Een zelfstandige, veelzijdige en verantwoordelijke functie op het snijvlak van HR, kwaliteit, veiligheid en duurzaamheid.
Jouw rol als Administratief Professional HR & KAM
Bij Copijn werken ontwerpers, boomspecialisten, hoveniers, projectleiders en adviseurs dagelijks aan groene leefomgevingen die ertoe doen. Van hoogstedelijk groen tot boomtechnisch advies, interieurbeplanting en complexe buitenruimteprojecten. Achter dat werk staat een solide bedrijfsvoering. Een goed georganiseerde HR- en KAM-administratie zorgt ervoor dat collega's kunnen vertrouwen op actuele informatie, duidelijke afspraken en een organisatie die haar zaken op orde heeft. Op basis hiervan kunnen we onze kwaliteits-, veiligheids- en duurzaamheidsambities waarmaken.
Daarom zoeken wij een administratieve professional die zelfstandig kan werken, verantwoordelijkheid neemt en energie krijgt van orde, structuur en kwaliteit. Iemand die niet alleen uitvoert wat wordt gevraagd, maar ook ziet wat slimmer, duidelijker of beter geborgd kan worden. Een spil in onze bedrijfsvoering!
In deze functie krijg je een brede portefeuille onder je hoede: onze HR-administratie plus de administratie voor ons kwaliteit, veiligheids en duurzaamheidsmanagementsysteem. Je bent een belangrijke schakel binnen de organisatie en werkt samen met zowel het managementteam als de verschillende teams. Jij zorgt dat afspraken, registraties, documenten en processen soepel verlopen.
Wat ga je doen?
Je bent de vaste kracht achter een aantal belangrijke administratieve processen. Je bewaakt volledigheid, actualiteit en kwaliteit van gegevens en documenten. Jij helpt de organisatie professioneel, compliant en toekomstbestendig te blijven en levert daarmee ook een belangrijke bijdrage aan onze duurzaamheidsambities. Daarbij werk je zorgvuldig, praktisch en servicegericht, maar ook met voldoende stevigheid om collega’s aan te spreken als informatie ontbreekt of afspraken niet worden nagekomen.
- Je beheert en actualiseert de HR-administratie, zoals personeelsdossiers, contractgegevens, verlof- en verzuimregistraties, salarismutaties en relevante correspondentie.
- Je ondersteunt bij onboarding, wijzigingen in dienstverbanden en administratieve voorbereiding van gesprekken, regelingen en afspraken.
- Je beheert en draagt zorg voor de tijdige opvolging van de kwaliteit, veiligheids- en duurzaamheidsdocumentatie- en registraties waaronder KAM-meldingen, leveranciersdocumenten, toolboxmeetings, keuringen en verbeteracties
- Je houdt overzicht op opleidingen, cursussen, bevoegdheden en certificeringen en zorgt dat verlengingen tijdig worden gesignaleerd.
- Je bewaakt deadlines en maakt inzichtelijk waar actie nodig is richting medewerkers, leidinggevenden of externe partijen.
- Je denkt mee over verbetering en standaardisatie van administratieve processen, werkinstructies en documentbeheer.
- Je zorgt dat informatie vindbaar, betrouwbaar en overdraagbaar is, zodat collega’s snel kunnen handelen en de organisatie in control blijft.
Wie ben jij?
Je bent iemand die rust brengt in de organisatie. Je ziet details zonder het geheel uit het oog te verliezen. Je houdt van duidelijkheid, je neemt verantwoordelijkheid en vindt het vanzelfsprekend dat administratieve processen kloppen en werkbaar moeten zijn. Collega’s weten: als jij iets oppakt, komt het goed.
- MBO+/HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur in administratie, HR, bedrijfsvoering of iets vergelijkbaars.
- Ervaring in een brede administratieve functie, bijvoorbeeld binnen HR, KAM, office, finance of bedrijfsbureau.
- Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en discreet met personele en bedrijfsgevoelige informatie.
- Je bent digitaal vaardig en haalt plezier uit het slimmer inrichten van systemen en informatievoorziening.
- Je kunt zelfstandig prioriteiten stellen en weet wanneer je moet afstemmen of escaleren.
- Je communiceert helder, vriendelijk en vasthoudend.
- Kennis van HR-processen en/of KAM/VCA is een sterke pré.
- Je voelt je thuis in een praktische organisatie waar kantoor, projectteams en uitvoering nauw met elkaar verbonden zijn.
Wat bieden wij?
Je krijgt een zelfstandige en verantwoordelijke rol binnen een betrokken organisatie met vakmensen die trots zijn op hun werk. Er is ruimte om processen te verbeteren, eigenaarschap te nemen en zichtbaar bij te dragen aan de kwaliteit van onze bedrijfsvoering. Je werkt in een omgeving waar groen, techniek, ontwerp en uitvoering samenkomen en waar jouw administratieve professionaliteit direct verschil maakt.
Wij bieden:
- Een parttimefunctie voor 24 uur waarin je echt het verschil maakt.
- Samenwerking met betrokken collega’s die kennis delen en elkaar versterken.
- Veel vrijheid en verantwoordelijkheid in de dagelijkse organisatie van het werk.
- Ruimte om jezelf verder te ontwikkelen met opleidingen en doorgroeimogelijkheden.
- Een goed salaris passend bij jouw ervaring en inzet tussen €3250,52 - € 4172,42 bruto (op basis van een fulltime werkweek).
- Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder 35 vakantiedagen en een goede pensioenvoorziening.
- Een prettige groene werkomgeving.
- Goed bereikbaar met OV.
- Een organisatie die volop in beweging en ontwikkeling is.
Spreekt deze functie je aan? Stuur dan je cv en motivatie naar [email protected] t.a.v. Corry Siegers, Algemeen Directeur.
Wil je eerst meer weten over de functie of de procedure? Neem dan contact op via 030 – 26 44 333 of stuur een e-mail naar [email protected].
Je kunt solliciteren tot en met 30 augustus. Na de sluitingsdatum bekijken we alle sollicitaties zorgvuldig. Vervolgens nemen we zo snel mogelijk contact op met de kandidaten om de vervolgstappen te bespreken.
Door te solliciteren ga je akkoord dat je sollicitatie tot maximaal 1 jaar na sollicitatiedatum bewaard zal worden.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
Salaris: €3.250,52 - €4.172,42 per maand
Arbeidsvoorwaarden:
- Bedrijfsfeesten
- Bedrijfslaptop
- Budget voor professionele ontwikkeling
- Kerstpakket
- Pensioen
- Reiskostenvergoeding
- Telefoon van de zaak
- Vrijdagmiddagborrel
Werklocatie: Fysiek
