Taakomschrijving Gastvrijheid & Facilitair Manager
De gastvrijheid & facilitair Manager is de gastheer of gastvrouw van de vereniging, en het eerste aanspreekpunt. voor dagelijkse operationele zaken. De G&F manager heeft de dagelijkse leiding over de bar, schoonmaak, contact met scholen, en ondersteunt de vereniging en het bestuur van MHC Forescate bij het uitvoeren van het beleid. De functie combineert gastvrijheid en de facilitaire organisatie. De manager werkt zelfstandig, is zichtbaar op de club en zorgt voor structuur, kwaliteit en continuïteit in de dienstverlening.
Algemene rol en verantwoordelijkheden
- Fungeert als eerste aanspreekpunt voor leden, vrijwilligers, bestuur en externe partijen bij operationele en facilitaire zaken.
- Coördineert en bewaakt de dagelijkse gang van zaken binnen de vereniging en grijpt in waar nodig.
- Signaleert knelpunten en verbeterpunten en stemt deze af met het bestuur.
- Voert beleidsmatige en operationele opdrachten van het bestuur uit, met prioriteit bij urgente situaties of calamiteiten.
- Ondersteunt commissies en vrijwilligers en stimuleert eigenaarschap binnen de vereniging.
- Onderhoudt actief contact met externe stakeholders zoals gemeente, KNHB, leveranciers en samenwerkingspartners.
Gastvrijheid
- Coördineert de bar- en gastvrijheidsorganisatie en zorgt voor een gastvrije en representatieve uitstraling van de vereniging.
- Beheert reserveringen en aanvragen en zorgt voor een correcte en tijdige opvolging.
- Voert wekelijks overleg met de barhoofden over planning, bezetting, voorraad en bijzonderheden.
- Zorgt voor naleving van hygiëne-eisen en bewaakt orde en netheid binnen bar en keuken.
- Coördineert en faciliteert evenementen in afstemming met commissies, vrijwilligers en relevante stakeholders.
- Verzorgt de praktische organisatie rondom bijeenkomsten en clubactiviteiten, inclusief inzet van vrijwilligers, materialen en faciliteiten.
Facilitair
- Stuurt schoonmaak- en onderhoudspartijen aan en houdt toezicht op de uitvoering van werkzaamheden.
- Beheert sleutel-, toegang- en alarmbeleid en ziet toe op correcte naleving.
- Zorgt voor een veilige, ordelijke en representatieve clubomgeving en ziet toe op naleving van huisregels.
- Onderhoudt contact met huurders, scholen en andere gebruikers van de accommodatie en stemt het gebruik van velden en ruimtes af.
- Beheert facilitaire systemen zoals muziekinstallaties, tv’s en ICT-voorzieningen en zorgt voor goed functioneren en gebruik.
- Beheert en optimaliseert het gebruik van systemen zoals LISA en ondersteunt gebruikers daarbij.
- Beheert het clubgebouw in brede zin en signaleert onderhoudsbehoefte en faciliteert partijen t.b.v. het uit te voeren onderhoud.
- Ondersteunt de communicatiecommissie bij praktische uitvoering van communicatie via website, social media en andere kanalen.
- Faciliteert bijeenkomsten, presentaties en vergaderingen, inclusief audiovisuele ondersteuning.
Wedstrijden en trainingen
De Gastvrijheid en Facilitair Manager ondersteunt de organisatie van wedstrijden en trainingen waar nodig. Dit gebeurt in nauwe samenwerking met HTZ-medewerkers en vrijwilligers. De ondersteuning richt zich op voorbereiding, communicatie, materiaalgebruik en facilitaire afstemming rondom wedstrijddagen en trainingen.
Aansturing en verantwoording
De Gastvrijheid en Facilitair Manager valt hiërarchisch onder de voorzitter van MHC Forescate. Het bestuurslid Beheer is het eerste aanspreekpunt voor de dagelijkse operationele afstemming. De manager rapporteert periodiek over werkzaamheden, knelpunten en aandachtspunten.
Aanwezigheid op de club en bereikbaarheid
De G&F manager heeft een zekere vrijheid om zijn werkzaamheden binnen de werkweek uit te voeren bij een gemiddelde wekelijkse arbeidstijd van 40 uur. Door het seizoen heen zijn en daar buiten zijn drukkere en minder drukke periodes. De G&F manager wordt geacht hier zoveel mogelijk zijn tijd zelfstandig naar te kunnen indelen, waarbij drukkere periodes worden gecompenseerd door minder aanwezigheid in rustigere periodes.
In beginsel is de G&F manager aanwezig op:
- Maandag 8 tot 16.30 uur – 8 uur
Schoonmaak en opgeruimd na het weekend, clubhuis/velden en bar/keuken– 8 uur
Wekelijks overleg barhoofd incl. bestellingen/opruimen/ordenen e.t.c.
1e maandag van de maand barbezetting / vraagbaak (20.00 tot 23.00 uur)
- Dinsdag: vrij
- Woensdag 8 tot 12 uur – 4 uur
Seniorfit/trim
Joao schoonmaak
- Donderdag 8 tot 12 uur + 19 tot 23 uur – 8 uur
Ochtend: Nalopen clubhuis woensdagavond / ontvangst bestellingen?
Avond: Afstemming met HTZ manager + video
- Vrijdag 8 tot 12 uur – 4 uur
Nalopen clubhuis donderdagavond (kan ook donderdagavond)
Klaarzetten voor het weekend (wedstrijdschema’s op tv’s / koffiebonnetjes) (zou ook op zaterdagochtend vroeg kunnen zodat de vrijdag ook een vrije dag wordt)
- Zaterdag 8 tot 12 uur – 4 uur
Hospitality – vraagbaak voor bezoekers
- Zondag 14.00 - 18.00 uur – 4 uur gem. p.w.
Tijdens thuiswedstrijden dames en heren 1
Hospitality – vraagbaak voor bezoekers
TD’s / evenementen e.t.c.
Totaal 32 uur, de overige 8 uur zijn flexibel in te zetten in gezamenlijk overleg. Waarbij we op een totaal van 40 uur komen.
Telling uren, boven de 5,5, uur per dag pauze van 30 minuten opnemen (2x15 min of 1x30 min).
De flexibiliteit voor de indeling van werkzaamheden en aanwezigheid wordt op een professionele wijze ingevuld. Indien er taken zijn, zoals toezicht op werkzaamheden van derden die zijn aanwezigheid vereisen, dan heeft dat prioriteit, onder andere bij sommige onderhoudstaken of de aflevering van goederen. In ieder geval zorgt de flexibiliteit van werkzaamheden en aanwezigheid er voor dat de G&F manager goed bereikbaar is per mobiele telefoon, whatsapp of e-mail voor zaken die MHC Forescate aangaan.
De afwezigheid van de G&Fmanager (buiten blokuren en het seizoen) wordt tijdig afgestemd met bestuurslid beheer. Voor het plannen van vakanties en overige afwezigheid wordt bovendien rekening gehouden met de seizoensplanning van de vereniging. Met opgeven van vrije dagen en vakanties dient per mail aan de clubsecretaris en bestuurslid beheer gedaan te worden.
In het winterseizoen:
- Zaalcompetitie
- Lisa beheer
- Ruimwerk clubhuis / herordenen / grondige schoonmaak e.t.c.
Arbeidsvoorwaarden
De overeenkomst wordt aangegaan conform de CAO sport.
Salaris: €2.511,00 - €2.701,00 per maand
Arbeidsvoorwaarden:
Werklocatie: Fysiek
