Wil jij bijdragen aan voedselhulp met echte maatschappelijke impact door ervoor te zorgen dat bestuursbesluiten goed worden vastgelegd, afspraken helder zijn en governance op orde blijft? Ben jij iemand die structuur aanbrengt, goed luistert en in staat is om informatie overzichtelijk en zorgvuldig te verwerken en zoek je een leuke vrijwilligersfunctie? Dan zoeken wij jou als Secretaris van ons nieuw op te richten Regionaal Distributiecentrum Voedselbanken regio Rotterdam.
Over ons
Ons distributiecentrum is een afsplitsing van Voedselbank Rotterdam en maakt onderdeel uit van Voedselbanken Nederland. Het distributiecentrum regio Rotterdam bedient ruim 30 lokale voedselbanken. Wij helpen mensen die niet genoeg middelen hebben om gezond en fatsoenlijk te leven door hen tijdelijk te voorzien van voedsel.
Ons werk wordt uitsluitend gedaan door vrijwilligers. Dat vraagt om betrouwbaarheid, zorgvuldigheid en duidelijke afspraken. Als secretaris speel jij daarin een sleutelrol: jij zorgt dat het bestuur kan functioneren als een sterk team dat de missie vertaalt naar beleid, besluiten en uitvoering.
Jouw rol
Als Secretaris ondersteun je het stichtingsbestuur en draag je zorg voor een correcte en werkbare uitvoering van de bestuurlijke processen. Je beheert de bestuurlijke “infrastructuur”: agenda’s, notulen, besluiten, correspondentie en bewaartermijnen—altijd met oog voor volledigheid en zorgvuldigheid.
Je werkt discreet, precies en betrokken. Je zorgt ervoor dat het bestuur weet wat er besloten is, wie wat wanneer doet, en waar eventuele aandachtspunten liggen. Zo maak jij governance praktisch en menselijk.
Wat ga je doen?
In deze rol ben je (samen met het bestuur) verantwoordelijk het vormen van het nieuwe beleid en specifiek voor de administratieve en organisatorische ondersteuning. Concreet:
-
Vergaderingen faciliteren
-
Coördineren van bestuursvergaderingen (planning, agenda-opbouw, voorbereiding).
-
Tijdig aanleveren van vergaderstukken en actueel houden van documenten.
-
Notuleren en besluiten vastleggen
-
Opstellen/uitwerken van notulen en besluiten.
-
Zorgen dat besluiten helder, traceerbaar en compleet worden vastgelegd.
-
Actielijst en opvolging
-
Bewaken van de voortgang op actiepunten uit vergaderingen.
-
Signaleren van openstaande punten richting voorzitter/bestuur.
-
Correspondentie en communicatie van het bestuur
-
Verwerken en beheren van in- en uitgaande bestuurlijke communicatie.
-
Ondersteunen bij bestuurlijke afstemming met externe partijen.
-
Bestuurlijke administratie en archivering
-
Zorgdragen voor juiste dossiervorming en (waar van toepassing) bewaartermijnen.
-
Bijhouden van relevante documenten en reglementen volgens interne afspraken.
-
Continuïteit in bestuurlijke werkwijze
-
Meedenken over verbetering van processen: eenvoud, overzicht en werkbaarheid.
-
Zorgen dat het bestuur “in control” blijft.
Wie ben jij?
Je bent zorgvuldig, georganiseerd en je voelt je comfortabel in een rol achter de schermen met duidelijke impact. Je kunt hoofd- en bijzaken onderscheiden, werkt met aandacht voor detail en communiceert helder.
Je brengt mee:
-
Ervaring met de genoemde werkzaamheden, notuleren en/of bestuurlijke ondersteuning (of een sterke affiniteit hiermee).
-
Nauwkeurigheid, integriteit en discretie.
-
Goede schrijfvaardigheid in het Nederlands (helder en concreet)
-
Structuur aanbrengen: overzicht creëren en deadlines bewaken
-
Affiniteit met vrijwilligerswerk en/of het maatschappelijk domein is een plus
Wat verwachten wij van jou?
-
Je kunt en wilt tijd maken voor bestuursvergaderingen en overlegmomenten (regionaal), gemiddeld vraagt de functie zo’n 16 uur per week waarbij ook thuis werken mogelijk is.
-
Je bent betrouwbaar en werkt accuraat en tijdig: stukken op tijd, notulen correct en compleet.
-
Je neemt verantwoordelijkheid voor bestuurlijke kwaliteit en bewaakt afspraken.
-
Je handelt in lijn met gedragscodes en integriteitsafspraken van de stichting en Voedselbanken Nederland.
Wat kun je van ons verwachten?
-
Een betekenisvolle rol binnen de Voedselbanken: bestuurswerk dat direct bijdraagt aan voedselhulp.
-
Samenwerking met betrokken bestuursleden en gemotiveerde vrijwilligers.
-
Duidelijke afspraken, steun vanuit het bestuur en ruimte om mee te bouwen aan kwaliteit.
-
Een omgeving waarin respect, menselijkheid en betrouwbaarheid centraal staan.
Jouw volgende stap
Herken jij jezelf in deze rol en wil je bijdragen aan onze werkzaamheden in de regio Rotterdam? Stuur ons dan je motivatie en je cv met relevante ervaring.
Solliciteren doe je via onderstaande knop en voor informatie en/of vragen kan je contact opnemen met Peter van der Meijden via mailadres [email protected]
