Utrecht heeft jou nodig! In deze rol krijg jij de ruimte om jouw organisatietalent maximaal in te zetten. Jij bent degene die structuur brengt in een dynamische werkomgeving, snel schakelt tussen verschillende onderwerpen en ervoor zorgt dat het bestuur, management en de teams optimaal kunnen presteren. Je werkt nauw samen met de directie, hebt een veelzijdig takenpakket en ziet direct de impact van jouw ondersteuning.Geen dag is hetzelfde en juist dat geeft jou energie.
Als managementassistent ondersteun je de directeur Informatie- en Procesmanagement (IT) en de managers binnen de organisatie. Met jouw organisatietalent, overzicht en proactieve instelling zorg je ervoor dat werkzaamheden soepel verlopen en afspraken worden nagekomen. Je vormt een belangrijke verbindende schakel tussen directie, management en collega’s en weet precies wat nodig is om processen efficiënt te laten verlopen.
Je houdt moeiteloos overzicht in een dynamische werkomgeving, signaleert kansen en knelpunten tijdig en zorgt ervoor dat de juiste onderwerpen op het juiste moment de aandacht krijgen. Daarnaast werk je nauw samen met je collega’s van Office Management en lever je een zichtbare bijdrage aan een professionele, effectieve en goed georganiseerde ondersteuning van de directie.
-
Je beheert proactief de agenda’s en gezamenlijke mailboxen van de directeur en managers. Daarbij ondersteun je primair de directeur IT, maar spring je ook bij voor andere teams en managers wanneer dat nodig is.
-
Je beheert en bewaakt de mailbox en correspondentie van de directeur, zet acties uit en zorgt voor een tijdige opvolging.
-
Je bereidt afspraken en overleggen zorgvuldig voor en bewaakt de voortgang van gemaakte afspraken en actiepunten.
-
Je werkt nauw samen met de directiesecretaris en stemt de werkzaamheden effectief af.
-
Je organiseert bijeenkomsten en vergaderingen en zorgt voor de reservering van de benodigde faciliteiten.
-
Je draagt bij aan een eenduidige en professionele werkwijze binnen het ondersteuningsteam.
-
Je ondersteunt bij HR-processen, zoals sollicitatieprocedures en de onboarding van nieuwe collega’s.
-
Je levert een bijdrage aan projecten, evenementen en andere organisatiebrede activiteiten.
-
Je signaleert knelpunten vroegtijdig en komt met praktische en passende oplossingen.
-
Je speelt flexibel in op veranderingen en weet goed om te gaan met onverwachte situaties.
De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Voor jou is er plek bij het team Office Management. Samen werken we aan professionele ondersteuning van directie, management en teams binnen de organisatie.
Je komt terecht in een hecht team van managementondersteuners, waar samenwerking centraal staat. Hoewel iedereen een eigen aandachtsgebied heeft, dragen we samen de verantwoordelijkheid voor een professionele en soepele ondersteuning van de organisatie. We weten elkaar gemakkelijk te vinden voor overleg, kennisdeling of een helpende hand wanneer dat nodig is. De werksfeer is open, collegiaal en informeel: we werken met plezier en betrokkenheid samen, met ruimte voor humor en een gezonde dosis relativering.
Je werkt voornamelijk vanuit het Stadskantoor in Utrecht, een moderne werkomgeving waar je nauw samenwerkt met collega's uit verschillende disciplines.
De komende periode maken we een interessante organisatieontwikkeling door, waarbij de managementondersteuning wordt ondergebracht in een nieuwe afdeling voor processen, administratie en ondersteuning. Dit biedt jou een mooie kans om vanaf het begin mee te denken en mee te bouwen aan een toekomstbestendige manier van samenwerken. Je krijgt de ruimte om jouw ideeën in te brengen, verbeteringen te signaleren en actief bij te dragen aan de verdere professionalisering van de ondersteuning binnen de organisatie.
Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.
Bij de gemeente Utrecht vinden we het belangrijk dat jij jezelf kunt zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wie jij bent. Voor deze vacature is het belangrijk dat jij overzicht houdt in een dynamische omgeving, prioriteiten weet te stellen en zelfstandig zaken oppakt. Je kunt goed schakelen tussen verschillende werkzaamheden, werkt zorgvuldig en zorgt ervoor dat afspraken en acties niet tussen wal en schip raken. Daarnaast communiceer je gemakkelijk met collega's op verschillende niveaus en draag je actief bij aan een prettige samenwerking.
Als managementassistent breng jij sowieso het volgende mee:
Minimaal mbo-niveau 4 werk- en denkniveau. Daarnaast heb je een ruime relevante werkervaring als assistent (of een vergelijkbare functie) in een dynamische omgeving.
Je hebt meerdere jaren ervaring als managementassistent of directiesecretaresse in een zeer dynamische omgeving.
Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
Ervaring met Microsoft Outlook, Teams en andere digitale systemen.
Het vermogen om nieuwe systemen en werkwijzen snel eigen te maken.
In deze rol draag je bij aan de digitale veiligheid van ruim 370.000 inwoners van Utrecht. Je krijgt volop vrijheid en verantwoordelijkheid om je expertise in te zetten, eigen initiatieven te nemen en je vakkennis continu te ontwikkelen. Naast het salaris bieden wij je een baan die je flexibel kunt inrichten, met extra’s bovenop het standaard salaris.
Dit vind je in ons aanbod:
Een 36-urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen € 3.206,- en € 4.499,- (schaal 8), inschaling stemmen we samen met jou af afhankelijk van je kennis en ervaring.
Wil je 32 uur werken? Dat is zeker bespreekbaar. Je bepaalt zelf je werktijden en indeling: 5 dagen werken met elke week een middag vrij, 4 dagen werken met afwisselend een vrije dag, of bijvoorbeeld 4×9.
Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% bovenop het standaard salaris. Dat betekent extra financiële ruimte om jouw arbeidsvoorwaarden zelf vorm te geven, bijvoorbeeld voor het kopen van extra verlofdagen, een fiets of extra (vakantie)geld.
Ruimte en budget voor jouw ontwikkeling: je krijgt alle mogelijkheden om je vakkennis actueel te houden en verder te groeien. Of het nu gaat om een securitycertificering, een verdiepende training of een inspirerende cursus, wij stimuleren en faciliteren jouw ontwikkeling.
Hybride werken op jouw manier: je hebt de vrijheid om in overleg zelf te bepalen waar en wanneer je werkt. Werk je graag thuis aan taken die focus vragen, of kom je liever naar ons moderne stadskantoor met uitzicht over de stad om samen te sparren met collega’s? Jij kiest wat het beste past bij jouw werk en ritme.
Een goede balans tussen werk en privé: we zorgen voor een goed uitgeruste thuiswerkplek in bruikleen en een maandelijkse thuiswerkvergoeding. Zo combineer je deze baan moeiteloos met je thuissituatie.
Een inclusieve en collegiale werkcultuur met ruimte voor humor, initiatief en samenwerking.
Bekijk hier een infographic over onze arbeidsvoorwaarden. Of kijk voor de volledige omschrijving naar deze pagina.
Enthousiast geworden om als Managementassistent Directeur IPM aan de slag te gaan voor de gemeente Utrecht, solliciteer dan direct! Ingekomen reacties worden voortdurend beoordeeld. Dit kan betekenen dat de vacature vroegtijdig sluit. Wacht dus niet te lang met solliciteren!
Wil je eerst meer informatie over de inhoud van de vacature of ben je nieuwsgierig naar hoe deze baan er in de praktijk uitziet? Je kunt je inhoudelijke vragen stellen én je sollicitatie richten aan Bob Strookappe, via 06 41862085. Voor alle vragen over de sollicitatieprocedure kun je bellen met Wandena Swaans, Corporate Recruiter IT, 06 - 41795722.
Kom je op gesprek, dan maken we hierbij gebruik van een lijst met vaste (gestandaardiseerde) vragen. Aan alle kandidaten stellen we dezelfde vragen. Zo kunnen we de resultaten eerlijker vergelijken en krijgt iedereen een gelijke kans.
Heb je iets nodig voor de sollicitatie? Laat ons weten wat je nodig hebt, zodat we de selectieprocedure voor jou zo goed mogelijk kunnen laten verlopen. We bieden iedere sollicitant graag een gelijke kans in onze selectieprocedure.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
Met deze vacature werven wij zelf onze nieuwe collega. Commerciële telefoontjes van bemiddelingsbureaus hebben daarom geen zin. Klik hier om meer te lezen over inhuuropdrachten bij gemeente Utrecht.
