Samen met de bestuursadviseur en de woordvoerder van jouw gedeputeerde ben jij verantwoordelijk voor het professioneel ondersteunen op secretarieel gebied. Jij houdt de complexe agenda actueel en zorgt voor een duidelijke planning. Je bereidt vergaderdossiers voor en bewaakt de voortgang van afspraken. Als eerste aanspreekpunt communiceer je professioneel en vriendelijk. Je regelt de communicatie voor de dossiers van je gedeputeerde met interne collega’s en met externe relaties. Denk hierbij aan wethouders, burgemeesters onder andere binnen de provincie Utrecht. Als er een stapje extra wordt gevraagd qua inzet dan ben je daartoe bereid!
Jij weet mensen te vinden, en zij jou als het gaat om contact met de gedeputeerde. Je bent het visitekaartje van de gedeputeerde, wat zich uit in een zorgvuldige manier van communiceren (telefonisch, per mail en overige correspondentie). Daarnaast houd je je bezig met het voorbereiden en samenstellen van dossiers voor vergaderingen. Met de gedeputeerde maak je afspraken over de ondersteuningsbehoefte, zodat je de voor hem passende kwaliteit van ondersteuning kunt leveren.
Werken bij de provincie Utrecht betekent dat je een waardevolle bijdrage levert aan het oplossen van maatschappelijke opgaven. Deze opgaven vragen het bijeenbrengen van veel verschillende disciplines en belangen – vooral buiten, maar ook binnen de organisatie. Als medewerker vorm jij de verbindende schakel. We halen kennis op, delen onze deskundigheid en behalen met elkaar successen. Samen komen we verder.
We investeren in de ontwikkeling van onze medewerkers. Je krijgt volop de gelegenheid voor eigen initiatief en ruimte om te groeien. Wij vinden een gezonde balans tussen werk en privé belangrijk. Iedereen krijgt de kans om flexibel en naar eigen vermogen te werken.
Bij de provincie Utrecht werken we hybride. Hoe dit eruit ziet geven we samen vorm.
De organisatie is in ontwikkeling. We maken een professionaliseringsslag en gaan steeds meer opgavegericht werken. Als jij het leuk vindt om het voortouw te nemen en verder mee wilt bouwen aan onze organisatie, garanderen wij jou een boeiende tijd.
Naast uitdagend werk en leuke collega’s bieden we jou:
-
Een tijdelijke arbeidsovereenkomst van één jaar voor 32 tot 36 uur per week met uitzicht op een vast dienstverband.
-
Een salaris tussen de € 3.090,42. en € 4.338,84 bruto per maand op basis van een fulltime dienstverband van 36 uur per week (schaalniveau 8).
-
Een Individueel Keuze Budget van 22,37% boven op je maandelijkse salaris dat je onder andere kan inzetten voor extra vrije tijd, studie of meer salaris.
-
Een persoonlijk budget voor duurzame inzetbaarheid van € 6.000,- per 5 jaar. Ook kun je gebruik maken van ons interne trainingsaanbod van de UtrechtAcademie.
-
Een goede pensioenregeling bij het ABP.
-
Als je bij ons fulltime werkt, heb je een werkweek van 36 uur en heb je recht op 18 vakantiedagen. Je mag ook meer uur werken, je bouwt dan extra compensatieverlof op. Zo kan je bij een fulltime dienstverband tot wel 25,5 extra vakantiedagen opbouwen! Kijk voor meer informatie over uren en verlof op onze arbeidsvoorwaardenpagina.
Wij zoeken een nieuwe collega die houdt van dynamiek en het overzicht weet te bewaren onder druk. Als medewerker secretariaat gedeputeerde staten ondersteun je de gedeputeerde in een politiek-bestuurlijke omgeving. Je organiseert afspraken en vergaderingen met zorg, bewaakt vertrouwelijkheid en handelt altijd integer.
Je bent een stevige persoonlijkheid, neemt initiatief en weet prioriteiten te stellen. Met jouw servicegerichte houding en communicatieve vaardigheden zorg je dat alles soepel verloopt. Je denkt vooruit, schakelt snel en staat klaar voor nieuwe uitdagingen. Betrouwbaarheid, samenwerking en discretie zijn voor jou vanzelfsprekend.
Je haalt voldoening uit het ontzorgen van de gedeputeerde en creëert structuur in een dynamische werkomgeving. Je bent toegankelijk en representatief, met een scherp oog voor wat nodig is om resultaten te behalen. Het secretariële vak kent geen geheimen voor je. Daarbij acteer je zelfstandig, proactief en ben je communicatief sterk.
Verder beschik je als medewerker secretariaat gedeputeerde staten over:
-
Minimaal afgeronde mbo-opleiding op niveau 4 (of vergelijkbaar), in een secretariële richting.
-
Minimaal 5 jaar werkervaring als medewerker secretariaat in een bestuurlijk sensitieve omgeving op directieniveau.
-
Ervaring met een 1 op 1 ondersteuning op directie- of bestuurlijk niveau.
-
Je hebt kennis van en ervaring met de MS-office applicaties.
-
Je bent 4 tot 5 dagen per week beschikbaar.
Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie.
Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.
Het secretariaat gedeputeerde staten valt binnen het BIO domein. Het domein Bedrijfsvoering, Informatie en Organisatie (BIO) verzorgt alle uitvoerende bedrijfsvoeringstaken van de organisatie, zodat onze collega’s zich kunnen concentreren op de realisatie van de primaire doelstellingen. Wij richten ons op een integrale bedrijfsvoering, die past in de huidige tijd. Wij blijven onze producten en diensten ontwikkelen en verbeteren. Zo leveren wij een optimale ondersteuning en een dienstverlening met toegevoegde waarde voor de (interne) klanten.
Je komt te werken bij het Team Office Support (TOS). We werken graag samen en zien elkaar regelmatig op kantoor, waarbij ook zeker ruimte is om hybride te werken. Collega's zijn altijd bereid om jou te helpen bij vragen en we houden van een open en informele sfeer binnen de teams. Een divers team van jong tot oud. We weten elkaar te vinden, vervangen elkaar makkelijk tijdens vakantie en ziekte. Wekelijks komen we samen met ons eigen team. Uiteraard is er ruimte voor een teamuitje op zijn tijd. Het secretariaat gedeputeerde staten bedient 5 gedeputeerden en bestaat dan ook uit 5 medewerkers. Jij ondersteunt specifiek de gedeputeerde voor het domein Landelijke Leefomgeving (LLO).
Ben je geïnteresseerd? Reageer dan voor 22 juni 2026. Sollicitatiegesprekken staan gepland in de week van 29 juni 2026. Wacht niet tot de sluitingsdatum met solliciteren. Als we enthousiast zijn gaan we graag eerder in gesprek!
We vinden het belangrijk dat iedereen de kans krijgt om naar vermogen te werken. In het kader van de participatiewet nodigen we daarom juist ook kandidaten met een registratie in het doelgroepenregister van harte uit om naar deze functie te solliciteren.
Wij vragen van iedere nieuwe medewerker een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Integriteit komt terug in het sollicitatiegesprek.
Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Miranda Hartman, teammanager secretariaat, telefoon 06 28 91 88 09.
Voor meer informatie over de procedure kun je contact opnemen met Niels Schouten, adviseur werving & selectie, telefoon 06 38 20 59 24 of mail [email protected].
