Ben jij administratief sterk, een aanpakker en positief ingesteld? Ben je toe aan een leuke werkplek in het hart van Utrecht? Wil jij bijdragen aan maatschappelijk relevante projecten binnen de railsector én werken in een hecht, professioneel team waar samenwerking en plezier centraal staan? Dan is dit jouw kans!
Onze adviesgroep Rail groeit en is volop in ontwikkeling. Daarom zoeken wij een enthousiaste collega voor ons secretariaat (24–32 uur per week) die het verschil wil maken. In deze rol zet jij jouw ervaring optimaal in binnen een omgeving waar oog is voor elkaar, geen dag hetzelfde is en volop ruimte is voor jouw ontwikkeling.
Als Adviesgroep Secretaresse ben jij onmisbaar voor het team Rail. Met jouw overzicht, organisatietalent, enthousiasme en proactieve instelling zorg je dat alles op rolletjes loopt. Je ondersteunt verschillende projectteams en collega’s op een brede en veelzijdige manier en houdt daarbij altijd het grotere geheel in het oog. Je rol gaat verder dan de klassieke secretariële taken. Je levert ook een belangrijke bijdrage aan projectondersteuning en denkt actief mee over hoe processen slimmer en beter kunnen.
Jouw werkzaamheden:
- Secretariële en organisatorische ondersteuning: het voorbereiden en vastleggen van overleggen, beheren van agenda’s en e-mail
- Organiseren en coördineren van bijeenkomsten, zowel fysiek als digitaal
- Ondersteunen bij HR-processen, zoals sollicitatieplanning en onboarding
- Redigeren en verzorgen van correspondentie, presentaties en documenten
- Structureren en beheren van informatie- en documentstromen (o.a. SharePoint, CRM, Teams)
- Organiseren van teamactiviteiten zoals bijeenkomsten, uitjes en jubilea
- Ondersteunen bij projectmanagementtaken, zoals:
o Bijhouden van projectadministratie en planningen
o Meewerken aan rapportages en voortgangsbewaking
o Voorbereiden van projectdocumentatie en offertes
o Signaleren van afwijkingen en meedenken over oplossingen
Je krijgt volop ruimte om initiatief te nemen en processen te verbeteren: jouw ideeën doen ertoe!
Je komt te werken binnen de adviesgroep Rail van Haskoning, waar we dagelijks werken aan technisch uitdagende en maatschappelijk relevante projecten. Denk bijvoorbeeld aan:
- Het vergroten van capaciteit op spoorlijnen (zoals de Citysprinter)
- Het ontwerpen van energievoorzieningen voor treinverkeer
- De vernieuwing en verbetering van stations (bijv. station Nijmegen)
Je maakt onderdeel uit van een betrokken team van secretaresses binnen Business Unit Rail en Mobility Hubs (5 collega’s) in Utrecht en rapporteert aan de adviesgroepdirecteur. Daarnaast werk je samen met een brede groep collega’s: van startende professionals tot zeer ervaren specialisten.
De sfeer? Open, collegiaal en professioneel. We helpen elkaar, tonen respect, nemen initiatief en behalen samen mooie resultaten – met plezier.
Jij bent een echte regelaar met een scherp oog voor detail én overzicht. Je weet prioriteiten te stellen, schakelt moeiteloos tussen verschillende taken en brengt daarnaast een gezonde dosis humor mee. Daarnaast heb je:
- Mbo werk- en denkniveau (door opleiding of ervaring)
- Minimaal 5 jaar relevante werkervaring in een vergelijkbare rol
- Sterke communicatieve vaardigheden
- Uitstekende digitale vaardigheden (Word, Excel, PowerPoint, Teams en bij voorkeur CRM-systemen)
- Affiniteit met en/of ervaring in AI-tools (zoals Microsoft Copilot) of de bereidheid dit te leren
- Een proactieve, flexibele en oplossingsgerichte instelling
- Organisatietalent en een hands-on mentaliteit
- Ervaring met sales- en/of projectondersteuning (pré)
Bij Haskoning geloven we in jouw talent en groei. Daarom kun je rekenen op:
- Een sterk fundament: een marktconform salaris met een range tussen €2.858 - €4.011 o.b.v. een 40 urige werkweek met jaarlijkse groei
- Prima arbeidsvoorwaarden: inclusief een solide pensioen en persoonlijk budget
- Goede balans: 28 vakantiedagen (fulltime), flexibele werktijden en hybride werken
- Bereikbaarheid: een centrale werkplek en reiskostenvergoeding of NS-Business Card
- Ontwikkeling: volop opleidings- en doorgroeimogelijkheden
- Extra’s: zoals het kopen van extra vakantiedagen of een fiets via je budget
- Informele en inclusieve cultuur: een open werkomgeving met ruimte voor wie jij bent, inclusief sociale en sportieve activiteiten en netwerken zoals Pride en Young Haskoning
- Winstdeling: afhankelijk van het bedrijfsresultaat
Wil jij een sleutelrol spelen in het soepel laten verlopen van onze projecten én onderdeel zijn van een team waarin samenwerking en plezier centraal staan?
Klik op de sollicitatieknop en upload je cv en motivatie. Voor vragen over deze afwisselende functie kun je contact opnemen met Astrid Labordus, secretaresse Rail, via 06-23936705 of [email protected].
Bij Haskoning staan we voor een diverse en inclusieve werkomgeving waarin iedereen zich welkom, gewaardeerd en gehoord voelt. Samen werken we aan onze missie: Enhancing Society Together.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
