Als teamsecretaresse ben jij de verbindende schakel binnen het secretariaat en ondersteun je teamleiders. Dankzij jouw inzet lopen de werkzaamheden soepel en zijn de teamleiders altijd goed voorbereid. Ben jij een echte regelaar? Dan is deze functie echt iets voor jou!
Het secretariaat van de eenheid Natuur en Milieu bestaat op dit moment uit een team van vijf ondersteuners. De ondersteuners geven gezamenlijk invulling aan de secretariële ondersteuning binnen de eenheid. Als teamsecretaresse zorg je voor rust, structuur en continuïteit in een afwisselende werkomgeving. Jij krijgt energie van het creëren van overzicht, plannen en ondersteunen. Jij ziet wat er nodig is, nog voordat iemand erom vraagt. Hierin schakel jij moeiteloos tussen mensen en taken.
In deze afwisselende functie ben je verantwoordelijk voor het plannen van afspraken en het beheren van de agenda’s van twee teamleiders. Je bereidt vergaderingen voor, signaleert knelpunten en handelt waar nodig Actief. Voor jou is geen organisatorische puzzel te ingewikkeld – jij regelt het.
Daarnaast ondersteun je op het gebied van administratieve en secretariële processen. Hierbij kun je denken aan de afhandeling van stukken, facturen en inkoopdocumenten. Zo lever je een belangrijke bijdrage aan een gestroomlijnde administratie. Je denkt actief mee over verbeteringen en werkt met een frisse blik mee aan de doorontwikkeling van het secretariaat, bijvoorbeeld op het gebied van digitaal vergaderen en hybride werken.
We zijn op zoek naar een echte teamspeler die bijdraagt aan een goede en collegiale werksfeer. Je vindt het belangrijk om elkaar te leren kennen en hebt oprechte interesse in je collega’s. Samen werken en samen lunchen hoort daar net zo goed bij als elkaar opzoeken wanneer het even minder loopt. We benutten elkaars kennis, talenten en vaardigheden om het werk goed te doen en de afdeling te ontzorgen met de juiste informatie en ondersteuning.
Je bent secuur in je werk, kunt goed plannen en zorgt ervoor dat zaken worden afgerond. Je houdt overzicht en bent een echt organisatietalent. Je krijgt energie van administratieve werkzaamheden en zorgt ervoor dat alles soepel en zorgvuldig verloopt. Daarbij ben je flexibel en proactief ingesteld en zet je met plezier samen met je collega’s de schouders eronder om het werk goed te laten verlopen.
-
Je hebt minimaal mbo werk- en denkniveau.
-
Je bent bekend met systemen als Office365, SAP, digitaal vergaderen (Teams), een zaaksysteem of je bent in staat je die kennis snel eigen te maken
-
minimaal 3 jaar ervaring in een secretariële functie;
-
een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
-
ervaring binnen een publieke organisatie is een pré.
Samen werken aan een mooi Overijssel? In een inspirerende werkomgeving haal jij het beste uit jezelf. Uiteraard belonen we je voor je inzet. In geld, kansen en persoonlijke ontwikkeling:
-
een bruto maandsalaris van minimaal €2.596,78 en maximaal €3.508,03 (schaal 6) bij een 36-urige werkweek. Dit is afhankelijk van je kennis en ervaring;
-
een Individueel Keuze Budget van maar liefst 22,37% van je jaarsalaris. Hierin is o.a. je vakantiegeld, eindejaarsuitkering en bovenwettelijk verlof ondergebracht. Je bepaalt zelf binnen grenzen wanneer en waarvoor je het budget inzet;
-
goede secundaire arbeidsvoorwaarden waaronder diversiteitsverlof waardoor jij je eigen feestdag kunt kiezen;
-
een Persoonlijk Budget Duurzame Inzetbaarheid van €6.000,- per 5 jaar, waardoor je tal van mogelijkheden hebt om cursussen en opleidingen te volgen;
-
een dienstverband voor 32-36 uur per week, voor de duur van 1 jaar met de intentie voor een vast dienstverband bij goed functioneren
-
een regeling voor thuiswerkmiddelen, zodat je thuis net zo prettig kunt werken als op kantoor.
Het secretariaat van de afdeling Natuur en Milieu bestaat op dit moment uit vier secretaresses en management assistentes die samen alle teamleiders en hun teams ondersteunen en ontzorgen. Klik op de namen voor meer informatie over de collega’s uit het team: Anna, Esther, Robin en Michelle vormen samen een hecht team dat er - linksom of rechtsom – voor zorgt dat de dingen kloppen. Ze zijn goed op de hoogte van wat er allemaal speelt, leiden alles in goede banen en regelen wat er geregeld moet worden. Je gaat aan de slag bij de eenheid Natuur en Milieu, één van de acht eenheden binnen de provincie Overijssel. De eenheid is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en uitvoering van beleid op de thema’s natuur, landbouw en milieu. De provincie werkt daarbij samen met burgers, bedrijven, andere overheden en verschillende belangengroepen.
Heb je inhoudelijke vragen over de vacature? Remco ten Rouwelaar/ Teamleider en Adjunct-directeur Natuur en Milieu beantwoordt graag jouw vragen via 06 10 77 10 07 of [email protected]. Wil je meer weten over de werving- en selectieprocedure? Neem dan contact op met Cynthia Wassens, recruiter, via [email protected].
Het eerste gesprek vindt plaats op 7 juli ochtend. Het tweede gesprek is op 13 juli ochtend. Het arbeidsvoorwaardengesprek op 16 juli om 14.00 uur.
Tijdens de selectie maak je kennis met een aantal medewerkers van het team.
We zien graag jouw sollicitatie tegemoet. Interne kandidaten hebben bij deze vacature voorrang op externe kandidaten. Met deze vacature wil provincie Overijssel zelf een nieuwe collega werven. Dit is dan ook géén oproep voor acquisitie.
