Een kapotte deur op een kazerne, een bestelling die op tijd binnen moet zijn of onderhoud dat ingepland moet worden. Jij zorgt ervoor dat een melding niet blijft liggen, maar wordt opgepakt. Je houdt overzicht, schakelt met collega’s en leveranciers en zorgt dat iedereen weet waar hij aan toe is.
Werk jij graag in een omgeving waarin geen dag hetzelfde is? Krijg je energie van regelen, organiseren en mensen verder helpen? En lijkt het je mooi om met jouw werk bij te dragen aan de veiligheid in onze regio? Dan maken we graag kennis met je!
32–36 uur per week
Als Servicedeskmedewerker Huisvesting & Facilitair zorg jij ervoor dat collega’s op onze verschillende locaties en kazernes prettig, veilig en goed kunnen werken. Jij bent het centrale aanspreekpunt voor facilitaire en huisvestingsvragen en houdt overzicht over alles wat binnenkomt via TOPdesk en de telefoon.
Je werkt nauw samen met collega’s binnen Huisvesting & Facilitair en hebt regelmatig contact met leveranciers en degenen die meldingen indienen. Daarbij kijk je verder dan alleen de melding van dat moment: je denkt mee over een passende oplossing en over hoe we onze dienstverlening steeds verder kunnen verbeteren. Daar is volop ruimte voor, want de afdeling Huisvesting & Facilitair is in ontwikkeling.
Je houdt je onder andere bezig met:
Rond 8.00 uur begin je je werkdag. Je checkt de telefoon in voor de bereikbaarheid en praat met een kop koffie erbij even bij met je collega’s. Daarna open je TOPdesk en bekijk je wat er is binnengekomen. Welke nieuwe meldingen moeten worden opgepakt en welke openstaande meldingen vragen vandaag om een vervolg?
Je belt een leverancier om te informeren naar de status van een reparatie op een van onze kazernes. Zodra je meer weet, praat je ook de melder bij. Voor een andere melding is technische expertise nodig. Je loopt daarom even langs bij je collega’s van Huisvesting en Vastgoed om samen te bepalen wat de beste aanpak is.
Na de gezamenlijke lunch in de kantine richt je je op de werkzaamheden die de komende weken op verschillende locaties gepland staan. Je stemt af met de melder / gebruiker. Tussendoor plaats je nog enkele bestellingen, van kantoorartikelen en schoonmaakmiddelen tot een aantal bossen bloemen. Ook bespreek je met de Facilitair Coördinator welke zaken aandacht vragen en waar je ondersteuning kunt bieden.
Aan het einde van de dag kijk je met een goed gevoel terug. Nieuwe meldingen zijn verwerkt, openstaande zaken hebben een vervolg gekregen en collega’s en leveranciers weten waar zij aan toe zijn. Je checkt de telefoon uit en gaat met een voldaan gevoel naar huis.
Naast de dagelijkse werkzaamheden zijn er vaste momenten om als afdeling bij elkaar te komen. Op dinsdag starten jullie gezamenlijk de week: wie is waarmee bezig en waar kunnen jullie elkaar helpen? Op donderdag kijken jullie samen vooruit naar de werkzaamheden en aandachtspunten voor de komende weken.
Waar kom je te werken?
Je werkt binnen het team Huisvesting en Facilitaire: Betrokken professionals met korte lijnen, een nuchtere mentaliteit en een duidelijke focus op samenwerken.
Er is een mooie mix van beheerwerkzaamheden en projecten. Soms vraagt een situatie direct handelen, soms werk je planmatig aan renovatie of nieuwbouw. Samen zorgen jullie dat het primaire proces optimaal wordt ondersteund.
Je bent iemand die graag regelt dat zaken goed worden opgepakt én afgerond. Je houdt overzicht, stelt de juiste vragen en laat het weten wanneer iets meer tijd nodig heeft. Ook als er meerdere meldingen tegelijk binnenkomen, blijf je rustig en bepaal je wat als eerste aandacht nodig heeft.
Je communiceert gemakkelijk met verschillende mensen: van een collega op een kazerne tot een leverancier of gemeente. Daarbij ben je klantgericht, praktisch ingesteld en niet bang om zelf actie te ondernemen. Humor en relativeringsvermogen helpen je om prettig samen te werken in een dynamische omgeving.
- minimaal afgeronde mbo-opleiding in een facilitaire richting;
- minimaal 2 jaar relevante werkervaring;
- ervaring met het verwerken en bewaken van meldingen in TOPdesk of een vergelijkbaar systeem;
- praktische kennis van of affiniteit met huisvesting en facilitaire dienstverlening;
Tijdens de eerste selectieronde beoordelen we sollicitaties aan de hand van de criteria die in de vacaturetekst zijn opgenomen. We adviseren je daarom om relevante ervaring, kennis en motivatie zo concreet mogelijk te beschrijven en waar mogelijk te onderbouwen met voorbeelden uit jouw eigen praktijk.
Om verder een goed beeld te krijgen van jouw ervaring, aanpak en motivatie, verzoeken we je daarnaast onderstaande vragen afzonderlijk te beantwoorden. De antwoorden nemen we mee als onderdeel van de eerste selectieronde. Wanneer de vragen niet of slechts gedeeltelijk worden beantwoord, kunnen we jouw sollicitatie mogelijk niet zorgvuldig beoordelen.
- Wat spreekt je specifiek aan in de functie van Servicedeskmedewerker Huisvesting & Facilitair bij VRHM? Licht ook toe welke ervaring en kwaliteiten jij meebrengt om bij te dragen aan onze dienstverlening en de verdere ontwikkeling van de afdeling.
- Beschrijf een concrete situatie waarin je meerdere facilitaire of huisvestingsmeldingen tegelijk moest afhandelen. Hoe bepaalde je de prioriteiten, welke acties heb je ondernomen en hoe hield je de betrokkenen op de hoogte?
Naast werk met maatschappelijke impact bieden we een mooie baan in een organisatie die 24/7 klaarstaat voor de regio en:
- Een jaarcontract, met de intentie tot een vast dienstverband;
- Een salaris van minimaal € 3.113, - en maximaal € 4.478, - (conform schaal 8 CAR UWO Veiligheidsregio’s) bij 36 uur per week, afhankelijk van opleiding en ervaring;
- Een Individueel Keuze Budget (IKB) van 18,63% van het jaarsalaris, bijvoorbeeld om in te zetten voor extra verlof of extra salaris;
- 26 vakantiedagen bij een 36-urige werkweek;
- Pensioenopbouw bij ABP;
- Een moderne werkplek in Leiden-Zuid en de mogelijkheid om deels thuis te werken (per functie checken of dat zo is);
- Laptop, telefoon en thuiswerkfaciliteiten;
- Een vitaliteitsprogramma met o.a. korting op sport en vers fruit op het werk;
- Ruime aandacht voor jouw persoonlijke ontwikkeling.
Samen met gemeenten, brandweer, GHOR, politie en andere partners zorgen we voor een veilige regio voor ruim 840.000 inwoners. Met ongeveer 1.400 betrokken collega’s werken we dagelijks aan het voorkomen en bestrijden van incidenten en crises.
Wil je meer weten over deze functie of onze manier van werken? Kelly Looijestijn, Facilitair Coördinator beantwoordt graag je vragen. Kelly is bereikbaar via 0621856479 of [email protected]
Wij streven naar een medewerkersbestand dat een goede afspiegeling is van de samenleving. Denk je dat de functie bij je past en dat je aan de eisen voldoet? Dan nodigen we je van harte uit om te solliciteren. Bij ons draait het om wie je bent en wat je bijdraagt, ongeacht je achtergrond.
We leren je graag kennen! Solliciteer uiterlijk op 16 augustus via de sollicitatieknop. De selectiegesprekken vinden plaats in de week van op 19 augustus. Reserveer deze datum alvast in je agenda, zodat je er rekening mee kunt houden wanneer je wordt uitgenodigd.
De vacature staat in eerste instantie twee weken open. Vanwege de vakantieperiode kunnen we besluiten de reactietermijn met twee weken te verlengen als we nog niet de juiste kandidaat hebben gevonden. In dat geval worden de selectiegesprekken op een later moment gepland en duurt de procedure mogelijk iets langer.
- Voor indiensttreding vragen we een geldige Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG);
- Deze vacature stellen we gelijktijdig intern en extern open.
Wij zoeken graag zelf onze kandidaten, dus deze vacature is géén uitnodiging tot acquisitie.
