Een goede managementassistent ziet niet alleen wat er vandaag moet gebeuren, maar weet ook wat er morgen nodig is. Als Managementassistent bij de gemeente Dordrecht ondersteun je twee teamleiders en zorg je ervoor dat agenda’s, afspraken, acties en administratieve processen goed georganiseerd zijn. Met jouw organisatietalent, proactieve houding en gevoel voor prioriteiten ben je een belangrijke schakel binnen het team.
Het gaat om een tijdelijke functie ter overbrugging totdat een vaste medewerker is gevonden. De huidige managementassistent stopt eind augustus, waardoor het prettig is als je vóór die tijd kunt starten om een goede overdracht en inwerkperiode mogelijk te maken.
Je gaat aan de slag bij de gemeente Dordrecht, een stad met een bijzondere combinatie van grootstedelijke vraagstukken en een organisatie met korte lijnen. Vanuit verschillende domeinen wordt dagelijks gewerkt aan een leefbare, aantrekkelijke en toekomstgerichte stad.
Je maakt onderdeel uit van het cluster Management en Ondersteuning en specifiek van het team Bestuur- en Managementondersteuning (BMO). Dit team verzorgt onder andere de secretariële ondersteuning van het college van burgemeester en wethouders en de verschillende clusters binnen de organisatie.
Binnen BMO werken meerdere managementassistenten samen. Vanuit het kernteam word je ingezet op verschillende organisatieonderdelen. Voor deze tijdelijke opdracht ondersteun je twee teamleiders binnen het team Projectmanagement.
Als Managementassistent ben je de verbindende schakel tussen de teamleiders, teamleden en andere afdelingen. Je zorgt ervoor dat de dagelijkse werkzaamheden goed georganiseerd zijn en dat afspraken, acties en deadlines worden opgevolgd. Je beheert de agenda’s van de teamleiders, plant afspraken en bijeenkomsten en houdt overzicht over wat er speelt. Daarbij denk je actief mee, signaleer je wat nodig is en pak je werkzaamheden zelfstandig op.
Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- Beheren en prioriteren van de agenda’s van twee teamleiders.
- Plannen en organiseren van complexe afspraken, overleggen en bijeenkomsten.
- Ondersteunen bij het e-mailverkeer en de correspondentie.
- Vastleggen en bewaken van acties en deadlines uit verschillende overleggen.
- Signaleren van knelpunten en meedenken over het verbeteren van werk- en bedrijfsvoeringsprocessen.
- Fungeren als verbindende schakel tussen de teamleiders, teamleden en andere afdelingen.
- Samenwerken met collega-managementassistenten binnen het team BMO.
- Werken met Microsoft 365 en collega's waar nodig ondersteunen bij het gebruik hiervan.
- Je werkt grotendeels op kantoor in Dordrecht. Woensdag is een vaste werkdag.
Voor deze functie zoeken wij een ervaren managementassistent die zelfstandig werkt, snel overzicht heeft en stevig in zijn of haar schoenen staat.
Je beschikt over:
- Een afgeronde secretariële opleiding op minimaal mbo-niveau.
- Minimaal 5 jaar werkervaring als managementassistent.
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
- Ervaring met Microsoft 365.
- Een proactieve en dienstverlenende werkhouding.
- Het vermogen om zelfstandig prioriteiten te stellen en werkzaamheden te organiseren.
- Goede communicatieve vaardigheden en het vermogen om grenzen te bewaken.
- Een flexibele en professionele houding.
- Ervaring met werken binnen een maatschappelijke of publieke omgeving is een pré.
Via Smart People ga je aan de slag bij de gemeente Dordrecht in een tijdelijke functie waarin je direct van betekenis bent voor de dagelijkse ondersteuning van twee teamleiders.
Wij bieden jou:
- Een salaris conform de cao Gemeenten, schaal 7 (€ 2.875 – € 4.065 bruto per maand op basis van een fulltime dienstverband);
- Een dienstverband van 32 uur per week.
- Een tijdelijke opdracht van 3 maanden, met mogelijkheid tot verlenging.
- Een startdatum zo spoedig mogelijk, bij voorkeur vóór eind augustus.
- 8% vakantiegeld.
- Reiskostenvergoeding.
- Pensioenopbouw via StiPP.
- 25 vakantiedagen op basis van een fulltime dienstverband.
- Persoonlijke begeleiding vanuit Smart People.
- Een professionele werkomgeving binnen de gemeente Dordrecht.
- De mogelijkheid om jezelf verder te ontwikkelen binnen het publieke domein.
Let op: deze functie is uitsluitend beschikbaar in loondienst. ZZP en doorleenconstructies zijn niet toegestaan.
