- Een vast aantal vrije dagen: 25 vakantiedagen en 2 lummeldagen per jaar op basis van fulltime dienstverband
- De mogelijkheid om extra ‘lummeldagen’ te verdienen, extra dagen vrij voor ontspanning en herstel.
- Overuren naar keuze uit te betalen of op te nemen als tijd voor tijd
- Een pensioenregeling op basis van 50/50 werkgevers- en werknemersbijdrage
- Toegang tot een gebruiksvriendelijke app waarin je je rooster kunt bekijken
- Een organisatie die écht impact maakt
- Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling via opleidingsmogelijkheden
- Doorgroeimogelijkheden binnen VIZZION. en de ruimte om je verder te ontwikkelen in verantwoordelijkheden en werkzaamheden.
- Een voordelig sportabonnement via BFNL
- Leuke extra’s zoals teamuitjes en kleine attenties
Interesse?
Ben jij enthousiast over deze functie en wil je graag deel uitmaken van ons team? Stuur dan zo snel mogelijk je motivatie en cv naar [email protected]. We kijken ernaar uit om kennis met je te maken!
Soort dienstverband: Fulltime, Parttime, Vaste baan
Salaris: €2.900,00 - €3.400,00 per maand
Verwacht aantal uur: 24.0 – 32.0 per week
Arbeidsvoorwaarden:
- Bedrijfsfeesten
- Bedrijfsfitness
- Budget voor professionele ontwikkeling
- Extra vakantiedagen
- Flexibele werkuren
- Kerstpakket
- Kosteloos parkeren
- Mogelijkheid tot promotie
- Pensioen
- Reiskostenvergoeding
- Telefoon van de zaak
- Vrijdagmiddagborrel
- Werk vanuit huis
Werklocatie: Hybride werken in 3341 Hendrik-Ido-Ambacht
