Krijg je energie van organiseren, verbeteren en het professionaliseren van een organisatie. Ben jij iemand die niet alleen uitvoert, maar ook signaleert, pro-actief oppakt en richting geeft? Vind jij het prettig om op een begeleidende wijze leiding te geven aan een klein office-team en structuur aan te brengen, vooruit te denken en de directie écht te ontzorgen? Dan zijn wij op zoek naar jou (32uur p/w).
Over Viefggz
Viefggz is een kleinschalige, ambulante, specialistische ggz instelling, de eerste ggz nurse-led clinic in Nederland, die zich richt op het uitvoeren van diagnostiek, behandeling en begeleiding van volwassenen vanaf 18 jaar die psychische klachten ervaren en vastlopen op diverse levensgebieden.
Functieomschrijving
Als Office Manager bij Viefggz ben jij dé organisator achter de schermen en zorg je voor structuur, overzicht en efficiëntie in het hart van de organisatie. Je bent het eerste aanspreekpunt voor onze cliënten, verwijzers en collega’s, zowel telefonisch als op ons kantoor te Maastricht en vervult een belangrijke rol in het ondersteunen van de behandelmedewerkers, het secretariaat en de directie. Je bent verantwoordelijk voor alle algemene management- en organisatietaken, geeft leiding aan het secretariaatsteam en fungeert als meewerkend voorbeeld.
Je bent verantwoordelijk voor het verwerken van verschillende documenten en gegevens, ondersteunt het behandelteam bij administratieve taken en vraagstukken en speelt een essentiële rol in de planning en organisatie van de werkprocessen en het kwaliteitsmanagementsysteem. Jij zorgt er met je organisatorische skills, goede communicatieve vaardigheden en klantgerichte instelling voor dat de dagelijkse praktijk op rolletjes loopt.
Taken
- Supervising experience toepassen bij het aansturen van het administratieve team en frontdeskmedewerkers
- Schedule management verzorgen voor management en teams, inclusief agenda- en calenderbeheer
- Human resources taken uitvoeren zoals onboarding, personeelsadministratie en ondersteuning bij werving
- Budgeting en kostenbeheer uitvoeren om de efficiëntie te waarborgen
- Office experience inzetten voor het optimaliseren van kantoorprocessen en faciliteitenbeheer
- Administrative experience gebruiken voor het organiseren van documenten, archivering en rapportages
- Office management taken uitvoeren, inclusief inkoop, leverancierscontacten en facilitaire diensten
- Communicatie skills inzetten voor interne communicatie, klantcontacten en het onderhouden van relaties
- Organizational skills toepassen om meerdere projecten en taken overzichtelijk te houden
- Team management stimuleren door coaching, motivatie en ontwikkeling van medewerkers
- Filing verzorgen om documenten overzichtelijk te bewaren en snel toegankelijk te maken
- Front desk taken uitvoeren, inclusief ontvangst van bezoekers en telefonische communicatie
- Calendar management verzorgen voor verschillende afdelingen en leidinggevenden
- Phone etiquette hanteren bij alle vormen van communicatie met klanten, partners en collega’s
- Social media beheer
Kwalificaties
- Aantoonbare ervaring in office management of vergelijkbare functies op senior niveau
- Sterke organisatorische vaardigheden met oog voor detail en efficiëntie
- Uitstekende communicatievaardigheden in Nederlands en Engels; kennis van andere talen zoals Duits is een plus
- Ervaring met schedule management, human resources, budgeting en office tools zoals Microsoft Office pakket
- Voldoende kennis van office systemen zoals filing systemen en front desk procedures
- Proactieve houding met goede probleemoplossende vaardigheden
- Vermogen om meerdere taken tegelijk te beheren in een dynamische werkomgeving
Je toont leiderschap, behoudt overzicht in hectische situaties en kunt zowel zelfstandig als in teamverband werken. Om succesvol te zijn in deze rol, is het belangrijk dat je nauwkeurig, gestructureerd en georganiseerd bent. Je hebt oog voor detail, bent strategisch én praktisch ingesteld, pro-actief, besluitvaardig en oplossingsgericht en werkt graag aan het professionaliseren, verbeteren en optimaliseren van processen en systemen. Je komt terecht in een hecht team van collega's die je graag ondersteunen en waar je op kunt bouwen.
Referentiecheck en een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) zijn onderdeel van onze selectieprocedure.
Geïnteresseerd?
Stuur je motivatie en recent CV of neem voor meer informatie over het profiel of overige vragen over deze vacature contact met ons op via [email protected]
Sluitingsdatum: 01-09-2026
Salaris: €3.180,00 - €4.273,00 per maand
Arbeidsvoorwaarden:
- Kerstpakket
- Pensioen
- Reiskostenvergoeding
- Telefoon van de zaak
Werklocatie: Fysiek
