Ben jij een organisatietalent met oog voor detail? Wil je een cruciale rol spelen binnen de organisatieonderdelen waar jij aan gekoppeld wordt en bijdragen aan het succes van onze organisatie? Dan zijn wij op zoek naar jou! Als management ondersteuner ben je het eerste aanspreekpunt voor onze managers en bied je allround ondersteuning op secretarieel en organisatorisch gebied. Jij bent de onmisbare rechterhand. Jullie kunnen lezen en schrijven met elkaar en je hebt aan een half woord genoeg.
Verantwoordelijkheden:
-
Administratieve Ondersteuning: Beheren van agenda’s, organiseren van interne en externe vergaderingen en evenementen, voorbereiden van presentaties en rapportages. De mailbox en de post hou je dagelijks bij en je handelt vragen en/of verzoeken zoveel mogelijk zelfstandig af.
-
Beheren van e-mail, post, telefoon en correspondentie;
-
Voorbereiden en notuleren van meetings, inclusief het opstellen van presentaties;
-
Zorgen dat MT-leden goed geïnformeerd zijn en werk uit handen wordt genomen;
-
Effectieve planning en zelfstandige afhandeling van zaken;
-
Effectieve voorbereiding van vergaderingen en kwalitatieve verslaglegging.
-
Communicatie: Jij bent het eerste aanspreekpunt voor interne en externe communicatie, opstellen en verspreiden van correspondentie en notulen van vergaderingen. Je notuleert wanneer nodig en bewaakt de voortgang van gemaakte afspraken en besluiten die zijn genomen. Ook bereid je in het algemeen diverse stukken voor en deze redigeer je.
-
Data- en Documentbeheer: Beheren en archiveren van documenten, zorgen voor een accurate en veilige opslag van informatie.
-
Ondersteuning bij Besluitvorming: Voorbereiden van vergaderstukken, verzamelen van relevante informatie en ondersteunen bij het opstellen van documenten.
-
Facilitaire Taken: Coördineren van facilitaire diensten, zoals o.a. vergaderzalen reserveren, evenementen en bijeenkomsten organiseren inclusief bijbehorende materiaal en artikelen.
-
Ad hoc Taken: Uitvoeren van diverse ad hoc taken en opdrachten ter ondersteuning van je manager.
Je zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt en prioriteren gaat jou gemakkelijk af. Met jouw proactieve, zelfstandige houding en uitstekende communicatieve vaardigheden ben jij de spil in het web die alle processen soepel laat verlopen.
Je werkt in een klein team van management ondersteuners die ieder hun takenpakket hebben. Jullie zijn daarbij elkaars achterwacht tijdens vakanties en/of verlof. Als management ondersteuner val je onder leiding van de teamleider M&OO. Elkaar goed informeren is hier belangrijk.
Voor je totale pakket signaleer je knelpunten en doe je suggesties voor verbeteringen. Bij ons krijg je de kans om je talenten verder te ontwikkelen. Ben je klaar om deze uitdagingen met beide handen aan te pakken en het verschil te maken? Lees dan snel verder en ontdek hoe jij onze nieuwe management ondersteuner kunt worden!
