Ben jij een ervaren directiesecretaresse die rust brengt in een dynamische omgeving? Kun jij moeiteloos schakelen tussen verschillende prioriteiten, complexe agenda’s beheren en ben je niet bang om grenzen te stellen? Dan zijn wij op zoek naar jou.
Voor de gemeente Rotterdam zoeken wij een daadkrachtige en proactieve directiesecretaresse die ondersteuning biedt aan de directeuren binnen RNext. In deze uitdagende functie ben jij de spil van de organisatie en zorg je ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt.
Je komt te werken binnen het cluster Bestuurs- en Concernondersteuning (BCO), de spil van de gemeentelijke organisatie van Rotterdam. Binnen de afdeling Directiestaf werk je samen met directieadviseurs, managementondersteuners en collega-secretaresses die gezamenlijk de directie ondersteunen.
Je maakt onderdeel uit van een team van zes secretaresses, waarin samenwerking, flexibiliteit en collegialiteit centraal staan.
Als directiesecretaresse ondersteun je één of meerdere project- of programmadirecteuren en ben je verantwoordelijk voor het creëren van overzicht, structuur en rust in een complexe en dynamische werkomgeving.
Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- Beheren van complexe en dynamische agenda’s;
- Prioriteren en afhandelen van e-mailverkeer en mailboxbeheer;
- Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders;
- Organiseren, voorbereiden en begeleiden van vergaderingen en bijeenkomsten;
- Verzorgen van verslaglegging en administratieve ondersteuning;
- Bewaken van werkprocessen, deadlines en afspraken;
- Ondersteunen bij spoedverzoeken en ad-hoc werkzaamheden;
- Meedenken over procesverbeteringen en efficiëntere werkwijzen;
- Werken met diverse digitale systemen en applicaties;
- Waar nodig vervangen van collega-secretaresses binnen het cluster.
Voor deze functie zoeken wij een kandidaat die beschikt over:
- Een afgeronde mbo-4 opleiding;
- Minimaal 3 jaar recente werkervaring als directiesecretaresse;
- Ervaring met Microsoft Office, Microsoft Teams en Microsoft Planner;
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
- Het vermogen om prioriteiten te stellen en overzicht te bewaren in een dynamische omgeving.
Daarnaast is het een pré wanneer je beschikt over:
- Een afgeronde hbo-opleiding;
- Ervaring binnen een gemeentelijke organisatie met meer dan 160.000 inwoners;
- Ervaring met het zelfstandig voorbereiden en notuleren van directie- of MT-overleggen;
- Ervaring met digitale archiveringssystemen.
Competenties
Wij zoeken een professional die:
- Stressbestendig en flexibel is;
- Sterk is in plannen en organiseren;
- Grenzen durft te stellen en verwachtingen kan managen;
- Klantgericht en resultaatgericht werkt;
- Creatief en oplossingsgericht denkt;
- Uitstekend kan samenwerken;
- Snel kan schakelen tussen verschillende werkzaamheden;
- Communicatief sterk en representatief is;
- Proactief handelt en verantwoordelijkheid neemt.
- Uren: 36 tot 40 uur per week;
- Startdatum: zo spoedig mogelijk, naar verwachting medio juli 2026;
- Duur opdracht: 6 maanden;
- Verlengingsoptie: 2 keer 3 maanden;
- Standplaats: Rotterdam;
- Hybride werken mogelijk, met minimaal drie dagen per week aanwezigheid op locatie;
- Werken binnen een professionele en dynamische gemeentelijke organisatie.
Overige informatie
- Gesprekken kunnen plaatsvinden op locatie of via Microsoft Teams;
- ZZP en doorleenconstructies zijn niet toegestaan;
