Wij zoeken twee bestuurssecretaresses die samen de ondersteuning verzorgen van de burgemeester en wethouders van gemeente Rhenen. Onderling verdelen jullie de werkzaamheden. Daarbij richt één collega zich meer op de administratieve verwerking van collegevergaderingen en het werken in het vergadersysteem. De andere collega richt zich meer op agendabeheer en algemene bestuursondersteuning. Uiteraard werken jullie nauw samen en vervangen jullie elkaar waar nodig.
Als bestuurssecretaresse ben jij samen met je collega de onmisbare ondersteuning van het college van burgemeester en wethouders. Agendabeheer en administratieve ondersteuning vormen een belangrijk deel van je werk. Jij houdt overzicht, denkt vooruit en zorgt ervoor dat alles soepel verloopt in een dynamische bestuurlijke omgeving.
Een belangrijk onderdeel van de functie is de administratieve voorbereiding en verwerking van collegevergaderingen. Je werkt hiervoor in het vergadersysteem en zorgt dat alles correct, volledig en op tijd wordt verwerkt. Dit vraagt om iemand die zeer nauwkeurig werkt, technisch vaardig is en plezier haalt uit gestructureerd administratief werk.
Je hebt veel contact met bestuurders, collega’s en bezoekers. Daarnaast ondersteun je waar nodig bij bijeenkomsten, representatieve werkzaamheden en kabinetszaken.
Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- beheren van de agenda’s van burgemeester en wethouders;
- plannen en organiseren van afspraken en bijeenkomsten;
- administratief voorbereiden van collegevergaderingen in het vergadersysteem;
- zorgen dat vergaderstukken compleet en tijdig worden aangeleverd aan de griffie;
- verwerken van besluiten van collegevergaderingen;
- bewaken van deadlines en actiepunten;
- ontvangen van bezoekers;
- organiseren van recepties en bijeenkomsten;
- notuleren tijdens gesprekken en vergaderingen;
- ondersteunen van de kabinetschef bij onder andere herdenkingen en representatieve werkzaamheden.
Voor de werkzaamheden rondom de collegevergaderingen zoeken we iemand die:
- plezier haalt uit administratief en organisatorisch werk;
- zeer nauwkeurig en zorgvuldig werkt;
- handig is met systemen en digitale verwerking;
- kritisch is op details en graag foutloos werkt.
Je werkt in een politiek-bestuurlijke omgeving. Daarom is het belangrijk dat je zorgvuldig en integer omgaat met vertrouwelijke informatie en gevoel hebt voor bestuurlijke verhoudingen.
