Interim Directiesecretaresse
24 uur per week | 1 september t/m 18 december 2026
Ben jij een organisatietalent dat rust en overzicht brengt in een dynamische werkomgeving? Krijg jij energie van het ondersteunen van directie, houd je moeiteloos meerdere ballen in de lucht en zorg je ervoor dat niets tussen wal en schip valt? Dan zijn wij op zoek naar jou!
UTRECHT & PARTNERS
Utrecht & Partners positioneert Utrecht samen met partners als gezonde stad en regio. De organisatie richt zich op bezoekersmarketing, promotie van het cultuuraanbod, het aantrekken van (internationaal) talent en het ondersteunen van nieuwe bedrijven, en stimuleert Utrechtse trots onder bewoners en partners. Utrecht & Partners is een ambitieuze organisatie met een informele sfeer, waarin je je snel thuis voelt.
Onze kernwaarden vormen de basis van hoe wij werken: verbindend, innovatief en persoonlijk. Vanuit deze waarden bouwen we aan duurzame relaties, denken we in oplossingen en nemen we anderen mee in onze visie, met aandacht voor elkaar en ruimte om buiten de lijntjes te kleuren.
Jouw tijdelijke werkplek bevindt zich midden in het centrum van Utrecht. Benieuwd naar de werkervaring van collega’s? Bekijk dan ook onze ‘Werken bij’-pagina!
FUNCTIEOMSCHRIJVING
Als Interim Directiesecretaresse ben je samen met nog een Directiesecretaresse, de rechterhand van de Directeur-bestuurder en een belangrijke spil binnen onze organisatie. Je zorgt voor structuur, overzicht en continuïteit in een omgeving waarin veel verschillende belangen, projecten en samenwerkingen samenkomen. Dankzij jouw ondersteuning kan de directie zich richten op de strategische koers van de organisatie.
Je beheert complexe agenda’s, bewaakt de voortgang van acties en zorgt ervoor dat vergaderingen, besluitvorming en informatiestromen soepel verlopen. Je bent betrokken bij de voorbereiding van overleggen met het Directieteam en het Managementteam en weet precies wat er speelt binnen de organisatie.
Je schakelt moeiteloos tussen operationele werkzaamheden. Van het voorbereiden van vergaderstukken en het beheren van vertrouwelijke correspondentie tot het organiseren van bijeenkomsten en het bewaken van afspraken: jij houdt overzicht, signaleert kansen en zorgt dat zaken daadwerkelijk worden opgepakt.
Daarnaast weet je organisatieontwikkelingen te signaleren en terug te koppelen aan de directie. Daarmee ben je niet alleen ondersteuner, maar ook een belangrijke verbinder binnen de organisatie.
Je werkt nauw samen met de Directeur-bestuurder, het Directieteam, het Managementteam en collega’s uit de hele organisatie.
TAKEN
- Je beheert proactief de agenda’s en mailbox van de Directeur-bestuurder en zorgt voor een efficiënte planning van afspraken en overleggen;
- Je bereidt vergaderingen van de Directie en het Managementteam voor, verzorgt de verslaglegging en bewaakt actie- en besluitenlijsten;
- Je ondersteunt de planning- en controlcyclus en bewaakt deadlines, jaarplanningen en gemaakte afspraken;
- Je organiseert en coördineert vergaderingen en bijeenkomsten;
- Je signaleert relevante ontwikkelingen en zorgt ervoor dat informatie tijdig bij de juiste personen terechtkomt.
PROFIEL
Je bent een proactieve en zelfstandige professional die overzicht weet te creëren in een dynamische omgeving. Je werkt nauwkeurig, bent sterk in plannen en organiseren en hebt gevoel voor bestuurlijke verhoudingen. Je ziet wat er nodig is, neemt initiatief en houdt ervan om zaken goed te regelen. Daarnaast heb je:
- Een afgeronde mbo+ of hbo-opleiding in een relevante richting;
- Minimaal 3 jaar relevante werkervaring als directiesecretaris, bestuurssecretaris, managementassistent of vergelijkbare functie;
- Ervaring met complex agenda- en mailboxbeheer;
- Ervaring met het voorbereiden en notuleren van overleggen;
- Uitstekende organisatorische vaardigheden en oog voor detail;
- Een integere en zorgvuldige werkwijze bij vertrouwelijke informatie;
- Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
AANBOD & SALARIS
- Een afwisselende baan met maatschappelijke impact en ruimte voor eigen ideeën;
- Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd van 1 september 2026 tot en met 18 december 2026 ter vervanging van zwangerschapsverlof;
- Een bruto maandsalaris tussen € 3.700, – en € 4.000, – (o.b.v. 40 uur), afhankelijk van ervaring;
- 38 verlofdagen (o.b.v. 40 uur);
- 25% korting op producten in de Winkel van Utrecht;
- Een fijne werkplek midden in hartje Utrecht.
CONTACT
Ben je enthousiast geworden? Solliciteer dan direct met je cv en motivatie via [email protected] onder vermelding van ‘Interim Directiesecretaresse’. Ken je iemand die perfect past? Deel deze vacature! Reageren kan tot en met 28 juni 2026.
Utrecht & Partners streeft ernaar de diversiteit van de samenleving te weerspiegelen in haar personeelsbestand. We nodigen iedereen met een goede motivatie uit om te solliciteren, ongeacht achtergrond of ervaring.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature stellen wij niet op prijs.
Salaris: €3.700,00 - €4.000,00 per maand
Werklocatie: Fysiek
