Managementassistent Delft Institute of Applied Mathematics (DIAM)
Wil jij werken in een internationale omgeving waar onderwijs en baanbrekend onderzoek samenkomen? Jij zorgt ervoor dat wetenschappers, promovendi en studenten optimaal worden ondersteund.
Functieomschrijving
Als managementassistent bij het Delft Institute of Applied Mathematics (DIAM) ondersteun je één of meerdere secties binnen de afdeling en zorg je ervoor dat administratieve en organisatorische processen soepel verlopen. Dankzij jouw overzicht, organisatietalent en servicegerichte aanpak kunnen medewerkers zich richten op waar zij het beste in zijn: excellent onderzoek en inspirerend onderwijs. Op dit moment zijn wij op zoek naar twee nieuwe collega managementassistenten.
Je bent een onmisbare schakel binnen de sectie(s) die je ondersteunt én binnen de afdeling als geheel. Samen met zes collega-managementassistenten werk je aan een professionele ondersteuning van DIAM. Daarbij heb je veel contact met collega's binnen de afdeling en met centrale ondersteunende diensten van de TU Delft.
Je ondersteunt onder andere de sectieleider(s) bij het plannen en organiseren van hun werkzaamheden, coördineert administratieve en HR-processen en organiseert uiteenlopende bijeenkomsten. Geen dag is hetzelfde: de ene keer regel je de onboarding van een nieuwe internationale medewerker, de andere keer organiseer je een wetenschappelijk symposium of zorg je dat een complexe vergadering vlekkeloos verloopt.
Je rapporteert aan de afdelingssecretaris en maakt deel uit van een team waarin samenwerking, initiatief en kennisdeling centraal staan. In deze veelzijdige functie krijg je veel ruimte om zelfstandig te werken en zichtbaar bij te dragen aan een goed georganiseerde afdeling.
Je bent het eerste aanspreekpunt voor medewerkers, studenten, bezoekers en gasten.
Je ondersteunt de sectieleider(s) met complex agendabeheer en het plannen van afspraken en vergaderingen.
Je coördineert HR-processen rondom aanstellingen, mutaties, sollicitaties en onboarding, inclusief ondersteuning bij internationale aanstellingen.
Je organiseert vergaderingen, colloquia, conferenties, cursussen, recepties en andere wetenschappelijke en sociale bijeenkomsten.
Op verzoek maak je vergaderverslagen of actielijsten in het Nederlands en Engels.
Je verzorgt logistieke en financiële werkzaamheden, zoals inkooporders, bestellingen en contact met leveranciers en ondersteunende diensten.
Je beheert administraties en houdt overzichten en webpagina's actueel, bijvoorbeeld voor projecten, afstudeeropdrachten en alumni.
Samen met je collega's draai je enkele weken per jaar piketdienst, waarbij je iets eerder start (08.00u).
Als management assistent maak je deel uit van het ZieSO netwerk voor management assistenten. Dit netwerk helpt je om snel collega’s te leren kennen en biedt toegang tot workshops, bijeenkomsten en activiteiten. ZieSO verbindt, inspireert en versterkt.
Functie-eisen
Je hebt mbo+ werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met een opleiding tot managementassistent of een vergelijkbare opleiding.
Ervaring als managementassistent of in een vergelijkbare ondersteunende functie is een pre, maar geen vereiste.
Je werkt gemakkelijk met Microsoft Office en maakt nieuwe systemen en applicaties snel eigen.
Je bent organisatorisch sterk, werkt nauwkeurig en houdt ook onder tijdsdruk overzicht.
Je bent proactief, servicegericht en neemt verantwoordelijkheid voor je werk.
Je communiceert gemakkelijk en werkt prettig samen met collega's en studenten uit verschillende culturele achtergronden.
Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal goed, zowel mondeling als schriftelijk.
Je bent een collegiale teamspeler die initiatief toont en graag bijdraagt aan een professionele en prettige werkomgeving. In deze functie bestaat de mogelijkheid om maximaal 1 dag vanuit huis te werken.
TU Delft
Werken bij TU Delft betekent bijdragen aan oplossingen die er echt toe doen.
Al meer dan 180 jaar leiden we ingenieurs op die wereldwijd impact maken bij bedrijven, overheden of als ondernemer. Onze alumni zetten kennis om in concrete oplossingen voor de uitdagingen van vandaag en morgen. Die uitdagingen veranderen snel. Daarom werken we elke dag aan thema’s zoals energie, klimaat, digitalisering, AI en slimme mobiliteit. Ons onderwijs en onderzoek sluiten direct aan op wat de samenleving nodig heeft, nu en straks.
Bij TU Delft maken mensen het verschil. Met hun kennis en nieuwsgierigheid zorgen zij voor sterk onderwijs, vernieuwend onderzoek en innovaties die verder komen dan de campus. Je krijgt de ruimte om initiatief te nemen, samen te werken en jezelf te ontwikkelen. Wie bij TU Delft werkt, sluit zich aan bij een internationale community van professionals en studenten. Samen bouwen we aan kennis, innovatie en oplossingen die de wereld vooruithelpen.
Faculteit Elektrotechniek, Wiskunde en Informatica
De faculteit Elektrotechniek, Wiskunde en Informatica (EWI) verenigt drie wetenschappelijke disciplines. Samen versterken ze elkaar en zijn ze de drijvende kracht achter de technologie die we allemaal in ons dagelijks leven gebruiken. Technologie zoals het elektriciteitsnet, dat duurzaam en toekomstbestendig wordt gemaakt door onze faculteit. Tegelijkertijd ontwikkelen wij de chips en sensoren van de toekomst en leggen wij de basis voor de softwaretechnologieën die op deze nieuwe generatie apparatuur gaan draaien – waaronder natuurlijk AI. Ondertussen verleggen wij de grenzen van de toegepaste wiskunde, bijvoorbeeld door ziekteprocessen in kaart te brengen met informatie over individuele cellen en door met wiskunde gigantische aswolken na een vulkaanuitbarsting te simuleren. Met andere woorden: op de faculteit is volop ruimte voor baanbrekend onderzoek. We leiden innovatieve ingenieurs op en beschikken over uitstekende laboratoria en faciliteiten die onze sterke internationale positie onderstrepen. In totaal werken en studeren meer dan 1000 medewerkers en 4000 studenten in deze innovatieve omgeving.
Arbeidsvoorwaarden
Het dienstverband is 1 jaar. Tijdelijk met uitzicht op vast.
Een functieomvang van 32-38 uur per week.
Een salaris dat is gebaseerd op Schaal 07 uit de CAO Nederlandse Universiteiten met salaris tussen €3057 - €3985 bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.
Korting bij zorgverzekeraars op aanvullende pakketten.
Flexibele werkweek.
Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.
Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.
Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.
Additionele informatie
Wil je meer informatie over de functie en sollicitatieprocedure? Neem dan contact op met Harriette Aarden.
Sollicitatieprocedure
Heb je interesse in deze vacature? Solliciteer dan uiterlijk 30 Aug 2026 via de sollicitatiebutton en upload de volgende documenten:
CV
Motivatiebrief
Je kunt je sollicitatie richten aan Harriette Aarden.
Indien gedurende de looptijd van de vacature een geschikte kandidaat zich meldt, dan kunnen wij besluiten iemand al uit te nodigen voor een eerste gesprek.
Let op:
Solliciteren gaat eenvoudig online. Sollicitaties die per email en/of post worden verstuurd nemen we niet in behandeling.
TU Delft voert in het kader van kennisveiligheid een risicobeoordeling uit bij het werven van personeel. Dit doen wij onder meer om ongewenste overdracht van gevoelige kennis en technologie te voorkomen. De beoordeling gebeurt op basis van informatie die door kandidaat zelf is aangeleverd, zoals de motivatiebrief en het cv. De beoordeling vindt plaats bij de laatst overgebleven kandidaten in het selectieproces. Wanneer de uitkomst van de risicobeoordeling negatief is, dan wordt de kandidaat daarover geïnformeerd. De verwerking van persoonsgegevens in het kader van deze risicobeoordeling vindt plaats op basis van de wettelijke grondslag van de AVG ‘uitvoering van de publieke taak van algemeen belang’. Meer informatie over deze beoordeling vind je op onze website over kennisveiligheid.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
Faculteit/Dienst: Faculty of Electrical Engineering, Mathematics & Computer Science
Salaris range: €3057 - €3985
Solliciteren kan tot en met: 30 Aug 2026
