Over de organisatie
Van Grafhorst Notarissen is een notariskantoor dat cliënten ondersteunt bij belangrijke momenten in hun leven en ondernemerschap. Vanuit een professionele en toegankelijke werkwijze leveren we notariële dienstverlening, onder andere binnen het familierecht, vastgoed en ondernemingsrecht. We werken nauw samen in diverse teams, met aandacht voor kwaliteit, betrouwbaarheid en heldere communicatie. Onze bedrijfscultuur is informeel en biedt ruimte voor ideeën en ontwikkeling.
Functieomschrijving
Als Office/HR & Finance Assistent vervul je een veelzijdige ondersteunende rol waarbij je je collega’s en het management assisteert bij de kantoororganisatie en de HR/financiële administratie: je houdt afspraken, documenten en administratieve processen op orde en verwerkt en controleert diverse wijzigingen.
Taken
- HR-ondersteuning: administratief ondersteunen bij onboarding en offboarding en het bijhouden van personeelsdossiers; ziekmeldingen registreren en (basis)verzuimdossiers bijhouden; maandelijkse informatie aanleveren t.b.v. de salarisadministratie; periodieke HR-overzichten maken (bijv. verzuim, verlof, contractdata/jubilea) en tijdig signaleren wanneer actie nodig is; ondersteunen bij het plannen en registreren van trainingen en overige HR-administratie.
- Office- en facilitaire ondersteuning: assisteren bij het beheer van kantoorvoorraden, leverancierscontacten (o.a. ICT, schoonmaak en kantoorbenodigdheden) en bijdragen aan een nette, goed functionerende werkomgeving.
- Financiële administratie: uitvoeren van diverse financiële taken, zoals de crediteurenadministratie, debiteurenadministratie, betaalruns klaarzetten ter goedkeuring, de goedkeuringsflow bewaken en de administratie zorgvuldig archiveren.
- Derdengeldenproces: bijdragen aan een soepel verloop van het derdengeldenproces.
Profiel
- Opleiding: hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur in de richting Office/Secretarieel, Bedrijfsadministratie, Finance of vergelijkbaar (of aantoonbare relevante werkervaring).
- Ervaring: minimaal 3 jaar ervaring in een ondersteunende rol (bijv. Office Assistant, Backofficemedewerker, Administratief Medewerker of Financieel Administratief Medewerker). Je bent gewend te werken met deadlines, prioriteiten en afstemming met collega’s.
- Financiële kennis: basiskennis en/of ervaring met operationele en financiële taken, zoals crediteuren- en debiteurenbeheer, factuurverwerking en (basis)boekhoudprincipes (btw, grootboek). Je werkt nauwkeurig en vindt het prettig om volgens processen te werken.
- Taal & communicatie: uitstekende beheersing van Nederlands (mondeling en schriftelijk); je communiceert servicegericht met collega’s, cliënten en leveranciers.
Competenties
- Accuraat en kwaliteitsgericht; je werkt zorgvuldig en houdt overzicht.
- Proactief en zelfstandig; je ziet wat er nodig is en handelt daarop.
- Organisatorisch sterk; je plant, prioriteert en schakelt makkelijk tussen taken.
- Integer en discreet; je gaat professioneel om met vertrouwelijke informatie.
- Communicatief vaardig; je stemt helder af met collega’s en externe partijen.
- Beheersing van Nederlandse taal; in woord en geschrift.
- Procesmatig denken; je houdt van structuur en verbeteren.
- Affiniteit met IT.
Vaardigheden & Systemen
- Microsoft 365 (Outlook, Teams, Excel, Word) – een goede basiskennis van Excel is een pré
- Ervaring met boekhoudsoftware, bij voorkeur Twinfield
Arbeidsvoorwaarden
- Salaris afhankelijk van kennis en ervaring.
- Vakantiedagen: 25 dagen (op fulltimebasis)
- Goede pensioenregeling, waarvan de helft van de premie door werkgever betaald wordt
- Laptop van de zaak
- Reiskostenvergoeding
- Thuiswerken/hybride werken in overleg
- Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling door opleidingen/cursussen
- Leuke personeelsuitjes
- Mooie werkplek in hartje Utrecht
We vinden het leuk om kennis met je te maken wanneer je ons laat weten waarom je graag bij ons zou willen werken. Wil je dan ook je CV meesturen? Wie weet drinken we dan binnenkort een kopje koffie om te kijken of het klikt.
Deze functieomschrijving geeft een algemeen beeld van de functie. Taken en verantwoordelijkheden kunnen in overleg wijzigen, afhankelijk van de organisatiebehoeften.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
Soort dienstverband: Fulltime, Parttime, Vaste baan, Bepaalde tijd, Uitzicht op vast
Contractduur 12 maanden
Verwacht aantal uur: 24.0 – 36.0 per week
Werklocatie: Hybride werken in 3514 Utrecht
