Ben je op zoek naar een dynamische, levendige en boeiende werkomgeving? Zoek dan niet verder! Wij zijn op zoek naar een bekwame secretaresse/managementassistent(e) om ons SPP-team te versterken en ondersteuning te bieden bij alle administratieve en organisatorische taken.Als centraal aanspreekpunt van de groep speel je een cruciale rol bij het soepel en efficiënt laten functioneren van ons team. Je bent het gezicht van de groep: je beantwoordt alle vragen van medewerkers en studenten met een glimlach en verwelkomt gasten en bezoekers met warmte en gastvrijheid.Je beheert de agenda’s van de medewerkers, verwerkt e-mails, stelt vergaderagenda’s op en maakt notulen, stelt correspondentie en teksten op, regelt afspraken en ondersteunt zakenreizen. Je uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel in het Engels als in het Nederlands, komen goed van pas bij het informeren en verbinden van de groep.Je taken omvatten tevens het plannen, voorbereiden en ondersteunen van groeps- en consortiumvergaderingen en sociale evenementen, het bijhouden van het groepsarchief en het onderhouden van de interne en externe website. Je bent verantwoordelijk voor het verzamelen en verwerken van managementinformatie en zorgt ervoor dat de registratie van personeel en publicaties (InSite, Pure, Hora Finita) up-to-date is.Als je klaar bent om een uitdagende en lonende functie in een dynamische omgeving op je te nemen, solliciteer dan nu en word een spilfiguur in onze succesvolle SPP-groep!
De secretaris / managementassistent zal de leden van de SPP-groep ondersteunen en bijstaan bij administratieve en organisatorische taken. Hij/zij zal fungeren als centraal aanspreekpunt van de groep. Engels is de voertaal in het dagelijks werk.
Tot de taken behoren het beheren en bijhouden van de agenda’s van de medewerkers; het verwerken van ontvangen (e-)mails en, indien nodig, zelfstandig actie ondernemen; het opstellen van vergaderagenda’s en het notuleren van vergaderingen; het opstellen van correspondentie, e-mails en andere (wetenschappelijke) teksten, voornamelijk in het Engels en Nederlands; het regelen en organiseren van interne en externe afspraken; het ondersteunen bij het plannen van zakenreizen en het afhandelen van reisvergunningen en onkostendeclaraties van alle groepsleden.
Tot de dagelijkse werkzaamheden behoren ook het beantwoorden van allerlei vragen van medewerkers en studenten; het ontvangen van gasten en bezoekers, en indien nodig het helpen regelen van (hotel)accommodatie en administratieve procedures bij de TU/e; het verstrekken van praktische informatie en hulp aan gasten, bezoekers en medewerkers.
Daarnaast behoren het plannen, voorbereiden en ondersteunen van groeps- en consortiumvergaderingen en -bijeenkomsten, evenals sociale evenementen van de groep tot je takenpakket, evenals het verzamelen en verwerken van managementinformatie en het bijhouden van het groepsarchief; het bijhouden van de registratie van personeel en publicaties (Insite, Pure, Hora Finita) en het onderhouden van de interne en externe website van de groep.
