Als Secretaresse maak je deel uit van een enthousiast team dat gezamenlijk de verschillende afdelingen binnen IVO Rechtspraak ondersteunt. Jullie verdelen de werkzaamheden, stemmen prioriteiten op elkaar af en zorgen samen voor een optimale ondersteuning van de organisatie. De samenwerking is prettig en flexibel, waarbij er goede afspraken zijn over werktijden. Hoeveel afdelingen je precies onder je hoede krijgt, bespreken we samen zodat het goed aansluit bij jouw talent en ervaring.
In jouw rol ben je verantwoordelijk voor het bieden van secretariële en administratieve ondersteuning. Hospitality is daarbij een belangrijk thema; je zorgt dat nieuwe collega’s een warm welkom krijgen en begeleidt het volledige on- en offboardingproces. Dit betekent dat je praktische zaken regelt, zoals hardware, accounts en toegangsrechten, zodat iedereen meteen goed van start kan.
Je bent een echte organizer en prioriteert scherp, zodat je managers en teamleiders optimaal ontzorgt. Je beheert agenda’s en mail, bereidt vergaderingen voor, maakt notulen en bewaakt actiepunten. Daarnaast ben je het aanspreekpunt voor medewerkers en managers, waarbij je altijd klaarstaat met antwoorden of helpt de juiste oplossing te vinden. Ook regel je het inhuurproces van externe medewerkers via Leonardo en organiseer je intakegesprekken en overlegmomenten.
Je vindt het leuk om evenementen, workshops en teamdagen te organiseren, en het maken van een bloemetje voor een collega gaat je net zo makkelijk af als het regelen van een externe meeting. Bij IVO Rechtspraak bevinden we ons midden in een verandertraject, waarbij nieuwe werkvormen worden ingevoerd. Dit biedt jou de kans om je functie verder te professionaliseren en daar zelf proactief invulling aan te geven.
Je werkzaamheden zijn daarmee veelzijdig en uitdagend. Ben je iemand die graag schakelt tussen verschillende taken, anderen met plezier ondersteunt en makkelijk overweg kan met IT-systemen? Dan pas jij perfect bij ons team. Samen zorgen we ervoor dat alles soepel verloopt en dat de organisatie zo goed mogelijk wordt ondersteund.
