In deze rol ben je veel meer dan een planner. Je denkt vooruit, signaleert knelpunten voordat ze ontstaan en zorgt dat vergaderingen, bijeenkomsten en afspraken tot in de puntjes zijn voorbereid. Of het nu gaat om complexe agenda's, een volle mailbox of het organiseren van een afdelingsevenement: jij regelt het.
Je werkt dagelijks met systemen zoals Outlook, Teams, Topdesk en iBabs. Nieuwe systemen? Daar draai jij je hand niet voor om. Je maakt ze jezelf snel eigen en weet ze slim in te zetten om je werk (en dat van anderen) makkelijker te maken.
Hoe ziet jouw werkdag eruit?
Je begint de dag met een kop koffie en een praatje met collega's. Daarna open je je mailbox. Er wachten al verschillende verzoeken: een overleg plannen met meerdere managers die allemaal een overvolle agenda hebben, een afspraak verzetten vanwege een spoedoverleg en een collega helpen met het organiseren van een afdelingsbijeenkomst. Puzzelen? Daar krijg jij juist energie van.
Halverwege de ochtend stem je met de manager die je ondersteunt de agenda door. Welke afspraken hebben prioriteit? Moet er iets worden verschoven? Jij denkt mee, stelt kritische vragen en zorgt dat de planning weer klopt. Je denkt na over wanneer sollicitatiegesprekken kunnen plaatsvinden en blokt dit in de agenda’s.
Na de lunch zie je dat voor een belangrijke vergadering de stukken nog niet compleet zijn. Je schakelt snel met de betrokken collega's, zet alles klaar in iBabs en zorgt ervoor dat iedereen ruim op tijd beschikt over de juiste informatie.
Later op de middag vraagt een collega of je wilt meedenken over een ingewikkelde afspraak met meerdere externe partijen. Samen vinden jullie een oplossing. Ondertussen regel jij ook nog de praktische zaken voor een bestuurlijk overleg volgende week: een vergaderruimte, catering en de benodigde faciliteiten. Het is nu tijd om een kandidaat op te halen bij de receptie voor een sollicitatiegesprek.
Aan het einde van de dag kijk je tevreden terug. Er is veel gebeurd, plannen zijn gewijzigd, nieuwe vragen zijn tussendoor gekomen en toch is alles geregeld.
-
De diversiteit aan werkzaamheden is groot, daardoor blijft je werk interessant;
-
Als managementondersteuner heb je veel contact met je interne collega’s, maar ook met externe partners verspreid over veel vakgebieden, waardoor je een groot netwerk opbouwt;
-
Bij de provincie is persoonlijke groei en ontwikkeling van groot belang; er is dan ook volop ruimte voor ontwikkeling;
-
Je krijgt veel ruimte hoe jij je werk zo efficiënt als mogelijk kunt indelen.
Je werkt nauwkeurig en ziet het snel als iets ontbreekt. Je pakt je werk zelfstandig op, houdt overzicht en weet goed wat prioriteit heeft. Ook als de planning ineens verandert of er veel tegelijk speelt, blijf je rustig en schakel je gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden. Je denkt vooruit, neemt initiatief en zoekt praktische oplossingen. Daarbij werk je graag samen met collega's; je weet elkaar makkelijk te vinden en helpt waar nodig. Juist die afwisseling en de dynamiek van de dag geven jou energie.
Daarnaast neem je het volgende mee:
-
minimaal mbo werk- en denkniveau;
-
sterke communicatieve en sociale vaardigheden;
-
uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift;
-
probleemoplossend vermogen en vertrouwelijkheid in het omgaan met informatie;
-
servicegerichte houding en flexibiliteit.
-
Salarisniveau: Salarisschaal 7
-
Maandsalaris exclusief IKB: min. € 2.818 - max. € 3.948
-
Jaarsalaris inclusief IKB: min. € 41.384 - max. € 57.976
-
Een jaarlijkse salarisverhoging van 3% tot aan het einde van je schaal
-
Dienstverband: Tijdelijke arbeidsovereenkomst met uitzicht op vast
-
Minimum aantal uur: 36
Daarnaast krijg je:
-
een Individueel Keuzebudget (IKB) ter waarde van 22,37% bovenop jouw salaris. Dit kun je onder andere inzetten voor extra vrije tijd, studie of meer salaris;
-
de mogelijkheid om thuis je werkplek goed in te richten. Denk aan een bureau, beeldscherm en andere voorzieningen;
-
een persoonlijk budget voor duurzame inzetbaarheid van € 6.000,- per 5 jaar. Ook kun je gebruik maken van ons interne trainingsaanbod via het Leerplein;
-
de ruimte om je werkweek flexibel in te delen. Samen met je collega’s bepaal je waar je werkt. Deels vanuit huis en deels op het provinciehuis. Dat geeft een goede werk- privébalans;
-
bij ons is een fulltime werkweek 36 uur. Wil je meer werken? Dat kan in overleg, met een maximum van 40 uur. Je bouwt dan wekelijks extra verlof op.
Er zijn nog veel meer interessante secundaire arbeidsvoorwaarden. Hier vertellen we je er graag meer over.
Als je bij ons komt werken, word je onderdeel van het team ‘Managementondersteuning’. Momenteel bestaan we uit 37 collega’s die allemaal verschillende managers, directeuren, domeinen of opgaven ondersteunen. Het doel van het team is om van elkaar te leren, te ondersteunen en elkaar te vervangen. We treffen elkaar regelmatig in kleinere teams om heel gericht te kunnen bespreken wat er speelt in ieders werk en waarbij we elkaar helpen door het delen van expertise en ervaringen. Daarnaast ontmoeten we elkaar ook in een brede bijeenkomst met het gehele team. Hierin staat zowel leren als ontmoeten centraal. Daarna lunchen we met elkaar. Een ideale mogelijkheid om elkaar beter te leren kennen en de onderlinge band te versterken. Samen vormen we een pool van professionele ondersteuners die verantwoordelijk is voor de secretariële taken en een onmisbare schakel in de organisatie is voor de managers.
Enthousiast geworden, maar zit je nog met vragen? Neem gerust contact met ons op!
Voor inhoudelijke vragen over deze vacature kun je contact opnemen met Claudia van Berkel, managementondersteuner, via 06-31114071.
Heb je vragen over de sollicitatieprocedure? Neem dan contact op met Lauren Riethoff, senior adviseur werving & selectie, op 06-50171507.
Wij houden tussentijds alle reacties in de gaten. Wanneer we een match zien plannen we een gesprek in. Wacht dus niet te lang met reageren, de vacature kan namelijk daardoor eerder gesloten zijn.
Sollicitaties of cv’s die via werving- en selectiebureaus worden ingediend, nemen we niet in behandeling. Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. Delen op LinkedIn stellen we daarentegen wel op prijs.
De provincie Zuid-Holland is niet alleen een mooi stukje Nederland, maar ook een interessante overheidsorganisatie. Als middenbestuur zitten we letterlijk tussen de Rijksoverheid en de gemeenten in. Praktischer dan het Rijk en een grotere scope dan een gemeente. Groot genoeg om echte impact in de regio te maken en klein genoeg voor korte lijnen, snel schakelen en nauwe samenwerking. Onze collega's zijn de Mogelijkmakers van Zuid-Holland: mensen die samen met inwoners, medeoverheden, bedrijven, kennisinstellingen en maatschappelijke partners werken aan oplossingen die ertoe doen. Werken bij de provincie betekent dat jij daar ook een rol in speelt. Ontdek in ons werkgeversverhaal de Mogelijkmakers van Zuid-Holland wat werken bij de provincie bijzonder maakt en wat je van ons als werkgever kunt verwachten.
Werken bij ons betekent dat je veel vertrouwen en verantwoordelijkheid krijgt. We zorgen goed voor je en je krijgt veel ruimte voor eigen inbreng en initiatief. Maar je moet het wel zelf willen regelen en keuzes durven maken. De kaders zijn niet altijd duidelijk. Je moet bij ons een beetje van zwemmen en persoonlijke ontwikkeling houden. Digitale ontwikkeling staat bij ons hoog op de agenda als strategische pijler. Daarom zoeken we collega’s die digitaal gedreven zijn en kansen zien om zichzelf en de organisatie daarin continu te verbeteren.
Ook hechten we veel waarde aan diversiteit en inclusie. We streven naar een organisatie waarin iedereen zich veilig en thuis voelt, ongeacht afkomst, gender, seksuele oriëntatie, religie, leeftijd, sociaaleconomische achtergrond of arbeidsvermogen. Om die reden moedigen we iedereen aan te solliciteren die zich kan identificeren met het vacatureprofiel hierboven.
