Korte introductie: Als Medewerker Bedrijfsbureau zorg jij ervoor dat opdrachten soepel door de organisatie verlopen door processen te bewaken en de juiste informatie op het juiste moment bij collega’s te krijgen. Je bent de verbindende schakel tussen klanten en interne afdelingen en combineert organiseren, prioriteren en probleemoplossend werken in een veelzijdige functie. Over de functie:
Je start de dag met het beheren van de mailbox, waarin nieuwe opdrachten, klantvragen en wijzigingen binnenkomen. Op basis hiervan stel je prioriteiten en bewaak je het gehele proces, zodat alles tijdig en correct wordt opgepakt in samenwerking met verschillende afdelingen. Deze functie gaat verder dan alleen administratie: je bent continu bezig met organiseren, schakelen en het oplossen van knelpunten voordat ze problemen worden. De afwisseling in werkzaamheden en het intensieve contact met collega’s maken de rol dynamisch, uitdagend en geen dag hetzelfde.
De functie bestaat ongeveer uit:
-
40 procent administratie;
-
30 procent procesbewaking;
-
20 procent klantcontact;
-
10 procent intern afstemmen.
Je werkt dagelijks met verschillende systemen, waaronder LIMS en Microsoft Office, zoals Outlook, Word en Excel.
Wat ga je doen?
-
Beheren van de mailbox en verwerken van inkomende opdrachten en klantvragen;
-
Aanmaken van nieuwe klanten en verwerken van gegevens in het LIMS systeem;
-
Opstellen, controleren en versturen van rapportages naar klanten;
-
Bewaken van de voortgang van onderzoeken, analyses en werkopdrachten;
-
Afstemmen met collega's van het laboratorium en het magazijn;
-
Oplossen van knelpunten en bewaken dat acties worden afgerond;
-
Ondersteunen bij administratieve werkzaamheden en facturatie;
-
Fungeren als centraal aanspreekpunt binnen het proces.
Wat verwachten wij van jou?:
- Je hebt ervaring in een administratieve, ondersteunende of coördinerende functie;
-
Je kunt goed overzicht bewaren en prioriteiten stellen;
-
Je schakelt makkelijk tussen verschillende werkzaamheden;
-
Je werkt nauwkeurig en gestructureerd;
-
Je bent communicatief sterk;
-
Je bent stressbestendig;
-
Je bent digitaal vaardig en maakt nieuwe systemen snel eigen;
-
Je kunt goed overweg met Microsoft Office;
-
Ervaring met orderadministratie, document control of dataverwerking is een pré.
Je hoeft geen ervaring binnen een laboratorium te hebben. Het belangrijkste is dat je energie krijgt van een omgeving waarin veel tegelijk gebeurt en je graag samenwerkt met verschillende afdelingen.
Wat zetten wij daar tegenover?:
- Het start salaris ligt tussen € 2.550 en € 3.650 bruto per maand op basis van een fulltime dienstverband, afhankelijk van je kennis en ervaring;
-
Een afwisselende functie waarin je een belangrijke rol speelt binnen het laboratorium;
-
Een uitgebreid inwerktraject, zodat je snel vertrouwd raakt met de werkzaamheden en processen;
-
Een laptop en telefoon van de zaak, zodat je over alle middelen beschikt om je werk goed uit te voeren;
-
Een informele werksfeer met korte lijnen;
-
30 vrije dagen per jaar, voor een goede balans tussen werk en privé;
-
Aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een leasefietsregeling en een goede pensioenregeling;
-
Ruimte voor opleiding en ontwikkeling.
Over het team
Je komt terecht in een team van ongeveer 15 tot 20 collega's die samen verantwoordelijk zijn voor het volledige proces, van binnenkomende opdrachten tot rapportage. Je werkt in een informele omgeving met korte lijnen, waar collega's veel samenwerken en elkaar helpen wanneer dat nodig is. Omdat iedereen een belangrijke bijdrage levert aan het proces, heb je dagelijks contact met verschillende teams binnen de organisatie.
Dit is Kiwa
Onze experts houden zich wereldwijd bezig met testen, inspecteren en certificeren (TIC), aangevuld door training, consultancy en dataservices. Met een hart voor mensen en onze planeet verbeteren we samen de kwaliteit, efficiëntie, gezondheid, veiligheid en duurzaamheid van producten in allerlei branches. Daaraan kun jij bijdragen. Geef je carrière vorm bij Kiwa, dan geven wij je de tools en kansen om jouw eigen pad te bewandelen. Dat alles in een open en vriendelijke omgeving, waar vertrouwen vooropstaat.
Procedure
Na het ontvangen van je sollicitatie nemen we binnen 5 werkdagen contact met je op. Zijn we enthousiast? Dan nodigen we je uit voor een eerste gesprek. Heb je vragen over de vacature? Stel ze aan onze Recruitment Business Partner Denise Rust via
[email protected] of stuur een whatsappje naar +31 6 10 22 85 67.
Ben je geïnteresseerd en past deze functie bij jou. Solliciteer direct via de sollicitatiebutton bij Kiwa.
