Ben jij een ervaren en proactieve Executive Assistant die moeiteloos overzicht houdt in een dynamische omgeving? Vind je het leuk om niet alleen te organiseren, maar ook inhoudelijk mee te denken en een onmisbare sparringpartner te zijn voor een directeur en managementteam? Dan is dit misschien wel jouw volgende stap.
Het Maritiem Museum Rotterdam vertelt de verhalen van de maritieme wereld van toen, nu en morgen. Als Executive Assistant ondersteun je de Algemeen Directeur op zowel organisatorisch, bestuurlijk als inhoudelijk niveau. Je bent de spil achter de schermen die ervoor zorgt dat de directeur optimaal kan functioneren. Je brengt structuur aan, bewaakt de voortgang, ondersteunt bij bestuurlijke processen en bent een belangrijke schakel tussen de directie, het managementteam, de Raad van Toezicht en externe stakeholders.
Je bent iemand die vooruitdenkt, prioriteiten aanvoelt, snel schakelt en zelfstandig handelt. Je weet wanneer je moet ontzorgen, wanneer je moet doorpakken en wanneer je juist de juiste vragen stelt. Klassiek in de basis, modern in de manier van werken.
Als Executive Assistant ondersteun je de Algemeen Directeur en het managementteam in de volle breedte van het werk. Je zorgt voor structuur, bewaakt de voortgang en helpt om tijd, aandacht en prioriteiten optimaal te organiseren. Daarbij werk je zelfstandig, zorgvuldig en met gevoel voor bestuurlijke verhoudingen.
Je houdt je onder andere bezig met:
-
Je beheert de complexe agenda van de Algemeen Directeur en het managementteam en organiseert afspraken, overleggen, werkbezoeken en bijeenkomsten.
-
Je bereidt bestuurlijke overleggen voor, waaronder die van de Raad van Toezicht, verzorgt de agenda's en vergaderstukken en bewaakt de jaarplanning.
-
Je notuleert vergaderingen, bewaakt besluiten en actiepunten en zorgt voor een tijdige opvolging.
-
Je ondersteunt de Algemeen Directeur en het managementteam met correspondentie, presentaties, speeches en andere bestuurlijke documenten.
-
Je bent het eerste aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders en onderhoudt contacten met bestuurders, toezichthouders en samenwerkingspartners.
-
Je signaleert prioriteiten, coördineert organisatie brede acties en brengt structuur aan in processen, planning en informatie.
-
Je denkt proactief mee over verbeteringen in de directieondersteuning en draagt bij aan een professionele en efficiënte bestuurs- en organisatieondersteuning.
- Je bewaakt relevante compliance- en governanceprocessen en ondersteunt bij het naleven van interne richtlijnen, wet- en regelgeving en bestuurlijke afspraken.
-
Je hebt oog voor AVG- en privacyvraagstukken, gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en ondersteunt bij een correcte verwerking en archivering van persoonsgegevens en documenten.
Het betreft een functie van 36 uur per week. Je werkt voornamelijk op locatie in Rotterdam. Juist doordat je dicht op de organisatie en de Algemeen Directeur en het managementteam werkt, is fysieke aanwezigheid een belangrijk onderdeel van deze functie.
Je bent een ervaren Executive Assistant die rust en structuur brengt in een dynamische omgeving. Je bent proactief, organisatiesensitief en gewend om op directie- en bestuursniveau te opereren. Je denkt vooruit, handelt zelfstandig en weet precies wanneer je moet ontzorgen, organiseren of schakelen.
Daarnaast breng je het volgende mee:
-
Een afgeronde wo-opleiding of een vergelijkbaar werk- en denkniveau.
-
Ruime ervaring als Executive Personal Assistant, directiesecretaresse of in een vergelijkbare senior ondersteunende functie.
-
Ervaring met het ondersteunen van een directie, managementteam en/of Raad van Toezicht, waarbij je bestuurlijke en governanceprocessen goed begrijpt.
-
Sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden, waarmee je moeiteloos prioriteiten stelt, overzicht bewaart en verschillende belangen verbindt.
-
Een proactieve, zelfstandige en integere werkhouding; je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en hebt oog voor kwaliteit en detail.
-
Je bent digitaal vaardig en werkt gemakkelijk met Microsoft 365 en andere moderne samenwerkings- en planningssystemen.
Pré
Affiniteit met de maritieme sector, de Rotterdamse haven of het culturele netwerk waarin het Maritiem Museum opereert is een pré.
Je werkt op een unieke locatie in hartje Rotterdam, waar geschiedenis, actualiteit en gastvrijheid samenkomen. Samen met je team zorg je dagelijks voor een topbeleving voor duizenden bezoekers. Binnen het museum krijg je ruimte voor initiatief, ontwikkeling en verbetering.
Wij bieden:
-
Een veelzijdige functie in een inspirerende werkomgeving
-
Een functie voor 36 uur per week, met inschaling conform de Museum CAO (Schaal 10/11 Specialistische bedrijfsvoering €3.768 – €5.516).
-
Een eindejaarsuitkering van 3,4% conform de Museum CAO.
-
Pensioenopbouw bij het ABP, waarbij het museum een groot deel van de premie voor haar rekening neemt.
-
Een gratis Museumkaart en personeelskorting in onze winkel en horeca.
-
Eén diversiteitsdag per jaar, vrij te besteden aan een moment dat voor jou betekenisvol is.
-
Werken op een van de mooiste plekken van Rotterdam, in een bevlogen en betrokken team.
Herken jij jezelf in dit profiel en wil je bijdragen aan de volgende fase van het Maritiem Museum Rotterdam? We komen graag met je in contact. Je kunt reageren via ons sollicitatieformulier of contact opnemen met de afdeling HR voor meer informatie over de functie en de procedure.
