Het CIBG voert complexe projecten en programma’s uit in opdracht van verschillende beleidsdirecties binnen VWS. Ter ondersteuning van twee ICT-projecten zijn wij op zoek naar een ervaren projectsecretaris met ervaring met ICT-projecten en/of programma’s. Als projectsecretaris ben je een echte spin in het web. Je ondersteunt, adviseert en bent de rechterhand en sparringpartner voor de projectmanager. Je organiseert de projectdocumentatie, bewaakt de projectplanning en signaleert (mogelijke) afwijkingen en risico’s. Daarnaast organiseer je de overleggen, stel je de agenda op, bewaak je de besluitvorming en zorgt voor verslaglegging. Ook zorg je voor het informeren van alle relevante partijen en bewaakt nakoming en borging van acties.
- Het fungeren als sparring partner en rechterhand van de projectmanager en het in relatie hiermee proactief oppakken van zaken die op het pad van het project komen.
- Het actueel houden van de planning, proactief bewaken van de voortgang en signaleren van afwijkingen in de planning en doen van voorstellen voor beheersmaatregelen.
- Het zorgdragen voor het tot stand komen van de projectdocumentatie, het leveren van een inhoudelijke bijdrage aan stukken ten behoeve van projecten.
- Het coördineren van het Risicoregister en bijhouden van het issuelog; het signaleren van risico’s en issues.
- Het verzorgen van de communicatie rond het project, zowel in- als extern.
- Het ondersteunen van het inkoopproces.
- Het beheren van het projectarchief.
- Het financiële overzicht bijhouden, zoals geboekte uren controleren en verplichtingen registreren.
- Het opstellen van voortgangsrapportages.
- Het organiseren van de verschillende overleggen, inclusief het regelen van de faciliteiten of voorzieningen die daarbij nodig zijn.
- Het bewaken van het proces.
- Gelet op de aard en omstandigheden van de opdracht heeft de opdracht
- de kenmerken van een arbeidsovereenkomst. Met het oog daarop moet
- rekening worden gehouden met de vigerende wet-, regelgeving en
- jurisprudentie wat betreft de arbeidsrelatie. Inschrijver dient een offerte
- aan te bieden die hieraan voldoet en waarbij schijnzelfstandigheid wordt
- voorkomen. Indien gewenst kan opdrachtgever bewijsmiddelen aan
- inschrijver vragen die dit staven. Ingeval opdrachtgever de
- bewijsmiddelen niet overtuigend vindt, kan opdrachtgever de offerte
- niet de kenmerken van een arbeidsovereenkomst. Deze kan worden
- verricht door zowel iemand die werkt op basis van een
- Meer informatie over CIBG vindt u hier: https://www.cibg.nl/
- De afdeling APKM bestaat uit vier vakgroepen: Accountmanagement, Projectmanagement, Project
- Management Office en Kwaliteitsmanagement. In totaal werken er ca. 30 medewerkers. De Project
- Management Office (PMO) bestaat op dit moment uit 7 Project Management Officers die als
- projectsecretaris programma- en projectmanagers ondersteunen en afdelingsbrede taken
- Jouw takenpakket bestaat uit de volgende werkzaamheden:
- afwijkingen in de planning en doen van voorstellen voor beheersmaatregelen;
- het verzorgen van de communicatie rond het project, zowel in- als extern;
- het beheren van het projectarchief;
- het opstellen van voortgangsrapportages;
- Je hebt beschikt minimaal HBO- werk en denkniveau;
- Je hebt een opleiding Projectmanagement of Project Management Officer;
- waaronder ervaring met tenminste één ICT-project;
- Je bent pro actief en sterk in organiseren, structuur aanbrengen en overzicht bewaken;
- Je bent bekend met opstellen/beheren van projectplanning, risico register en voorbereiden van
- stuurgroep/ project activiteiten;
- Je hebt werkervaring met Excel of Microsoft Project voor het maken van planningen;
- Je kunt je goed uitdrukken, zowel mondeling als schriftelijk;
- Je denkt creatief, bent enthousiast en kunt anderen motiveren;
- Bij voortijdige beëindiging van de nadere overeenkomst wordt de opzegtermijn zoals beschreven in
- de raamovereenkomst gehanteerd.
- Aanbiedingen van kandidaten worden beoordeeld op zowel eisen als wensen. Wanneer er niet
- wordt voldaan aan een eis, komt de kandidaat niet in aanmerking voor de opdracht (knock-out).
- Daarna wordt er beoordeeld op diverse wensen. In de aanbieding van de kandidaten moeten eisen
- en wensen plus de mate waarin hieraan voldaan wordt expliciet benoemd worden.
- 1 Kandidaat beschikt over minimaal HBO werk- en denkniveau. Voldoet / Voldoet niet
- 2 Kandidaat beschikt over kennis van ICT-projecten en/of programma’s. Voldoet / Voldoet niet
- relatief zwaar mee (hiervoor worden maximaal 150 van de 250 punten
- 4 Mate van ervaring en/of affiniteit met de organisatie van de opdrachtgever. Maximaal 100 punten.
- U kunt maximaal 1000 punten behalen. Opdrachtgever kan vooraf aan de eventuele gunning een
- gesprek met de kandida(a)t(en) voeren. Gunning vindt plaats op basis van de beste
- prijs/kwaliteitverhouding.
- Uw offerte dient minimaal de volgende aspecten te omvatten:
- De beschikbaarheid van de aangeboden kandidaat. Verzocht wordt om bij de offerte de
- geplande vakanties en eventueel geplande opleidingen te vermelden, dan wel aan te geven dat
- Opdrachtnemer biedt geen externe arbeidskracht aan die niet voldoet aan het functieprofiel
- Nacalculatie, betaling vindt maandelijks plaats na goedkeuring van ingevoerde uren en acceptatie
- van voorstel factuur/facturen door opdrachtnemer.
- geheimhoudingsverklaring te tekenen.
- weken na aanvang van de opdracht in DioR geüpload te worden. Bij ‘Naam organisatie’ dient de
- Na gunning dient de geselecteerde kandidaat tevens de Integriteitsverklaring Rijk voor externen te
- tekenen. Een model verklaring alsmede de Gedragscode Integriteit zijn als bijlage bijgevoegd.
- O&P RIJK | Team Tijdelijk Werk gebruikt DioR voor ondersteuning van dit offertetraject. DioR
- ondersteunt zowel het proces van de offerteaanvraag tot en met de gunning van opdrachten als
- ook, indien dit is aangegeven in de vast te stellen overeenkomst, orderverstrekking, urenregistratie
- en facturatie (e-factuur) op zo’n order.
- Aanbiedingen die O&P RIJK | Team Tijdelijk Werk via een andere weg of op een ander tijdstip
- bereiken, zullen niet in behandeling worden genomen. Opdrachtnemers zijn zelf verantwoordelijk
- voor hun account in de applicatie en het tijdig/correct voorstellen van kandidaten. Bij vragen over
- de applicatie DioR is de helpdesk bereikbaar via 070-7000590 of [email protected].
- zodat deze tijdig kan reageren op offerteaanvragen.
- Opdrachtgever is niet aansprakelijk voor storingen met DioR.
- u vindt dat wij ons niet aan de wetten en regelgeving hebben gehouden;
- u vindt dat wij discrimineren, ongelijk behandelen, niet transparant aanbesteden of
- onredelijke Eisen stellen.
- Geef in die e-mail duidelijk aan dat u een klacht heeft en waarover. Bij het behandelen van uw
- klacht gebruiken we het advies Klachtenafhandeling. U leest daar meer over op Klachtafhandeling
- bij aanbesteden | PIANOo - Expertisecentrum Aanbesteden.
- Een klacht is niet een vraag om meer informatie
- Een klacht is echt bedoeld om aan te geven dat u het niet eens bent met de gang van zaken
- tijdens deze Offerteprocedure. Gebruik een klacht niet om meer informatie te vragen. In de
- Offerteprocedure is voldoende ruimte om vragen te stellen of verduidelijking te vragen.
- Als u een klacht indient, loopt de Offerteprocedure meestal gewoon verder
- We zetten de Offerteprocedure alleen stil als wij dat nodig vinden.
- Kandidaat beschikt over minimaal HBO werk- en denkniveau.
- Kandidaat beschikt over kennis van ICT-projecten en/of programma’s.
- Kandidaat heeft minimaal 3 jaar werkervaring als (IT) projectsecretaris en/of project management officer.
- Mate waarin de kandidaat beschikt over een afgeronde opleiding in projectmanagement of aantoonbare werkervaring als Project Management Officer (PMO).
- Mate waarin de kandidaat ervaring heeft met ICT-projecten en/of programma’s. Hierbij weegt vooral het aspect maken van planningen relatief zwaar mee.
- Mate waarin kandidaat beschikt over de gevraagde competenties en vaardigheden (toetsbaar in CV, motivatie en/of mogelijk gesprek).
- Mate van ervaring en/of affiniteit met de organisatie van de opdrachtgever.
- Proactief en sterk in organiseren, structuur aanbrengen en overzicht bewaken.
- Stressbestendig.
- Goed kunnen uitdrukken, zowel mondeling als schriftelijk.
- Creatief denken, enthousiast en anderen kunnen motiveren.
- Omgevingssensitief, spin in het web en een bindende factor in het project.
- Werklocatie: Den Haag/hybride.
- ZZP/Detachering : In verband met de wet DBA dient u bij elke aangeboden kandidaat aan te
- geven of het gaat om detachering of een inhuur van een zzp-er. Dit dient
- opdracht op ZZP-basis betreft. Wel vindt - voor zover dat voor de
- arbeidsovereenkomst als een zelfstandige.
- Verklaring omtrent gedrag (VOG), geheimhoudingsverklaring en Integriteitsverklaring
- Na gunning dient kandidaat VOG aan te leveren via DioR (nb: mantelpartij als aanvrager) en een
