Ben jij als directiesecretaresse een organisatietalent dat moeiteloos overzicht bewaart in een dynamische omgeving? Krijg jij energie van plannen, coördineren en het ondersteunen van een directie op hoog niveau? En ben je daarnaast communicatief sterk, nauwkeurig en in staat om zelfstandig prioriteiten te stellen? Dan zijn wij op zoek naar jou.
Als Directiesecretaresse vervul je een veelzijdige en verantwoordelijke functie binnen onze organisatie. Je ondersteunt de directie op organisatorisch, administratief en communicatief vlak en zorgt ervoor dat processen efficiënt verlopen. Je bent iemand die vooruitdenkt, kansen en knelpunten signaleert en zaken zelfstandig oppakt. Dankzij jouw overzicht, structuur en daadkracht kunnen collega's, management en directie rekenen op een professionele ondersteuning.
Geen dag is hetzelfde. Je schakelt moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden, bewaakt de voortgang van afspraken en weet precies wat er speelt binnen de organisatie. Daarbij ga je zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en ben je een betrouwbare gesprekspartner voor zowel interne als externe contacten.
Over de functie
Als Directiesecretaresse ben je verantwoordelijk voor het organiseren, coördineren en bewaken van uiteenlopende processen. Je zorgt ervoor dat afspraken worden nagekomen, informatie op de juiste plek terechtkomt en de directie optimaal wordt ondersteund bij haar dagelijkse werkzaamheden.
Een belangrijk onderdeel van je functie is het beheren van agenda's en het organiseren van vergaderingen. Je bereidt bijeenkomsten zorgvuldig voor, stelt agenda's op, verzamelt relevante stukken en zorgt voor een correcte verslaglegging. Vervolgens bewaak je de voortgang van gemaakte afspraken en actiepunten.
Daarnaast speel je een belangrijke rol in de interne en externe communicatie. Je stelt zakelijke correspondentie op, onderhoudt contacten met verschillende stakeholders en zorgt ervoor dat informatie helder, professioneel en tijdig wordt gedeeld.
Ook ondersteun je diverse bedrijfsprocessen. Je bent betrokken bij facilitaire vraagstukken, ondersteunt HR-activiteiten, stemt af met de financiële administratie en levert een bijdrage aan projecten en organisatiebrede initiatieven.
Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:
Beheren en verwerken van inkomende en uitgaande e-mail;
Beheren, plannen en bewaken van agenda's;
Voorbereiden, organiseren en coördineren van vergaderingen;
Opstellen en versturen van agenda's, vergaderstukken en actielijsten;
Notuleren van vergaderingen en uitwerken van besluiten en actiepunten;
Opstellen van brieven, e-mails en andere zakelijke correspondentie;
Bewaken van deadlines, voortgang en prioriteiten;
Fungeren als eerste aanspreekpunt voor externe relaties;
Coördineren van interne en externe communicatie;
Ondersteunen bij projectmanagement en organisatiebrede projecten;
Organiseren van bijeenkomsten, evenementen en klantontvangsten;
Coördineren van zakelijke reizen en afspraken;
Afhandelen van facilitaire zaken rondom bedrijfsgebouwen;
Uitzoeken en afhandelen van vragen met betrekking tot facturen;
Onderhouden van contact met de financiële administratie bij afwijkingen of vragen;
Ondersteunen van HR-activiteiten, waaronder onboarding;
Zorgvuldig beheren van vertrouwelijke informatie, documenten en dossiers.
Waar ga je werken?
Wij zijn een specialistisch groenbedrijf dat sinds de 17e eeuw is geworteld in Noord Nederland. Met ruim 140 medewerkers werken wij vanuit onze vestigingen in Groningen en Burgum.
We hebben ons gespecialiseerd in: aanleg en onderhoud van groendaken en retentiedaken, terreininrichting, ecologisch advies, aanleg en beheer, boomverzorging, natuurinclusief ontwerp, ontwerp en aanleg van tuinen en onderhoudsmanagement voor binnen- en buitengroen voor bedrijven en organisaties.
Hoe ziet onze organisatie eruit en wat kan je bij ons vinden?
Als je bij ons komt werken kom je te werken in een organisatie met een noordelijke mentaliteit. Niet veel woorden verspillen, niet treuzelen, gewoon beginnen en goed werk afleveren. We doen wat is afgesproken, niet meer rekenen dan wat het echt kost en doorgaan totdat we klaar zijn. Voor ons zijn deze dingen vanzelfsprekend, voor jou ook?
Als je bij Frisia Groep werkt, denk je zelf na en ben je een doener met passie voor de natuur. Veel van de mensen die bij ons werken zijn dit langer dan 10 jaar. Sommige mensen steken zelfs al meer dan 40 jaar hun handen bij ons uit de mouwen. Dat zijn onze cultuurbewakers.
Wat vragen we van jou?
Je bent een zelfstandige professional die overzicht houdt, ook wanneer er veel tegelijk speelt. Je werkt nauwkeurig, communiceert gemakkelijk met verschillende doelgroepen en weet hoofd- van bijzaken te onderscheiden. Je bent proactief, servicegericht en voelt goed aan wat er nodig is om zaken soepel te laten verlopen.
Daarnaast beschik je over:
HBO werk- en denkniveau;
Beschikbaar voor 24-28 uur per week verspreid over minimaal 4 dagen in de week.
Aantoonbare ervaring in een vergelijkbare secretariële, managementondersteunende of directieondersteunende functie;
Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
Sterke schriftelijke vaardigheden en gevoel voor professionele communicatie;
Goede organisatorische en administratieve vaardigheden;
Ervaring met Microsoft Office en digitale systemen;
Het vermogen om zelfstandig prioriteiten te stellen en overzicht te behouden;
Een integere en discrete werkwijze bij vertrouwelijke informatie.
Wat krijg je van ons?
Wij bieden je een uitdagende functie met veel verantwoordelijkheid binnen een professionele en ambitieuze organisatie. Je krijgt de ruimte om zelfstandig te werken, mee te denken over verbeteringen en een zichtbare bijdrage te leveren aan het succes van de organisatie.
Daarnaast kun je rekenen op:
Een afwisselende en zelfstandige functie;
Een professionele en prettige werkomgeving;
Veel contact met collega's, management en externe relaties;
Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en opleidingen;
een salaris tussen de €2.240 - 2.940 op basis van 28 uur
Een betrokken team waarin samenwerking centraal staat.
Sta je al te popelen om aan de slag te gaan? Zo kom je in aanmerking!
Ben jij een directiesecretaresse die stevig in haar rol staat, meedenkt op inhoud én initiatief neemt in de uitvoering? Dan maken we graag kennis met je.
Let op: In verband met de vakantieperiode worden de sollicitaties vanaf week 34 weer in behandeling genomen. Tot die tijd kun je uiteraard gewoon solliciteren. We waarderen je interesse en nemen na de vakantie zo snel mogelijk contact met je op.
